Bei easyap beobachten wir einen unaufhaltsamen monatlichen Anstieg der Zahl der per E-Mail eingehenden Rechnungen, von denen die überwiegende Mehrheit pdf-Dokumente sind. Diese Situation ist das Ergebnis der am 1. Januar 2013 in Kraft getretenen Gesetzesänderung (Königliches Dekret 1619/2012), die die Rechnungsstellungspflichten regelt und die zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung um die elektronische Rechnungsstellung zu fördern, werden die Papierrechnungen den elektronischen Rechnungen gleichgestellt, was unter anderem dazu führt, dass das PDF-Dokument als Beleg für die Rechnung gilt, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Nach der Verordnung gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungs- und Zugriffspflichten wie für Papierrechnungen.
Empfang von Rechnungen per E-Mail: Wie geht man mit ihnen um?
Zusammenfassend besagt die Vorschrift, dass die Aufbewahrungspflicht mit allen Mitteln erfüllt werden muss, die die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit des Inhalts sowie den unverzüglichen Zugang der Steuerverwaltung gewährleisten.
In Anbetracht dieser Verpflichtungen stellt sich die Frage: Ist E-Mail ein geeignetes Instrument für die Aufbewahrung von Eingangsrechnungen?
Die Antwort ist ganz einfach: Nein
Die E-Mail mag das geeignete Medium sein, um die Rechnung im PDF-Format zu erhalten, aber sie ist nicht das geeignete Medium für die Konsultation oder die Archivierung. Wie kann eine Anfrage der Steuerbehörde, eine bestimmte Rechnung in einer Postdatenbank zu suchen, beantwortet werden? In der Regel enthält das erhaltene Dokument in seiner Identifizierung keinen Hinweis auf die Rechnungsnummer, das Datum, den Betrag, den Aussteller und den Empfänger... Die Suche nach einer bestimmten Rechnung kann bei geringem Volumen eine mühsame Aufgabe sein, die aber zu Ergebnissen führen kann. Aber was passiert, wenn das Volumen der Rechnungen pro Jahr sehr groß ist und sich die Anfrage auf Dokumente bezieht, die, sagen wir, drei Jahre alt sind?
Anforderungen an den Eingang von Rechnungen
Um den Anforderungen gerecht zu werden, sind Instrumente für die Dokumentenverwaltung erforderlich, die das Bild der Rechnung zusammen mit bestimmten Daten archivieren, so dass sie zu gegebener Zeit wieder auffindbar sind. Und als ergänzende Werkzeuge, die den Zyklus der Rechnungsbearbeitung beschleunigen und für diese Verpflichtungen notwendig sind: OCR (zur Unterstützung bei der Extraktion von Daten, die später zu durchsuchbaren Daten werden) und Arbeitsabläufe für den Zyklus und die automatische Buchführung (die den Online-Zugriff und die Abfrage ermöglichen).
