¿Por qué no Externalizar Cuentas por Pagar?

Todos conocemos la respuesta a la pregunta: ¿Qué es  potencialmente externalizable? Aquellos procesos y tareas que no aportan valor a la empresa o que no están alineados con el objetivo de negocio principal de la Compañía son susceptibles de ser delegados en terceros.

Entre otros, uno de los procesos que cumple con esta definición es el proceso de Cuentas por Pagar, sabiendo además, que las tareas de tramitación (recepción, asignación a responsable, resolución de incidencias, codificación, conformación, archivado…) y contabilización de facturas de proveedor requieren de un alto volumen de personal administrativo pues de media se emplea un recurso por cada 10.000 facturas.

Teniendo esto claro, ¿cuál es el motivo fundamental por el cual en Estados Unidos el 100 % de la Empresas del Top 100 tiene externalizado su proceso de AP*,  mientras que en España solo el 17% de las empresas del IBEX 35 tienen externalizada alguna de las tareas del proceso de facturas de proveedor?.

Desde nuestros 16 años de experiencia externalizando el proceso identificamos entre todas una razón principal por la que los Directores Financieros mantienen dentro de la estructura del departamento de contabilidad personal dedicado a la contabilización de facturas de proveedor:   “Mis facturas son muy complicadas, ¿Quién mejor que yo va a saber cómo contabilizarlas?”

Fruto de este convencimiento se inician proyectos internos de mejora para automatizar las tareas tal cual se vienen realizando, acometiendo proyectos de digitalización, facturación electrónica, etc… proyectos que a la postre se convierten en eternos, que exigen una alta inversión, demandan de forma importante recursos de IT, y no aportan las mejoras de productividad y económicas esperadas. Por añadidura el propio proceso una vez automatizado se convierte en obsoleto de forma rápida por el cambio normativo y tecnológico (cambios en las exigencias legales en factura electrónica, cambios en los software ocr, gestores documentales, cambios en erp…).

Por el contrario cuando queremos enviar documentación, sea confidencial o no,  a clientes o delegaciones nunca nos cuestionamos hacerlo en interno. Contratamos a una empresa courier homologada con la que tenemos acuerdos de precios y plazos de entrega garantizados.

Este mismo esquema es posible en el proceso de facturas de proveedor. Externalizar todo el proceso, no tareas parciales como la digitalización o la entrada de datos, es una solución recomendable. Conocer el coste de antemano y tener la garantía de tiempo de contabilización independientemente del volumen o de la estacionalidad es algo alcanzable.

Desde easyap aseguramos a nuestros clientes el coste de cada una de sus facturas y el tiempo de proceso de cada una de ellas y garantizamos que, como únicamente nos dedicamos a gestionar facturas, somos esa empresa que  sabe tratar sus facturas mejor que ellos mismos.

*(Fuente: IAPP International Accounts Payables Professionals)

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