{"id":256104,"date":"2024-12-19T09:15:29","date_gmt":"2024-12-19T08:15:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.easyap.com\/?p=252256"},"modified":"2026-08-17T14:56:07","modified_gmt":"2026-08-17T12:56:07","slug":"como-archivar-las-facturas-correctamente-en-tu-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.easyap.com\/de\/blog\/como-archivar-las-facturas-correctamente-en-tu-empresa\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo archivar las facturas correctamente en tu empresa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400\">Una tarea tan cl\u00e1sica como necesaria en cualquier negocio es la de <\/span><b>archivar las facturas<\/b><span style=\"font-weight: 400\">. Y es que es necesaria por varios motivos: garantiza el cumplimiento normativo, ofrece transparencia contable, optimiza procesos internos\u2026. Ya sea en papel o en formato digital, esta tarea impacta directamente en la gesti\u00f3n eficiente de tus recursos y, por ende, en tus decisiones estrat\u00e9gicas. Para ayudarte con ella, en estas l\u00edneas te explicamos qu\u00e9 significa archivar facturas en este contexto digital, cu\u00e1nto tiempo debes conservarlas y los m\u00e9todos m\u00e1s efectivos que hay para hacerlo. Adem\u00e1s, descubrir\u00e1s que con herramientas como <\/span><b>easyap <\/b><span style=\"font-weight: 400\">puedes transformar la gesti\u00f3n de tus <\/span><a href=\"http:\/\/www.easyap.com\/workflow-de-aprobacion-de-facturas\/factura-electronica\/\"><b>facturas electr\u00f3nicas<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\">, ganando en rapidez, seguridad y eficiencia.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400\">\u00bfQu\u00e9 queremos decir cuando hablamos de archivar facturas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">El concepto de archivar las facturas no se limita solo a almacenarlas. Es un proceso que conlleva estas otras acciones:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Clasificaci\u00f3n. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Organizar las facturas por fecha, proveedor o categor\u00eda.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Conservaci\u00f3n.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Guardarlas durante los plazos legales para evitar sanciones.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Accesibilidad.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Asegurar que est\u00e9n disponibles de forma r\u00e1pida y sencilla cuando las necesites, ya sea para auditor\u00edas, an\u00e1lisis o consultas internas.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Hoy en d\u00eda, en plena era digital, este proceso lo puedes realizar en <\/span><b>soporte f\u00edsico<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> (o, sea, las tradicionales facturas en papel) o con <\/span><b>soluciones digitales<\/b><span style=\"font-weight: 400\">.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Como decimos, la tendencia hacia <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/blog\/empresa-digital-en-el-area-financiera\/\"><b>la digitalizaci\u00f3n empresarial<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\"> ha dado un papel m\u00e1s importante a los <\/span><b>archivadores digitales. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Con este t\u00e9rmino nos referimos a sistemas que ofrecen mucha m\u00e1s seguridad, ahorro de espacio y automatizaci\u00f3n.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Como muestra de esta nueva realidad, por ejemplo, el total de facturas electr\u00f3nicas B2B emitidas en nuestro pa\u00eds, que fue de 460.309.458 en 2023. Un dato que supone un incremento del 35,39% con respecto al a\u00f1o anterior.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400\">\u00bfCu\u00e1nto tiempo se tienen que archivar las facturas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">A su vez, en el punto anterior habl\u00e1bamos de la conservaci\u00f3n de las facturas y del plazo legal que se estipula para ello. En este sentido, el per\u00edodo est\u00e1 regulado por la legislaci\u00f3n tributaria espa\u00f1ola y depende del tipo de documento:<\/span><\/p>\n<table style=\"height: 350px;border-style: solid;border-color: #000000\" border=\"2px\">&nbsp;<\/p>\n<p><b>Tipo de factura<\/b><br \/>\n<b>Plazo de conservaci\u00f3n<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Facturas emitidas y recibidas<\/span><br \/>\n<span style=\"font-weight: 400\">4 a\u00f1os desde la \u00faltima declaraci\u00f3n fiscal relacionada (Ley General Tributaria, art\u00edculo 66).<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Documentos relacionados con el IVA<\/span><br \/>\n<span style=\"font-weight: 400\">4 a\u00f1os desde la presentaci\u00f3n de la declaraci\u00f3n trimestral o anual.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Facturas relacionadas con bienes de inversi\u00f3n<\/span><br \/>\n<span style=\"font-weight: 400\">Hasta 9 a\u00f1os, seg\u00fan el periodo de amortizaci\u00f3n del activo.<\/span><\/p>\n<\/table>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">De todas formas, ten en cuenta que estos plazos pueden ampliarse si hay inspecciones tributarias en curso.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400\">\u00bfC\u00f3mo archivar las facturas de proveedores? M\u00e9todos<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">En lo que respecta a c\u00f3mo archivar las facturas de proveedores, debes saber que hay varios m\u00e9todos o alternativas para hacerlo. En concreto, actualmente todav\u00eda puedes escoger entre los siguientes:<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>En papel. