Sacando el máximo del Departamento de Cuentas a Pagar (parte II)

Este artículo es el segundo de una serie de tres, en la que bajo el título "Sacando el máximo del Departamento de Cuentas a Pagar", tratamos conceptos básicos que influyen en la productividad de los departamentos de Cuentas por Pagar. En el primer artículo de la serie hablamos del Coste del Proceso de Cuentas a Pagar, en este segundo tratamos de las Mejoras derivadas de la Automatización y los Índices de Errores, y en el tercero trataremos sobre el Fraude y los Pagos Duplicados, los Controles Financieros y la Satisfacción de los Proveedores.

2. Las mejoras derivadas de la Automatización

Al tratar las oportunidades que aporta la automatización de los procesos de Cuentas a Pagar deben considerarse tanto el tipo de sistema utilizado para procesar las facturas, como si el proceso se mantiene en un entorno distribuido, en un Centro de Servicios Compartidos o si está externalizado. Sea cual sea el modelo, la automatización puede impactar positivamente en el proceso global desde la recepción de las facturas de proveedores bien sea en formato electrónico, fax o papel, a través de ...

  1. la digitalización y tratamiento de imágenes a través del reconocimiento óptico de caracteres,
  2. la certificación de documentos y su posterior achivado electrónico
  3. el cotejo automático de 2 ó 3 vías: pedidos de compra y albaranes de recepción con facturas
  4. el enrutamiento electrónico del proceso mediante workflows, para que los responsables puedan proceder a la aprobación en línea de las facturas, 
  5. el procesamiento o gestión automática de las excepciones, 
  6. la codificación automática de los registros de contabilidad general.

La tecnología, en definitiva, está resultando muy útil en la automatización del proceso de Cuentas a Pagar que ha estado en gran medida basada en el papel y requiere además un elevado esfuerzo manual. Más del 40% de los encuestados en un Benchmark indicaban que las herramientas de workflow, de digitalización de imágenes y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) son elementos importantes en sus estrategias de inversión para la automatización de Cuentas a Pagar en los próximos 18 meses, en el mismo estudio se destaca que el 25% de todas las empresas utilizan alguna forma de facturación electrónica y que un 27% está investigando opciones de externalización del proceso. 

Los estudios han aflorado una interesante inquietud en algunas empresas que han optado por una mayor automatización de los procesos de Cuentas a Pagar pero que a pesar de ello, sus resultados de productividad se vieron disminuidos. Fue solo cuando superaron un cierto nivel de inversión, cuando llegó el momento en que, por fin, experimentaron el salto esperado en productividad. Las empresas con un alto nivel de automatización han conseguido un ahorro de coste de operación de Cuentas a Pagar que alcanza a ser un 70% inferior al coste que incurren aquellas empresas con bajo nivel de automatización.

3. Los Índices de Error

Los errores pueden ser costosos en muchas vertientes, entre las que cabe destacar, la pérdida de capital, la pérdida de tiempo del personal y el deterioro de las relaciones comerciales con los proveedores. De media, un 18,6% de las facturas tienen errores. Si bien este porcentaje puede parecer bajo como porcentaje del gasto anual total, puede resultar realmente importante en volumen para ciertas compañías. Las empresas que aplican las mejores prácticas en Cuentas por Pagar, presentan índices de error inferiores al 1%.

Casi el 75% de los departamentos de Cuentas a Pagar utilizan un método de detección automático para ayudar a detectar este problema, el sistema se basa en el cotejo a 2 ó 3 vías, entre Pedidos de Compra y Albaranes de Entrega, con Facturas de Proveedor. A pesar de ello, mientras que las empresas tradicionales alcanzan índices de conciliación automática que están del orden del 25-30 %, dejando así más del 70 % para procesos manuales de conciliación, las empresas altamente tecnificadas, como puedan ser las empresas dedicadas a la externalización de los procesos de Cuentas por Pagar o incluso los Centros de Servicios Compartidos, alcanzan niveles de conciliación automática de hasta el 80 % de los documentos.

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