Facturas y contabilización del gasto

contabilizar facturas

En área de Cuentas por Pagar, la tradicional distinción de facturas con pedido y sin pedido, se manifiesta tanto en la tramitación (distinto tipo de tareas) como en la afectación contable del registro de facturas.


En las facturas sin pedido, el registro contable de las facturas es habitualmente un débito en cuentas de gasto y elementos de contabilidad analítica, si existiera. Es necesario, por tanto, para hacer el apunte conocer bien el plan contable de la empresa y hacer un uso correcto y homogéneo del mismo.
Estas circunstancias deben ser considerados a la hora de elegir a las personas encargadas (por su formación y experiencia) de ejecutar la tarea, así como a la hora de formar en el uso de las cuentas, centros de coste y otros elementos que se emplean en la contabilidad de la compañía. Que las distintas personas que realizan los apuntes de gasto sigan los mismos criterios y trabajen de forma homogénea, será la garantía de que la información facilitada por los estados contables es analizable, pudiendo ser empleada como fuente para la toma de decisiones.

Sin embargo, en las facturas con pedido, es normal que el registro de la factura suponga "matar" una provisión de facturas pendientes de recibir. El gasto se recoge en otro momento del tiempo, que suele ocurrir con la anotación de la recepción de la mercancía o servicio. Además, las imputaciones contables a las cuentas de gasto no se realizan a la manera tradicional mediante selección de cuenta, si no que normalmente son atributos de los elementos del pedido: materiales, almacenes...
Estos elementos hacen que la función puramente contable se desplace al momento de creación de los maestros de materiales, proveedores, almacenes... quedando el registro de la factura más como una tarea de conformación e identificación de diferencias que como algo contable. Por lo tanto, para que la información contable creada sea correcta, será necesario que las personas que crean los registros maestros de materiales, almacenes, pedidos...dispongan de la formación suficiente como para entender las implicaciones que en la contabilidad de la empresa supone el uso de unos u otros registros.
Y, como cuenta puente, la cuenta por la provisión de facturas pendientes de recibir deberá ser periódicamente revisada, pues servirá como elemento  para identificar gastos pendientes de formalizar y saldos quizás incorrectamente registrados.
 

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