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Consiste en utilizar un <\/span><b>archivador de facturas<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> f\u00edsico y espec\u00edfico para clasificar las facturas por fecha o por proveedor. Eso s\u00ed, aseg\u00farate de protegerlas contra humedad o deterioro con uno que sea de buen material.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Digitalmente. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Este m\u00e9todo se basa en utilizar un software que escanea las facturas y las almacena en un sistema de <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/de\/workflow-de-aprobacion-de-facturas\/gestion-documental\/\"><b>gesti\u00f3n documental<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\">. En este caso, te recomendamos usar herramientas que te permitan incluir etiquetas o filtros que te faciliten la b\u00fasqueda.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>H\u00edbrido. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">La \u00faltima y tercera opci\u00f3n es combinar las dos anteriores. Es decir, tanto conservarlas en papel como aprovechar un sistema digital al mismo tiempo, lo cual te da una doble capa de seguridad.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">No obstante, piensa que en cuanto se termine de aplicar al 100% <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/de\/blog\/el-reglamento-de-facturacion-electronica-en-espana\/\"><b>la obligatoriedad y el reglamento de la factura electr\u00f3nica<\/b> <\/a><span style=\"font-weight: 400\">en Espa\u00f1a, la facturaci\u00f3n en papel (y por consiguiente, la h\u00edbrida) dejar\u00e1n de tener sentido.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Ventajas de archivar digitalmente las facturas de proveedores<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Pero m\u00e1s all\u00e1 de esa obligatoriedad de la factura digital y de tener que archivar las facturas electr\u00f3nicamente, este m\u00e9todo te ofrece otras grandes ventajas:.&nbsp;<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Mayor accesibilidad.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Un software te ayuda a localizar cualquiera de tus facturas electr\u00f3nicas en cuesti\u00f3n de segundos.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Seguridad avanzada. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">El<\/span> <span style=\"font-weight: 400\">almacenamiento en la nube te da la oportunidad de tener copias de seguridad autom\u00e1ticas. Por lo tanto, los datos est\u00e1n guardados con plenas garant\u00edas.&nbsp;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Autenticidad de los documentos. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Las soluciones digitales certificadas te aportan validez legal para los documentos con <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/de\/blog\/que-es-un-certificado-digital\/\"><b>firmas y certificados electr\u00f3nicos.<\/b><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Abaratamiento de costes operativos. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Con el proceso digital reduces costes asociados al almacenamiento f\u00edsico.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Menor riesgo de p\u00e9rdidas o da\u00f1os. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Eliminas el factor humano (propenso a dar m\u00e1s fallos) o el deterioro f\u00edsico de los documentos.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Optimizaci\u00f3n del tiempo.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Gracias a la automatizaci\u00f3n y la b\u00fasqueda avanzada ahorras tiempo y personal que puedes destinar a otras \u00e1reas.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"font-weight: 400\">\u00bfC\u00f3mo archivar las facturas propias?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Todo lo que hemos comentado sobre archivar las facturas de proveedores es aplicable tambi\u00e9n a las tuyas. Sin embargo, <\/span><b>el archivo de las facturas propias tiene un matiz diferente,<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> ya que afecta directamente a la imagen y profesionalidad de tu empresa frente a clientes y organismos p\u00fablicos.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Buenas pr\u00e1cticas para archivar facturas de tu empresa<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">En ese sentido, desde easyap tambi\u00e9n te recomendamos utilizar soluciones digitales para tus propias facturas y documentos, puesto que te ofrece lo siguiente:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Centralizaci\u00f3n.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Todo estar\u00e1 en un \u00fanico sistema donde almacenas todas las <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/de\/e-factura-emision\/\"><b>facturas emitidas<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Automatizaci\u00f3n.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Las soluciones que generan facturas electr\u00f3nicas autom\u00e1ticamente, al mismo tiempo las clasifican al momento.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Verificaci\u00f3n.