Automatisierte Buchhaltung und Rechnungsfreigabe
Workflow für Rechnungen
Ein umfassendes Servicemodell, das alle Schritte des Rechnungsbearbeitungsprozesses (Rechnungsfreigabe-Workflow) abdeckt, einschließlich Anwendungen und Back-Office-Buchhaltungsdienstleistungen.
easyap stellt seinen Kunden alle Werkzeuge für die easyapIP-Automatisierung aller Schritte des Rechnungsprozesses zur Verfügung. Dies geht vom Rechnungseingang bis zur automatischen Verbuchung im betriebswirtschaftlichen System. Dabei optimiert es den Prozess der Lösung von Reklamationen und Rechnungsprüfung durch zeitnahe Synchronisation aller Prozessbeteiligten (Lieferant, Käufer, Lager, Finanzen und Genehmigender).
Vorteile von Invoice Workflow
- Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
- Die Kategorisierung von Ausnahmen ermöglicht eine Identifizierung von klaren Verbesserungspunkten in den zugehörigen Prozessen
- Steigerung der Produktivität der am Prozess beteiligten Akteure, was zu Kosteneinsparungen führt
- Elektronische Buchung aller Prozessvorgänge, wodurch die interne Kontrolle begünstigt wird
- Verkürzte Bearbeitungszeit von Reklamationen und verkürzter Genehmigungsprozess
- Erleichtert die Finanzplanung
- Sichtbarkeit des Status jeder einzelnen Rechnung. Automatische Zuweisung von Aufgaben an Manager gemäß der festgelegten Unternehmensrichtlinien.
Was ist easyap Rechnungen?
Eine Online-Plattform für die Automatisierung des Rechnungsprozesses, ergänzt durch fachkundige Buchhaltungsdienste.
Rechnungszyklen mit und ohne Bestellauftrag, Automatisierung von Aufgaben zur Überprüfung der Korrektheit, Bearbeitung von Reklamationen, Kodierung, Genehmigung und Buchung von Rechnungen
An wen ist das gerichtet?
Für Unternehmen jeder Größe, die die Produktivität ihrer Kreditorenbuchhaltung steigern und ihre Prozesse in der Lieferantenbuchhaltung verbessern und optimieren wollen.
Warum sollte man das nutzen?
- Kosteneinsparungen von bis zu 45%.
- Keine Erstinvestition.
- Variable Kosten je nach Anzahl der verarbeiteten Rechnungen.
- Keine interne Entwicklung erforderlich.
Highlights des Rechnungsfreigabe-Workflows
Empfang in verschiedenen Formaten.
Hiermit bekommen Sie die Möglichkeit über nur einen einzigen Kanal alle Rechnungen unabhängig von ihrem Format empfangen zu können. Es ist möglich die elektronische Rechnungen zu erhalten, per E-Mail oder auch in Papierform. Es wird für alles nur ein Kanal benötigt. Zertifizierte Digitalisierung, die die Vernichtung von Papierrechnungen ermöglicht.
Unterschiedliche Ausgabeformate, je nach Empfänger der Rechnungen
Rechnungen können an ein Buchhaltungssystem mit einer bestimmten Datei oder an ein Betriebssystem mit einer anderen Datei gesendet werden. Flexibilität bei der Anpassung an das Ausgabeformat
Workflow für die Rechnungsgenehmigung.
Erweiterbar und mit sehr unterschiedlichen Zuständen, die von einer einfachen bis zu einer komplexeren Verarbeitung mit Funktionen für: Buchhaltungskodifizierung, Rechnungsprüfungsschaltungen, automatische Anpassung/Rahmung und Ausnahmeauflösung ermöglichen. Auf Wunsch zu einer Buchhaltungsdatei für das ERP führen
Zugang über Webanwendung.
Keine Systemvoraussetzungen oder Notwendigkeit, irgendeine Art von Hardware- oder Software-Komponenete zu kaufen. Ein Browser und eine Internetverbindung sind alles, was benötigt wird.
Leistungsstarkes System zur Überprüfung der Konformität von Rechnungen.
Durch die Verwendung verschiedener Kriterein wird ein Niveau von über 90% an konformen Rechnungen erreicht.
Vollständige Sichtbarkeit für den Finanzbereich.
Online und jederzeit den Status und die verantwortliche Person für jede einzelne Rechnungen einsehen können.
Registrierung aller Veranstaltungen mit Benutzer.
Datum und Uhrzeit, Kommentar und Art der Aktion. Sehr nützliche Informationen für die Rechnungsprüfung und Kontrolle von Aktionen.
Online-Archivierung für die vereinbarte Zeit.
Zugriff auf Bilder/Daten aller archivierten Rechnungen.
Wie sieht der Prozess der Automatisierung von Lieferantenrechnungen aus?
