Plusieurs indicateurs sont couramment utilisés pour comprendre et évaluer la productivité de la comptabilité fournisseurs, mais le plus courant et le plus répandu est sans doute le nombre de factures enregistrées par employé sur une période donnée, généralement une année.
Productivité dans la comptabilité fournisseurs
Il s'agit d'une valeur significative, indicative de la charge de travail, qui permet une comparaison facile au sein du département et avec d'autres entreprises. Cependant, elle est également trop simpliste. Tous ceux d'entre nous qui travaillent dans le domaine de la PA savent que l'enregistrement d'une facture avec une commande ne prend pas le même temps que l'enregistrement d'une facture sans commande. De même, l'établissement de factures sans lignes de détail n'est pas la même chose que l'établissement de factures avec lignes de détail.
Il serait utile de pouvoir comprendre la performance en fonction du type de tâche effectuée. Cette mesure est beaucoup plus précise et significative, et permet d'identifier les points à améliorer. En ce qui concerne les tâches propres à la zone, il convient de prendre en compte les éléments suivants :
Productivité dans la comptabilité fournisseurs : en fonction de la tâche effectuée
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Gestion documentaire
- Tout ce qui concerne la réception et la préparation de la documentation en vue de son traitement ultérieur. Déroulement des factures, répartition entre les gestionnaires, classement...
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Formation de la facture
- Il s'agit de la comparaison de la facture avec d'autres éléments, qui sera bilatérale ou tripartite selon qu'elle comprend une commande (bon de commande) et/ou un bon de livraison (réception de biens ou de services). Le résultat sera une écriture comptable ou une identification des différences.
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Résolution des incidents
- Il s'agit de toutes les tâches visant à résoudre un problème identifié dans la facture. Il peut s'agir d'un problème de forme du document (erreur dans le calcul de la TVA, facture en double...) ou d'un problème de contenu (différence de montant avec la commande, différence d'unités avec la livraison, fournisseur inexistant...).
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Codage
- Pour nommer les imputations comptables directes, dans les comptes du grand livre et les éléments de la comptabilité analytique. Il s'agit d'une tâche nécessaire à l'enregistrement des factures sans bons de commande et parfois d'un moyen de résoudre les problèmes liés aux factures avec bons de commande.
Le temps nécessaire pour coder une facture n'étant pas le même que celui nécessaire pour conformer ou résoudre un incident, il est utile de pouvoir mesurer et comprendre les ressources consacrées à chacune de ces tâches. Les comprendre permet d'identifier des réalités méconnues et des pistes d'amélioration.
