Mitarbeiterspesen

Mitarbeiterausgaben

Kontrolle von Reise- und Vertriebsausgaben

Aktuelle Situation

Mitarbeiter verschwenden viel produktive Zeit mit dem Erstellen, Genehmigen und Buchen von Spesenabrechnungen. Die Zuordnung solcher Mitarbeiterausgaben zu Projekten oder Kostenstellen ist immer eine Herausforderung. Trotz ihrer hohen Gesamtsumme sind ihre Analysen und Berichte schlecht.

Unser Vorschlag

easyap stellt seinen Kunden das Portal easyapIP zur Verwaltung des Reisemanagementprozesses und den Mitarbeiterausgaben zur Verfügung.

Die easyap-Lösung beinhaltet eine schnelle Implementierung und einen minimalen Wartungsaufwand. Sie umfasst die Kostenabrechnung, die Genehmigung auf Grundlage der Unternehmensrichtlinien und die anschließende automatische Abrechnung im Unternehmensverwaltungssystem.

Leistungen | Personalaufwand

  • Erhebliche Produktivitätssteigerung mit daraus resultierenden Kosteneinsparungen
  • Mehr Kapazitäten für Analysen, sodass Verbesserungspotenziale schneller erkannt werden können
  • Unterstützung bei der Umsetzung interner Richtlinien
  • Ermittlung tatsächlicher Ausgaben
  • Minimiert das Risiko der Nichtabzugsfähigkeit von Ausgaben

Verwaltung von Spesenabrechnungen

Hier ein Schaubild des Informationsflusses im Prozess der Reisekostenabrechnungen beginnend bei der Eingabe vom Mitarbeiter über die Website bis zur späteren Benachrichtigung über die getätigte Überweisung.

Was ist easyap Mitarbeiter?

Eine Online-Plattform für die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben mit einem an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbaren Kreislauf, der den Zyklus vom Reiseantrag bis zu seiner Abrechnung und Auszahlung einschließlich der Prüfungs- und Genehmigungszyklen umfasst.

An wen ist das gerichtet?

Für Unternehmen jeder Größe, die vermeiden wollen, dass Mitarbeiter Zeit verschwenden, um interne Ausgaben zu rechtfertigen und gleichzeitig dabei Buchhaltungsprozesse, unter Einhaltung der internen Richtlinien zur Ausgabenkontrolle und Genehmigungsregeln, verbessern und optimieren möchten.

Warum sollte man das nutzen?

  • Kosteneinsparungen von mehr als 50%.
  • Keine Erstinvestition.
  • Variable Kosten auf Basis der Anzahl der verarbeiteten Abrechnungen.

Highlights der Verwaltung von Mitarbeiterausgaben

Erstellung einer Ausgabe-/Buchhaltungsdatei.

Es ermöglicht Dopplearbeiten/-buchungen zu vermeiden, indem die vom Benutzer bei der Registrierung des Spesenzettels ausgefüllten Daten genutzt werden, um eine Datei mit einem importierbaren Format aus dem Buchhaltungssystem zu erstellen. Das System verfügt über eine Vielfalt an anpassbaren Formaten und Dateien.

Kontrolle der Ausgaben.

Schließlich stellt dieses System sicher, dass eine angemessene Kontrolle der ausgegebenen Beträge, entsprechend der internen Vorschriften zu den Kostenarten und der jeweiligen Hierarchieebene, erfolgt, ohne dabei von den subjektiven Kriterien des Gutachters/Genehmigers abhängig zu sein.

Zugang und Upload von jedem Gerät aus

Man benötigt lediglich eine Internetverbindung und einen beliebigen Browser. Die von mobilen Geräten aufgenommenen Bilder (Fotos von Quittungen), die per E-Mail verschickt werden, werden für die Erstellung von Abrechnungen verwendet. Die Bilder dienen in jedem beliebigen Zeitpunkt des Prozesses als Unterstützung.

Workflow für Genehmigungen

Die Spesenabrechnungen werden automatisch zur Prüfung (genehmigt/abgelehnt) zugewiesen, basierend auf leicht parametrisierbaren Regeln, die mehrere Genehmigungsebenen mit "und" / "oder" Bedingungen erlauben.

