E-Invoicing-Systeme: Wie wähle ich das beste System für mein Unternehmen?

Nov 30, 2021 | Elektronische Rechnungsstellung

Sie ist bereits Realität. Und wer sie nicht wahrnehmen will, wird zurückbleiben. Die Online-Welt ist nicht die Zukunft, sie ist die Gegenwart. Sie ist bereits da, und wenn man sich als Manager oder sogar als Angestellter eines Unternehmens nicht darauf einstellt, ist man verloren. Die Optimierung der Zeit und der Ressourcen im Allgemeinen, die jedem Unternehmen zur Verfügung stehen, ist enorm. Unabhängig von der Branche, dem Markt, dem Umsatz... wenn Sie digital sind, haben Sie viele Wettbewerbsvorteile, die Sie nutzen können. Einer davon ist das Wissen, wie man die elektronische Ausstellung und den Empfang von Rechnungen verwaltet, und easyap ist in diesem Bereich ein Gewinn. In den folgenden Zeilen erklären wir Ihnen, warum unser elektronisches Rechnungssystem dafür die beste Option ist.

Was ist oder was verstehen wir unter einem elektronischen Rechnungsstellungssystem?

Doch bevor wir zu diesem Punkt kommen, lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen: Was ist ein elektronisches Rechnungsstellungssystem? Um Ihnen eine Definition zu geben, könnten wir sagen, dass wir uns auf den Prozess der Verwaltung des Versands und des Empfangs von Rechnungen, Geschäftskontoauszügen, Quittungen oder Mahnschreiben mittels eines elektronischen oder Computerprogramms beziehen.
Man könnte sagen, dass durch elektronische Rechnungssysteme jeder Arbeitnehmer heutzutage die Möglichkeit hat, viele seiner täglichen Aufgaben mit einem digitalen Programm zu erledigen. Und ja, Sie haben richtig gelesen: jeder Arbeitnehmer.
Digitale Rechnungsstellungssysteme sind für Manager oder Leiter von Finanzabteilungen nützlich, die für Finanzkontrollen und buchhalterische Aspekte zuständig sind. Da es jedoch hoch entwickelte Programme gibt, die sich an alle Arten von Budgets und Konten anpassen, können sie ein ideales Werkzeug für viele Berufsprofile sein. Das heißt, Kleinunternehmer oder Angestellte mit spezifischen und punktuellen Aufgaben im Zusammenhang mit diesen Buchhaltungsfragen.
Die easyap-Software ist eine davon, denn es ist ein System, das sich an Ihr Budget und Ihre Rechnungsstellung anpasst. Wir berechnen unser System nach der Anzahl der bearbeiteten Rechnungen. Mit anderen Worten: Sie verwandeln Fixkosten in variable Kosten.

Warum eine Software für die elektronische Rechnungsstellung?

Die Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten (und deren Anpassung an Ihr Rechnungsvolumen) ist nicht der einzige Vorteil von elektronischen Rechnungssystemen wie easyap. Im Folgenden werden wir weitere positive Aspekte oder Vorteile auflisten:
  • Die Schnelligkeit - im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung mit Papier, Stift und Taschenrechner geht alles viel schneller und agiler.
  • Die Sicherheit, die es bietet, da es keine Zwischenhändler gibt und die Informationen in Sekundenschnelle von einem Konto zum anderen übertragen werden, wobei die modernsten digitalen Sicherheitsprotokolle zur Verschlüsselung dieser Informationen verwendet werden.
  • Die Kontrolle, die Sie über alle Informationen und Daten haben. Alles wird bequem und einfach im System erfasst und angezeigt.
  • Es bietet den einfachsten und schnellsten Zugang zu Rechnungen und Informationen im Allgemeinen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Tablet, ein Smartphone oder ein Computer jeglicher Art und eine Internetverbindung, um Rechnungsinformationen zu kontrollieren oder zu verwalten.
  • Schonung der Umwelt, da enorme Einsparungen beim Papierverbrauch und auch Energieeinsparungen durch den geringeren Einsatz von Geräten wie Druckern erzielt werden.
Elektronische Rechnungssysteme wie das von easyap bieten Ihnen all diese Vorteile und noch viel mehr. Und nicht nur das: Wenn Ihr Unternehmen in Spanien mit der Verwaltung zu tun hat, sollten Sie wissen, dass die elektronische Rechnungsstellung Pflicht ist. Im Zuge der Digitalisierung des Geschäftslebens sind die öffentliche Verwaltung und alle von ihr abhängigen Stellen und Einrichtungen seit 2015 gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
Wie Sie an dieser Maßnahme sehen können, haben nicht nur in Spanien, sondern alle Regierungen weltweit ein besonderes Interesse an digitalen Rechnungssystemen, nicht nur wegen dieser Vorteile, sondern auch aus einem anderen Hauptgrund. Dank Programmen wie dem von easyap ist die Finanzkontrolle des gesamten Informationsflusses viel umfassender. Dies erleichtert den Verwaltungen die Kontrolle und Aufdeckung von Betrug und Steuerhinterziehung, da alle Informationen aufgezeichnet werden und viel leichter zugänglich sind.

Welches sind die am häufigsten verwendeten E-Invoicing-Systeme?

