Prozess der Dokumentenverwaltung

Prozess für die Bearbeitung von Papierrechnungen

Vor der Verarbeitung von Papierrechnungen wird eine Dokumentenverwaltung durchgeführt.

Die von easyap durchgeführte Dokumentenverwaltung verarbeitet die empfangenen Dokumente, führt eine Klassifizierung und Digitalisierung durch, so dass eine unbegrenzte Speicherung gewährleistet werden kann. Sie kümmert sich auch um die Archivierung der Dokumente und deren ordnungsgemäße Vernichtung.

Dies sind die Schritte, denen die Informationen im Dokumentenmanagementprozess vom Eingang der Rechnungen bis zur anschließenden Übermittlung der Dokumentation folgen.

Zertifiziertes Scannen und Erfassen von Rechnungen

Aktuelle Situation

Normalerweise ist die Bearbeitung von Rechnungen langsam, ineffizient und teuer.

Motiviert durch die große Vielfalt an Rechnungsformaten und die schlechte Auswertung von Informationen in detaillreichen Zeilen, einschließlich der automatisierten OCR- (Optical Character Recognition) Rechnungserfassungstechnologie, wird dieser Aktivität noch immer nicht ausreichend Rechnung getragen.

verwaltung-dokumente-easyap

Unser Vorschlag

easyap schlägt eine Lösung vor, die auf einem angemessenen Gleichgewicht zwischen Technologie und dem Einsatz von Fachpersonal basiert. Wir stellen das digitale Bild und die Daten der Rechnung zur Verfügung.

easyap ist vom spanischen Finanzamt für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen zugelassen. Mit diesem neuen Verfahren entfällt die Verpflichtung zur physischen Archivierung von Rechnungen, da die erzeugten digitalen Dokumente alle steuerlich/rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Vorteile

  • Umwandlung von fixen in variable Kosten
  • Kostenersparnis
  • Straffung des Rechnungsbuchungszyklus
  • Verbesserte Zugänglichkeit von Rechnungen
  • Minimiert den Verlust von Rechnungen