Workflow mit verschiedenen Statusmeldungen.

Die Verantworlichen für die Genehmigung und die Buchhaltung können mit einbezogen werden. Dies beginnt bereits in einer frühen Phase vor Buchung von Reisen und entsprechend vor Bearbeitung von Reiseanträgen. Vollständige Einsicht durch die Finanzabteilung.

Belastung von Kreditkartentransaktionen.

Erstellen von Reisekostenabrechnungen zur Überprüfung und Verarbeitung. Vollständiger Abgleich der getätigten Ausgaben mit den Kreditkartenbelastungen.

Aufzeichnung aller Ereignisse für Revisionszwecke.

Erfassen Sie auf jeder Abrechnung alle durchgeführten Buchungen, mit Angabe der Art der Buchung und wer sie wann durchgeführt hat. Jede Abrechnung kann zudem kommentiert werden. Kontrolle der anstehenden Aufgaben und Nachverfolgung auf Basis des Erstelldatums.

Berichte.

Nutzer erhalten online Informationen über den Status ihrer erstellten Abrechnungen. Es können zudem Berichte zur Nachverfolgung und Messung kritischer Variablen des Prozesses erstellt werden. Informationen für die Buchhaltung, die Finanzverwaltung und die Kontrolle der Finanzbereiche/-ausgaben.

Wie läuft der Prozess der Mitarbeiterfinanzierung bei easyei ab?

easyapIP ist ein Web-Tool mit einer spezifischen Anwendung zur effizienten Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben in Unternehmen. In der folgenden Grafik werden die wichtigsten Schritte des Prozesses beschrieben.

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A. Reiseantrag:

1. Mitarbeiter beantragt Vorab-Genehmigung für Reisen
2. Genehmigung/Ablehnung durch den Vorgesetzten

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1. Dem Arbeitnehmer entsteht eine Ausgabe

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B. Die Agentur erstellt ein Angebot für die Reise:

1. Angebot über Flug-/Hotelkosten
2. Überprüfung des Angebots
3. Bestätigung des Angebots

Sobald die Reise gebucht ist, wird sie entweder direkt in das Buchhaltungssystem exportiert oder an den Mitarbeiter weitergeleitet, um den Rest der Reisekosten zu bearbeiten

Reise- und Vertriebskosten

2. Upload der Reisekostenaufstellung:

  • Von einem mobilen Gerät
  • Vom Computer
  • Importieren von Kreditkartentransaktionen
prozess-reisekosten-vertriebskosten

3. Richtlinie für Ausgaben:

Kontrolle und Anwendung der vom Unternehmen vorgegebenen Richtlinien für Ausgaben auf der Grundlage der jeweiligen Hierarchieebene des Mitarbeiters, der Art der Ausgaben und des Betrags.

4. Genehmigung/Ablehnung des Reisekostenaufstellung:

Die Reisekostenanträgen werden auf Grundlage von Unternehmensrichtlinien, die sich leicht parametrisieren lassen, genehmigt.
Den Anträgen können ein oder mehrere Regeln zugeordent werden.

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5. Buchung ins ERP-System:

Automatische Erstellung von Buchhaltungseinträgen im ERP-System des Kunden
Abbildung von Kosten auf Buchhaltungskonten
So viele Ebenen der analytischen Buchhaltung wie erforderlich
Kreditkartenabstimmung

6. Überprüfung der Reisekostenaufstellung:

Verfahren auf der Grundlage parametrisierbarer Kriterien
Betrugserkennung
Mehrwertsteuerrückerstattung

Wir betonen...

  • Formale Validierungen Transaktionen werden vor der Übermittlung an das zuständige Finanzamt validiert.
  • Workflow für die Verwaltung von Fehlern bzw. Ablehnungen auf erster und zweiter Ebene
  • Mapping und logische Anpassung der Kodierung gemäß den Anforderungen der jeweiligen Steuerbehörde.
  • Feedback vom Buchhaltungssystem auf Grundlage der erhaltenen Antworten (Transaktionskontrolle)
  • Online-Abfrage der an die entsprechende Steuerbehörde gemeldeten Daten und verifizierte Abfrage.
  • Verwaltung von Änderungen und Stornierungen möglich 
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