Éliminer le "I" du ROI (retour sur investissement) dans les processus de facturation

6 juillet 2016 | Externalisation

Ironiquement, le dicton "Pour économiser de l'argent, il faut en dépenser" est accepté comme un axiome.
Sur la base du concept de retour sur investissement, les entreprises ont investi pendant des années des sommes considérables dans les technologies les plus récentes et les plus efficaces dans l'espoir de maximiser leurs profits, mais elles ont été déçues à long terme.
Les politiques d'externalisation reposent sur la transformation des stratégies financières CAPEX en stratégies OPEX.
En particulier, lorsqu'il s'agit d'externaliser la comptabilité fournisseurs ou la facturation des clients, la différence la plus importante par rapport à la gestion interne traditionnelle est qu'il n'y a pas de coûts initiaux et que les coûts d'exploitation deviennent entièrement variables, c'est-à-dire un coût par transaction ou document traité.

Valeur de l'externalisation de l'AP et de l'AR

Lorsqu'on analyse la valeur de l'externalisation des processus de PA et/ou de RA, il est courant de ne considérer que les économies qui seront réalisées grâce à l'externalisation du processus, qui sont en tout état de cause déjà très convaincantes. Mais outre les arguments quantitatifs, il existe d'autres avantages et bénéfices de nature qualitative. En voici quelques exemples :
  • - Disposer d'un processus clé en main dans lequel la responsabilité des résultats est clairement établie.
  • - Fournir de nouveaux services utiles et nécessaires à la gestion optimale des fournisseurs et/ou des clients.
  • - Bénéficier d'un suivi dynamique des exceptions grâce à une fonctionnalité d'approbation électronique.
  • - Accédez à une réduction des délais de résolution des exceptions pouvant aller jusqu'à 70 %.
  • - Bénéficiez d'un système de coûts variables qui offre une grande souplesse à l'entreprise et lui permet de faire face aux aléas de la saisonnalité, à une croissance accélérée ou à des conditions météorologiques défavorables.
  • - Possibilité de réaffecter le personnel du département à des fonctions plus importantes et plus stratégiques, en réduisant considérablement le taux de rotation.
Ainsi, outre l'impact des avantages quantitatifs, ces arguments qualitatifs conduisent à une amélioration substantielle de la satisfaction des utilisateurs internes, des clients et des fournisseurs et renforcent l'image du département des finances.
Modèles d'externalisation PA et RA 
De nombreux éléments doivent être pris en compte pour choisir le modèle optimal d'externalisation de l'AP et de l'AR, dont six sont énumérés ci-dessous :
  • - En ce qui concerne la technologie, il est important de comprendre la technologie à mettre en œuvre, la manière dont elle est utilisée et les interfaces avec les systèmes de l'entreprise.
  • - Processus, le processus actuel sera-t-il maintenu ou un nouveau processus sera-t-il adapté aux besoins de l'entreprise ?
  • - Personnel: quel personnel sera impliqué dans le processus d'externalisation ?
  • - Valeur, quelle est la valeur à recevoir de l'externalisation ?
  • - Mise en œuvre: dans quelle mesure la transition vers l'externalisation des processus internes sera-t-elle difficile ?
  • - Coût: le prestataire de services d'externalisation peut-il réaliser le processus à moindre coût ?
Il existe différents modèles d'externalisation avec des pondérations différentes pour chacune des variables :
  • - Cosmétique: dans cet accord avec un prestataire de services, ce dernier acquiert les obligations envers les employés de l'entreprise cliente, prend les employés à son service et, à partir de là, ces personnes continuent à exploiter le service. Ce modèle est le moins intéressant des différents types d'externalisation. Il est généralement choisi lorsque l'on souhaite voir des améliorations immédiates des frais de personnel dans le bilan et que l'on ne souhaite pas l'utiliser pour réduire les coûts ou améliorer la productivité.
  • - Transitoire, un prestataire de services utilise les systèmes existants de l'entreprise cliente pour effectuer le travail avec ces systèmes mais avec du personnel externe dans les bureaux de l'entreprise cliente. En raison des coûts de formation, le prestataire de services ne peut pas fournir le service à un coût inférieur à celui du personnel existant. Il s'agit d'une proposition à faible valeur ajoutée car elle ne réduit pas les coûts de manière significative et ne contribue pas à la réalisation d'une valeur stratégique.
  • - Rigide, c'est l'approche la plus compliquée. L'entreprise souhaite bénéficier des avantages de l'externalisation mais n'envisage pas de modifier son processus. Le paradigme consiste à employer de nouvelles technologies et de nouveaux employés, mais pas à modifier un processus inefficace. C'est la pire des situations et elle ne facilite pas les relations entre le client et le fournisseur.
  • - Dans ce scénario, l'entreprise cliente délègue la responsabilité du processus au prestataire de services. L'entreprise garde le contrôle, mais le fonctionnement quotidien et les tâches technologiques sont exécutés par le prestataire de services. Ce modèle apporte la plus grande valeur ajoutée au client, permet de réaliser les économies les plus importantes et facilite la relation entre le prestataire de services et le client.
En bref...
L'externalisation des processus de facturation a pris une importance particulière en ces temps de concurrence acharnée et est appliquée sans hésitation par des entreprises de classe mondiale qui ne tolèrent pas le gaspillage et l'inefficacité.
L'externalisation de l'AP et de l'AR contient les ingrédients fondamentaux qui sous-tendent la compétitivité des entreprises de premier plan, tels que
  • - la réduction des coûts,
  • - l'évolution continue des processus et
  • - renforcer la concentration de l'entreprise sur les activités véritablement stratégiques.
easyAP propose une évolution progressive et constante des processus AP et AR vers des niveaux d'excellence. En garantissant un équilibre entre la technologie et la main d'œuvre, qui se traduit par la satisfaction des clients, des fournisseurs et des utilisateurs internes.
Chez easyAP, nous avons 20 ans d 'expérience dans le domaine de l'AP et de l'AR. L'application de la méthodologie de qualité Six Sigma, pour laquelle nous sommes certifiés, garantit à nos clients une tranquillité d'esprit de la mise en œuvre à la maintenance de la solution.
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