Dans le cadre du processus de comptabilité fournisseurs, l'enregistrement des factures fournisseurs est une tâche très gourmande en ressources. Dans le processus de facturation des bons de commande, elle occupe plus de 65 % des ressources du secteur. L'automatisation du processus implique le traitement adéquat et efficace des tâches de rapprochement et de résolution des exceptions, et l'utilisation d'outils de gestion des flux de factures facilite cette tâche.
Nous allons maintenant nous pencher sur l'automatisation de la quantification.
Automatisation du rapprochement des factures
L'amélioration du processus se traduit par des économies directes. Dans une entreprise qui émet 100 000 factures par an, chaque fois que 10 % des factures sont automatiquement mises au carré, une ressource est économisée.
Une mise en œuvre standard, telle que celle proposée par les principaux fournisseurs d'ERP, permet d'atteindre automatiquement des taux d'équerrage des factures de 40 %. Il n'est pas difficile d'atteindre des pourcentages d'équarrissage de 85 % à 90 % si l'on utilise les bons outils et processus.
La différence entre les deux scénarios réside dans les cas d'utilisation pris en charge dans l'appariement et les contraintes de conception imposées. En général, les moteurs d'équilibrage ne prennent en charge que l'équilibrage bidirectionnel, une facture, une commande et l'équilibrage total.
Que devons-nous prendre en compte si nous voulons surmonter la barrière des 90 % ?
Nous séparerons les points à considérer dans les trois phases de l'appariement : localisation de la commande et/ou de la réception(appariement à trois), appariement par total (appariement de la facture avec la commande/réception par montant total sans tenir compte des articles) et appariement au niveau de la ligne.
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Emplacement de l'ordre et/ou de l'entrée.
- Les données relatives au numéro de commande et/ou de réception ne sont pas toujours identifiées sur la facture ou sont erronées. L'utilisation d'éléments alternatifs pour la recherche de la commande, tels que : une partie de la numérotation, les dates de livraison, les montants d'achat, les points de livraison, permettra de la localiser et de la traiter par la suite.
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Total.
- Par totalisation, on entend la mise en correspondance de la facture avec le bon de commande/les reçus en fonction des montants totaux, sans tenir compte des articles.
- Plus de 20 % des factures se rapportent à plus d'une commande. Envisager la possibilité de faire correspondre automatiquement les factures à plusieurs commandes permet d'augmenter considérablement le taux de correspondance. En ce qui concerne les tolérances à appliquer, le fait de prévoir des tolérances de montants complexes plutôt que des tolérances fixes ou linéaires améliore le pourcentage de concordance et atténue le risque (1 % de 100 € n'est pas la même chose que 1 % de 10 000 € et 2 € peuvent être excessifs pour une facture de 100 € mais insuffisants pour une facture de 10 000 €).
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Équerre de niveau de ligne.
- La véritable différence dans l'automatisation de l'équilibrage réside dans la capacité à équilibrer au niveau de la ligne et dans les combinaisons de ligne de facture - ligne de commande - entrée prises en charge. Voici quelques points à prendre en considération :
- Prise en charge de la quadrature du cercle (2W Match) et de la quadrature du cercle (3W Match)
- Prise en charge de la mise en correspondance automatique de "n" lignes de facture avec "m" lignes de commande dans différentes commandes.
- Possibilité d'équilibrer les écritures partielles.
- Prise en charge de la consommation partielle des commandes
- Permettre la traçabilité des lignes sur la base d'éléments alternatifs, le code produit n'est pas toujours identifié sur la facture ou correspond à celui utilisé en interne.
En outre, la possibilité de paramétrer et de spécialiser le rapprochement au niveau du fournisseur est un élément distinctif dans un processus d'excellence.
