La importancia de una solución online de gestión de facturas en la pyme

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En España, una parte importante del tejido empresarial está constituido por pequeñas y medianas empresas. Pero la gran mayoría de las pequeñas empresas no cuenta con una adecuada herramienta para la gestión de las facturas, tanto recibidas como emitidas.

En muchos casos se piensa, equivocadamente, que una empresa pequeña no debe o no puede invertir en soluciones de este tipo, pero vamos a ver varias razones por las que, precisamente, las empresas de entre 5 y 10 trabajadores son las que más necesitan replantearse este área de su gestión interna.

1. La gestión de facturas recibidas consume recursos del área contable, es un punto de vulnerabilidad que puede restar mucha competitividad a una empresa pequeña, que no cuenta con suficiente personal especializado. La automatización contribuye a establecer un flujo de proceso que no se ve afectado por falta de tiempo o situaciones personales.

2. Una empresa pequeña tiene personal que, en muchos casos, debe ser un poco “todo-terreno” y cumplir un papel multifunción. Esto conlleva poca especialización, y por tanto, lentitud en la adopción de mejoras, incorporación de actualizaciones legales o normativas y una necesidad, no siempre bien cubierta, de formación. La adopción de una solución especializada para la gestión del flujo de facturas aporta la tranquilidad de contar con el conocimiento experto del equipo que hay detrás, de una actualización constante de la herramienta, y de la formación y atención necesarias para que todo se resuelva con eficacia y sencillez.

3. El escenario actual en el que se desarrollan los negocios exige que los profesionales de la empresa puedan acceder fácilmente a información, documentación o herramientas relacionadas con el negocio y con la atención a sus clientes. Esto implica que una plataforma online que permita el acceso de distintos usuarios desde varios dispositivos u ordenadores a las facturas y a los distintos escalones del proceso de la gestión de éstas, va a aportar una mayor competitividad y agilidad a una parte tan sensible del área contable.

4. La automatización aporta rapidez y minimiza los errores. Esto beneficia indiscutiblemente a los clientes y proveedores de la empresa, cuyas facturas recibidas o emitidas reciben un tratamiento adecuado, obteniendo cobros tempranos o facturas bien configuradas según sea el caso. De esta forma, la imagen de la empresa sale fortalecida y la relación con los clientes y proveedores mejora.

5. Una empresa pequeña no puede permitirse contratar una consultora para hacer un estudio de optimización del negocio. Es muy importante que el socio administrador pueda tener una buena analítica que presente una imagen de la marcha del negocio a través de indicadores adecuados. La automatización de la gestión de facturas permite medir los indicadores claves con fiabilidad, mostrando de forma clara cómo está influyendo en el negocio algo tan importante como la facturación y los gastos.

6. Finalmente, la principal barrera que encuentran las pequeñas empresas para adoptar una solución de este tipo, es la tradicional alta inversión necesaria para adquirir una herramienta de software profesional. Pero ya existe en el mercado una herramienta online de gestión de facturas que sigue el modelo de “pago por uso”, basada en un modelo de coste por factura procesada. Este modelo está especialmente indicado para las empresas más pequeñas, porque pone a su alcance la tecnología utilizada en las grandes corporaciones.

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