Easyap verfügt über eine Online-Plattform für die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben mit einem an alle Bedürfnisse anpassbaren Kreislauf, der den Zyklus vom Reiseantrag bis zur Abrechnung und Auszahlung abdeckt, einschließlich der Prüfungs- und Genehmigungszyklen.
Spesenmanagement für Mitarbeiter
Das ist Javier. Als Buchhalter seines Unternehmens verwaltet er die Ausgaben seiner Angestellten, z. B. für Parkplätze, Mahlzeiten, Reisen, Taxis... Manchmal zahlen sie mit der Firmenkarte, manchmal schießen sie das Geld selbst vor. Die Mitarbeiter müssen die Spesenabrechnung manuell ausfüllen, eine mühsame Aufgabe, für die sie nie die Zeit finden. Wenn sie schließlich alles haben, geben sie es an ihren Vorgesetzten weiter, der es zur Genehmigung prüft und an Javier zurückschickt, der viele, viele Stunden damit verbringt, es mit den Fahrkarten abzugleichen, die Ausgaben auf der Karte abzugleichen und die Fahrten der Agentur den richtigen Mitarbeitern zuzuordnen, um schließlich alles abzurechnen und den Mitarbeitern das Geld zurückzugeben, das sie vorgestreckt haben. Aber das wird sich jetzt ändern.
Automatisierung von Versand, Empfang und Buchung von Spesenabrechnungen
Javier registriert in easyap Mitarbeiter und nimmt die Mitarbeiter, die Geschäftsausgaben haben, als Benutzer auf. Jetzt können sie jedes Mal, wenn sie eine Ausgabe haben, diese im Ausgabenportal registrieren, die Quittung scannen oder ein Foto davon mit ihrem Mobiltelefon machen. Und sie können das Konzept in diesem Moment angeben, es später über das Web tun oder das System anweisen, die OCR zu übergeben. Wenn sie alle ihre Ausgaben hinzugefügt haben, bearbeiten sie den Beleg und ihre Vorgesetzten erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Über ihren Computer oder ihr mobiles Gerät können sie den Beleg einsehen und elektronisch genehmigen, woraufhin er automatisch in das Buchhaltungsprogramm von Javier exportiert wird.
Das Verfahren ist viel einfacher und schneller
Es gibt jedoch Mitarbeiter, die sich nie an die Spesenrichtlinien des Unternehmens halten und mehr ausgeben, als ihnen zusteht, oder an Tagen, an denen sie nicht arbeiten. Javier kann die Anwendung so konfigurieren, dass diese Ausgaben blockiert werden, nur genehmigt werden oder nur der festgelegte Betrag gezahlt wird. Ausgaben, die nicht mit der Richtlinie übereinstimmen oder bei denen ein Zwischenfall auftritt, werden dem Mitarbeiter bis zur Genehmigung zurückerstattet, und alle Vorfälle werden protokolliert.
Reisemanagement
Was die Reisen angeht, so bereitete es Javier Kopfzerbrechen, die Rechnungen der Reisebüros mit den Ausgaben der Mitarbeiter abzugleichen. Jetzt beantragen die Mitarbeiter Tickets über das Spesenportal. Wenn dieser Antrag genehmigt ist, geht er an das Reisebüro. Sobald die Reise gebucht ist, wird sie direkt in das Buchhaltungssystem exportiert oder an den Mitarbeiter weitergeleitet, der die restlichen Reisekosten abrechnet.
Easyap Leistungen für Arbeitnehmer
Der Einsatz von easyap-Mitarbeitern ist eine Win-Win-Situation:
- Die Arbeitnehmer können sich jederzeit über den Stand der Abrechnung ihrer Ausgaben informieren.
- Die Ausgabenpolitik des Unternehmens wird endlich eingehalten
- Javier hat jetzt ein Werkzeug für eine bessere Ausgabenkontrolle
- Der Abgleich von Agentur- und Kreditkartenrechnungen ist viel einfacher
- Sie haben Kosten gespart, da die Anzahl der Benutzer im easyap-Kostenportal nicht begrenzt ist und man nur pro bearbeitetes Blatt bezahlt.
- Sie haben die Ressourcen optimiert und Zeit gespart; die Mitarbeiter und Führungskräfte sind zufriedener und er ist viel entspannter, da er auch
- Sie können sich auf den erfahrenen technischen und buchhalterischen Support von easyap verlassen.
Easyap Mitarbeiter, das unverzichtbare Instrument zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben im Unternehmen.