So ist der Einstieg in die Welt der digitalen Rechnungsstellung eine Notwendigkeit, die sich aus der Verpflichtung ergibt, mit den Behörden und den von ihnen abhängigen Stellen zusammenzuarbeiten, sowie aus den Anforderungen des Marktes. Wie wir bereits zu Beginn dieses Blogartikels gesagt haben, ist die elektronische Rechnungsstellung heute eine mehr als greifbare Realität.
In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass es zahlreiche Unternehmen gibt, die insbesondere in den letzten Jahren Systeme für die digitale Rechnungsstellung entwickelt haben. Eine logische und greifbare Tatsache, wenn man die Nachfrage danach bedenkt. Es gibt jedoch bestimmte Optionen, die im Vergleich zu anderen Alternativen die Nase vorn haben.
Die Lösung, die wir Ihnen bei easyap anbieten, ist nicht nur ein E-Invoicing-System, das Ihnen alles bietet, was Sie brauchen, sondern es bedeutet auch, sich für eine bewährte und erfahrene Option zu entscheiden. Hier sind einige unserer Wettbewerbsvorteile im Vergleich zu vielen anderen Marken, die Sie heute auf dem Markt finden:
  • Eine bewährte und umfassende Erfahrung, da wir seit mehr als zwei Jahrzehnten elektronische Rechnungssysteme in Unternehmen und Betrieben aller Art einführen.
  • Internationaler Hintergrund, da wir Arbeiten und Projekte in Spanien, in mehreren europäischen Ländern, auf dem gesamten amerikanischen Kontinent und in Nordafrika durchgeführt haben.
  • Wir arbeiten mit Unternehmen und Betrieben aller Größenordnungen zusammen. Von multinationalen Unternehmen bis hin zu lokalen KMU und Selbstständigen.
  • Ein Team, das sich aus Fachleuten aus den beiden Hauptbereichen des Unternehmens zusammensetzt: Finanzen und Technik.
  • Kenntnisse über die Implementierung von Software für die digitale Rechnungsstellung in vielen verschiedenen Sektoren, vom Bankwesen über Tourismus, Marketing und Personalwesen bis hin zur Automobilindustrie.
Dennoch ist es richtig, dass immer mehr Unternehmen versuchen, in die Welt der Online-Rechnungsstellungssysteme einzusteigen. Ohne weiter darauf einzugehen und aufgrund der Notwendigkeit der elektronischen Rechnungsstellung auf institutioneller Ebene hat die Regierung ihr eigenes System oder Portal namens FACe.
Gleichzeitig gibt es Technologieunternehmen, die elektronische Rechnungen als einen Nischenmarkt betrachten, in dem sie versuchen, mehr Geschäft zu machen. Starke Marken in anderen Märkten wie Holded oder die Zahlungsplattform Stripe sind einige von ihnen. Diese Unternehmen bieten jedoch nicht die Spezialisierung und das Fachwissen wie wir bei easyap, wo wir uns darauf konzentrieren, genau die beste E-Invoicing-Lösung auf dem Markt anzubieten.

Weitere Aspekte, die Sie mit unserer Software für die elektronische Rechnungsstellung verwalten können

Darüber hinaus und abschließend bietet Ihnen unser System nicht nur die Möglichkeit, den elektronischen Rechnungsversand oder den Rechnungseingang zu verwalten. Abgesehen davon, dass Sie mit easyap alles verwalten können, was als Rechnungsfreigabe-Workflow bekannt ist, stehen Ihnen noch viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung.
Wir sprechen zum Beispiel darüber, wie Sie mit einer Lösung wie der unseren ein Lieferantenportal einrichten können. Ein ideales Instrument für Ihre Lieferanten, da sie dort Informationen über ihre Rechnungen, Bestellungen, Zahlungen, Quittungen usw. finden. Und das, ohne am Telefon sitzen zu müssen und ohne mit einem Kundendienst zu tun zu haben, der nur zu bestimmten Geschäftszeiten arbeitet.
Im Gegenzug stellen wir den Unternehmen über unsere digitale Rechnungslösung das easyei-Portal zur Verfügung. Ein ideales Instrument, das alle von der Steuerbehörde geforderten Steuerinformationen zusammenfasst. Mit anderen Worten, mit der easyap-Lösung können Sie sowohl die SII (Sofortige Lieferung von Mehrwertsteuerinformationen) als auch andere Systeme wie SILICIE oder TicketBAI einhalten. Mit anderen Worten: Unabhängig davon, welches ERP- oder Buchhaltungssystem Sie verwenden, bildet die easyap-Lösung Ihre Rechnungsdaten gemäß den Anforderungen der AEAT ab und kategorisiert sie. Und das nicht nur in Spanien, sondern passt sich auch an die steuerlichen Anforderungen von Systemen in anderen Ländern an, wie z.B. dem portugiesischen SAPF-PT.
Schließlich können Sie mit unserer Lösung auch die Mitarbeiterausgaben Ihres Unternehmens verwalten. Der Posten, der Ihre Buchhaltung manchmal aus dem Gleichgewicht bringt, wird mit easyap ebenfalls kontrolliert. Wir bieten Ihnen ein easyapIP-Portal, mit dem Sie die Reise- und Spesenprozesse Ihrer Mitarbeiter vollständig verwalten können. Grundsätzlich können Sie die Kontrolle über Spesenabrechnungen haben, diese auf Basis der Unternehmensrichtlinien genehmigen oder ablehnen und alles automatisch im System verbuchen.
Und wollen oder müssen wir Ihnen nach all dem noch mehr Gründe nennen, sich mit uns in Verbindung zu setzen und den endgültigen Schritt zur digitalen Transformation zu machen?

Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens und optimieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse

Haben Sie noch Zweifel? Kontaktieren Sie uns unter

14 + 10 =