Contabilidad Automatizada y Aprobación de Facturas

Workflow de Facturas

Un modelo integral de servicio que cubre todos los pasos del proceso de tramitación de facturas (workflow de aprobación de facturas) incluyendo aplicaciones y servicios contable administrativos.

easyap pone a disposición de sus clientes las herramientas para la automatización easyapIP de todos los pasos del proceso de facturas, desde la recepción de facturas hasta su contabilización automática en el sistema de gestión empresarial, optimizando el proceso de resolución de excepciones y la verificación de facturas a través de la sincronización oportuna de todos los actores del proceso (proveedor, comprador, almacén, finanzas y aprobador).

Beneficios del Workflow de facturas

  • Transformación de costes fijos en variables
  • La Categorización de excepciones identifica puntos claros de mejora en procesos asociados
  • Incremento de la productividad de los actores del proceso, derivando en ahorro de costes
  • Registro electrónico de todas las actuaciones en el proceso, favoreciendo el control interno
  • Reducción en los tiempos de resolución de excepciones y en el proceso de aprobaciones
  • Facilita la planificación de Tesorería
  • Visibilidad del estado de todas y cada una de las facturas. Asignación automática de tareas a los responsables sobre reglas de negocio.
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¿Qué es easyap Facturas?

Una plataforma online para la automatización del proceso de facturas, complementada por servicios de contabilidad experta.

Ciclos de facturas con pedido y sin pedido, automatizando las tareas de cuadre/conformación, resolución de excepciones, codificación, aprobación y contabilización de facturas.

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¿A quién va dirigido?

A empresas de cualquier tamaño que deseen incrementar la productividad de sus departamentos de cuentas por pagar y mejorar y optimizar los procesos de contabilidad de proveedores.

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¿Por qué Usarlo?

  • Ahorro de coste de hasta el 45%
  • Sin inversión Inicial.
  • Coste variable por el número de facturas procesadas.
  • No requiere desarrollos internos.

Funcionalidades Destacadas del Workflow de Aprobación de Facturas

Recepción en distintos formatos.

Posibilidad de disponer de un único canal de entrada de facturas independientemente del formato de cada una de ellas. Se pueden recibir facturas electrónicas, por email, papel…todas tendrán un mismo canal de entrada. Digitalización certificada que permite la destrucción de las facturas papel.

Distintos formatos de salida, en función del destino de las facturas.

Las facturas pueden ser enviadas a un sistema contable con un determinado fichero o a un sistema operativo con otro distinto. Flexibilidad en la adaptación al formato de salida.

Workflow de aprobación de facturas.

Extensible y con muy diversos estados que van a permitir desde una tramitación sencilla a una más compleja con funcionalidad para: codificación contable, circuitos de verificacion de facturas, conformación/cuadre automático y resolución de excepciones. Desembocando en un fichero contable para el ERP, si así se desea

Acceso web.

Sin requisitos de sistemas ni necesidad de adquisición de ningún tipo de elemento HW ni sw. Suficiente con un navegador y una conexión a internet.

Potente motor de cuadre automático.

Que mediante el empleo de diversos criterios permite obtener porcentajes de conformación automática superiores al 90%.

Visibilidad completa para el área financiera.

Pudiendo conocer online y en cualquier momento el estado y responsable de todas y cada una de las facturas.

Registro de todos los eventos con usuario.

Fecha y hora, comentario y tipo de acción. Información muy útil a efectos de auditoria y control de acciones.

Archivo online durante el tiempo acordado.

Acceso a las imágenes/datos de todas las facturas archivadas.

¿Cómo es el proceso de automatización de facturas de proveedores?

El portal de factura electrónica easyapIP dispone de workflows específicamente diseñados para la automatización de facturas de proveedores y  cubrir la particular casuística de tramitación de la recepción de facturas de terceros. Graficamos a continuación los circuitos habituales circuitos de facturas con o sin pedido.

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1. Recepción de Facturas:

Recepción de facturas: cualquier formato

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2. Validación de Facturas:

Validaciones: de distinta naturaleza, formales, duplicidad, datos…

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3. Identificación de Facturas:

Identificació automatizada tipo de factura: con o sin pedido / otros circuitos propios lógica implementada en base a información factura, atributos en proveedor

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4. Facturas con Pedido:

Facturas con pedido: matching automático

4. Facturas sin Pedido:

Facturas sin pedido: codificación y aprobación

Comparación contra pedido (comparación número de pedido e importes).

Comparación contra pedido y albarán: número de pedido, número albarán, uds, precio unitario y cualquier otro elemento.

Codificación:
imputación contable, cuenta y elementos de contabilidad analítica (hasta 5 niveles):
Automática basada en información en la factura, proveedor
Manual, con carga desde xls.

Aprobación: asignación automática a uno o varios usuarios (secuencia) para firma electrónica, en base a reglas de negocio fácilmente parametrizables por proveedor, importe, centro de coste, cuenta contable…

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5. Resolución Incidencias

Categorización detallada del tipo de problema y asignación automática al correcto responsable de su resolución. Opciones de actuación en función del tipo de problema

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6. Contabilización

Creación automática de apunte contable adecuado a las características del erp

Workflow Avanzado de Facturas

Codificación de Facturas Sin Pedido

La ausencia de Pedido/Orden de Compra exige una aprobación del gasto a posteriori. Obtener esta aprobación implica mucho esfuerzo y tiempo. Este fenómeno se presenta mucho en las “urgencias” vulnerando los cimientos del control interno. Al no haber Pedido se fomenta el desconocimiento de la ocurrencia de gastos, provocando la aparición de sorpresas.

Estos son, a muy alto nivel, los pasos que sigue la información en el proceso de tramitación de facturas sin pedido desde la entrada y verificacion de facturas hasta la posterior información de pago.

Matching de Facturas con Pedido

De media, el 15% de las facturas tramitadas tienen excepciones. El coste de tramitación de una factura con excepción es 20 veces superior al de tramitación de una factura sin incidencia. En la mayoría de los casos es cuentas por pagar el encargado de tratar la excepción cuando no dispone de la autoridad para solventarla.

Estos son, a muy grandes rasgos, los pasos que sigue la información en el proceso de tramitación de facturas con pedido desde la entrada y verificacion de facturas hasta la posterior información de pago.

Digitalización Certificada y Captura de Facturas

Realidad Actual

Habitualmente, la forma de procesar facturas es lenta, ineficiente y cara.

Motivado por la gran variedad de formatos de factura y la deficiente predicción de la estructura en las líneas de detalle, inclusive la tecnología de captura automatizada de facturas OCR (Optical Character Recognition) sigue sin solventar de forma adecuada esta actividad.

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Nuestra propuesta de digitalización certificada

easyap propone una solución sustentada en un adecuado balance entre tecnología y dedicación de personal especializado. Facilitamos la imagen digital y los datos de la factura.

easyap está homologada por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas. Con este nuevo proceso se elimina la obligación de archivo físico de las facturas pues los documentos digitales generados cumplen todos los requisitos fiscales/legales exigibles.

Beneficios

  • Transformación de coste fijo en variable
  • Ahorro de costes
  • Reducción del ciclo de contabilización de la factura
  • Mejora en la accesibilidad a las facturas
  • Minimiza el extravío de facturas
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