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Estos sistemas te ayudan a revisar que las facturas contienen <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/blog\/que-datos-de-facturacion-necesitan-proporcionar-las-empresas\/\"><b>toda la informaci\u00f3n obligatoria<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\"> (NIF, desglose de IVA, fechas, etc.).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Respaldo legal.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Las copias digitales cumplen con las normativas vigentes en facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, si es que tu software est\u00e1 bien configurado.&nbsp;<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"font-weight: 400\">\u00bfC\u00f3mo archivar facturas digitalmente?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Datos como el del aumento de la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica que hemos citado al inicio reflejan una realidad:<\/span><b> la digitalizaci\u00f3n se est\u00e1 convirtiendo en la soluci\u00f3n preferida tanto por grandes empresas como por pymes.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> A ello contribuyen sus m\u00faltiples ventajas.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Pasos para digitalizar y archivar facturas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">En esa l\u00ednea, un software eficiente es de vital importancia. De hecho, una vez hayas implementado uno en tu empresa, el paso a paso para digitalizar y archivar tus facturas es f\u00e1cil y r\u00e1pido:&nbsp;<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Escaneo inicial.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Convierte tus facturas en papel a <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/de\/blog\/formatos-de-factura-electronica-en-espana-una-guia-completa-para-empresarios-y-directores-financieros\/\"><b>formato digital<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\"> (PDF, XML, etc.).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Software de gesti\u00f3n.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Utiliza una herramienta que te permita clasificar, etiquetar y almacenar facturas electr\u00f3nicamente.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Almacenamiento en la nube.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Si has escogido una plataforma segura, podr\u00e1s incluir opciones de acceso remoto, as\u00ed como copias de seguridad.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Integraci\u00f3n con otros sistemas. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Conecta tu software de facturaci\u00f3n con tu ERP o CRM para consolidar la informaci\u00f3n financiera.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h2><span style=\"font-weight: 400\">\u00bfC\u00f3mo puede ayudarte easyap con tu facturaci\u00f3n?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">En este punto es donde entra <\/span><a href=\"http:\/\/www.easyap.com\/de\/\"><b>easyap<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\">, una soluci\u00f3n l\u00edder en la gesti\u00f3n de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica. Nuestro software est\u00e1 dise\u00f1ado para satisfacer las necesidades de grandes empresas de diversos pa\u00edses, sectores y tama\u00f1o.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Entre otras cosas, tendr\u00e1s la posibilidad de:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Generar facturas. <\/b><span style=\"font-weight: 400\">El software automatiza completamente el proceso de emisi\u00f3n, lo cual te garantiza el cumplimiento normativo y una precisi\u00f3n total.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Recibir y gestionar facturas de proveedores.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Podr\u00e1s centralizar todos los documentos en un \u00fanico sistema, con capacidad de clasificaci\u00f3n y b\u00fasqueda avanzada.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Modificar facturas.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> La soluci\u00f3n de easyap corrige errores y actualiza informaci\u00f3n de manera sencilla y segura.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\" aria-level=\"1\"><b>Archivar facturas digitalmente.<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> Por supuesto, el software almacena en la nube tus facturas y documentos con tecnolog\u00eda que te asegura accesibilidad inmediata y protecci\u00f3n en caso de auditor\u00edas.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">A\u00fan hay m\u00e1s ventajas, pero ya solo con esas, te olvidas de los procesos manuales. Tambi\u00e9n ganas en eficiencia y puedes dedicar m\u00e1s tiempo a tareas estrat\u00e9gicas.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">En definitiva, con una buena estrategia de archivo de facturas y una herramienta como la que te brindamos, tu empresa cumplir\u00e1 con todas las normativas, evitar\u00e1 errores y simplificar\u00e1 la gesti\u00f3n financiera. Si quieres probarlo y saber m\u00e1s sobre easyap y sus beneficios <\/span><a href=\"https:\/\/www.easyap.com\/de\/contacto\/\"><b>cont\u00e1ctanos<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400\">.&nbsp;<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una tarea tan cl\u00e1sica como necesaria en cualquier negocio es la de archivar las facturas. Y es que es necesaria por varios motivos: garantiza el cumplimiento normativo, ofrece transparencia contable, optimiza procesos internos\u2026. 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