Das E-Invoicing-Portal easyapIP verfügt über Arbeitsabläufe, die speziell für die Automatisierung von Lieferantenrechnungen und für die besondere Kasuistik der Bearbeitung von Rechnungen Dritter entwickelt wurden. Die üblichen Rechnungsabläufe, mit oder ohne Bestellung, sind unten dargestellt.
1. die Entgegennahme von Rechnungen:
Rechnungseingang: beliebiges Format
2. die Validierung der Rechnung:
Validierungen: unterschiedlicher Art, formal, doppelt empfangen, Daten...
3. Rechnungsidentifikation:
Automatisierte Identifizierung des Rechnungstyps: mit oder ohne Bestellauftrag/ andere proprietäre Schaltungslogiken, die auf der Grundlage von Rechnungsinformationen und Lieferantenattributen implementiert werden
4. Rechnungen mit Bestellauftrag:
Rechnungen mit Bestellung: automatischer Abgleich
4. Rechnungen ohne Bestellauftrag:
Rechnungen ohne Bestellung: Kodierung und Genehmigung
Vergleich mit Kaufauftrag (Vergleich von Bestellnummer und Beträgen)
Vergleich mit Kaufauftrag und Lieferschein: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Einheiten, Einzelpreis und jedes andere Element.
Codierung:
Buchhaltungszuweisung, Konten- und analytische Buchhaltungselemente (bis zu 5 Ebenen):
Automatisch basierend auf den Informationen in der Rechnung, Lieferant
Manuell, mit Bezug aus xls.
Genehmigung: automatische Zuordnung zu einem oder mehreren Benutzern (Reihenfolge) für die elektronische Unterschrift, basierend auf Unternehmensrichtlinien, die leicht nach Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Buchhaltungskonto parametrisiert werden können...
5. Bearbeitung von Reklamationen
Detaillierte Kategorisierung der Art des Problems und automatische Zuweisung an die richtige Person, die für dessen Lösung verantwortlich ist. Handlungsoptionen je nach Art des Problems
6. Buchhaltung
Automatische Erstellung einer Buchungszeile, die den Eigenschaften des ERP-Systems entspricht
Erweiterter Rechnungsworkflow
Kodierung von Rechnungen ohne Auftrag
Das Fehlen einer Bestellung/Bestellung erfordert eine nachträgliche Genehmigung der Ausgaben. Die Erlangung dieser Genehmigung ist mit viel Aufwand und Zeit verbunden. Dieses Phänomen tritt häufig bei "Notfällen" auf und untergräbt somit die Grundlagen der internen Kontrolle. Das Fehlen einer Bestellung fördert die Unkenntnis über die Entstehung von Ausgaben und führt zu Überraschungen.
Dies sind, auf einer sehr hohen Ebene, die Informationsschritte im Prozess der nicht bestellten Rechnungsbearbeitung von der Rechnungserfassung über die Rechnungsprüfung bis hin zur anschließenden Zahlungsinformation.
Abgleich von Rechnung und Auftrag
Im Durchschnitt gibt es bei 15% der bearbeiteten Rechnungen Ausnahmen. Die Kosten für die Bearbeitung einerRechnung mit einer Ausnahme sind 20 Mal höher als die Kosten für die Bearbeitung einer Standardrechnung. In den meisten Fällen ist es die Kreditorenbuchhaltung, die für die Bearbeitung der Ausnahmen verantwortlich ist, wenn sie nicht die Befugnis hat, sich damit zu befassen.
Dies sind, grob gesagt, die Informationsschritte im auftragsbezogenen Rechnungsbearbeitungsprozess von der Rechnungserfassung über die Rechnungsprüfung bis zur anschließenden Zahlungsinformation.
Zertifiziertes Scannen und Erfassen von Rechnungen
Aktuelle Situation
Normalerweise ist die Bearbeitung von Rechnungen langsam, ineffizient und teuer.
Motiviert durch die große Vielfalt an Rechnungsformaten und die schlechte Auswertung von Informationen in detaillreichen Zeilen, einschließlich der automatisierten OCR- (Optical Character Recognition) Rechnungserfassungstechnologie, wird dieser Aktivität noch immer nicht ausreichend Rechnung getragen.
Unser zertifizierter Digitalisierungsvorschlag
easyap schlägt eine Lösung vor, die auf einem angemessenen Gleichgewicht zwischen Technologie und dem Einsatz von Fachpersonal basiert. Wir stellen das digitale Bild und die Daten der Rechnung zur Verfügung.
easyap ist vom spanischen Finanzamt für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen zugelassen. Mit diesem neuen Verfahren entfällt die Verpflichtung zur physischen Archivierung von Rechnungen, da die erzeugten digitalen Dokumente alle steuerlich/rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Vorteile
- Umwandlung von fixen in variable Kosten
- Kostenersparnis
- Straffung des Rechnungsbuchungszyklus
- Verbesserte Zugänglichkeit von Rechnungen
- Minimiert den Verlust von Rechnungen
