La relación entre Cuentas por Pagar y Compras

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El área de Compras de la empresa y el área de AP se han desarrollado de forma separada, incluso utilizando diferentes Indicadores que a veces entran en conflicto. En general parece que cada una se relaciona con una parte diferente del negocio. Y es algo que se encuentra tan aceptado en el entorno empresarial, que forma parte de la cultura de los distintos profesionales implicados bajo la máxima “ así es cómo se hacen las cosas en la empresa”.

Ellen Leith, de AP News, comenta que en el último año, en conferencias y debates del sector, se ha venido tratando el tema de la colaboración entre Compras y Cuentas por Pagar dentro del marco de eficiencia que necesitan actualmente los procesos de AP. Y esto no es más que el reflejo de una tendencia que se está consolidando en el segmento más innovador del mundo empresarial.

La crisis económica, junto con los avances en materia tecnológica de gestión, ha dado un impulso a un creciente concepto de colaboración, y mientras en un escenario de procesos manuales y tradicionales tenemos estas dos áreas completamente aisladas, la automatización y el big data proveen de mayor visibilidad y un espacio común en el que el cruce de decisiones estratégicas puede lograr un importante impacto en el núcleo de negocio de la empresa.

Por esto, a día de hoy, no se puede concebir una política de progreso y eficiencia en la empresa si los departamentos de Cuentas por Pagar y de Compras siguen teniendo una concepción independiente entre sí. No es una transición sencilla, pasar de contextos aislados y bien compartimentados a un entorno de interconexión, pero una vez superada la barrera cultural, al final sólo es una cuestión de implantación tecnológica. Y la tecnología ha ido proporcionando mejores herramientas y a menor coste al sector.

Un experto de AP mostraba recientemente un ejemplo muy representativo de la situación que se da en las empresas que mantienen aisladas estas dos áreas. Hablaba de que estos dos departamentos están ligados lo quieran o no, por un vínculo que hace las veces del típico disfraz de caballo en el que una persona lleva la parte delantera mientras que otra mueve la parte trasera. La persona que va en la parte trasera es conducida por la otra parte, pero no puede ver hacia dónde, ni puede aportar nada al respecto, mientras que la parte delantera puede ver y decidir hacia dónde ir, pero no puede ver lo que ocurre con la parte trasera, ni evitar que esta tropiece y acaben ambas en el suelo.

La coordinación va a ser la clave de una estrategia financiera que proporcione una visión más completa y que beneficie netamente a la compañía en términos de ahorro y resultados.

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