Förderung des Systems der elektronischen Rechnungsstellung durch die europäischen Regierungen.

10. März 2020 | E-Invoicing

Bei der Förderung elektronischer Rechnungsstellungssysteme ist Spanien ein Vorreiter: Seit 2010 gibt es ein Standardprotokoll für die elektronische Rechnungsstellung mit der Verwaltung, das nur von den nordischen Ländern übertroffen wird. Seit 2016 wird eine Norm auf europäischer Ebene gefördert, der sich alle Länder anschließen. In letzter Zeit weisen Nachrichten aus allen Regierungen auf die bevorstehende obligatorische Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung hin, um die Kontrolle und die Geschwindigkeit der rechnungsbezogenen Prozesse zu erhöhen.

Was ist das elektronische Rechnungsstellungssystem?

Erstens ist eine elektronische Rechnung rechtlich gesehen dasselbe wie eine Papierrechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in elektronischem Format ausgestellt und empfangen wird ....

Die elektronische Rechnung ersetzt die Papierrechnung und zeichnet sich dadurch aus, dass sie den Empfängern auf telematischem Wege in elektronischem Format übermittelt wird, wobei die Daten das physische Papierdokument ersetzen und dieselbe Rechtsgültigkeit besitzen, da sie eine fortgeschrittene elektronische Signatur enthalten, die von einer von der entsprechenden Verwaltung anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.

Europäische Regierungen fördern E-Invoicing-System

Verordnungen wie die Verordnung über die sofortige Bereitstellung von Informationen (SII), SILICIE o TicketBAIsind Beispiele für bereits umgesetzte oder in der Umsetzung befindliche Regelwerke, die ihren jeweiligen Verpflichteten bestimmte zeitliche und formale Anforderungen auferlegen, die eine Weiterentwicklung ihrer Prozesse erfordern, sowohl für der Ausstellung von Rechnungen an Kunden (AR)als auch der Empfang/Buchführung von Lieferantenrechnungen (AP).. Diese Veränderung beinhaltet im Wesentlichen die Einführung eines E-Invoicing-Systems, das nicht nur voll im Einklang mit dem globalen Trend der digitalen Transformation im Finanzbereich steht, sondern auch erhebliche Vorteile bei den traditionellen Rechnungsstellungsprozessen bietet.

Verbesserungen durch die Einführung von E-Invoicing-Systemen

Die Hauptverbesserung, die sich aus der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ergibt, besteht in der Automatisierung des Prozesses, sei es im Bereich der Lieferanten oder der Kunden. Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht zu verwechseln mit dem elektronischen Versand von Rechnungen. Ein herkömmlicher Rechnungsstellungsprozess ist nicht allein dadurch automatisiert, dass eine Rechnung im PDF-Format erstellt und per E-Mail verschickt wird; die Automatisierung umfasst alle Schritte des Prozesses und setzt die Verfügbarkeit der Rechnungsdaten während des gesamten Zyklus voraus.

In den letzten drei Jahren hat die elektronische Rechnungsstellung in Spanien um mehr als 10 % pro Jahr zugenommen, was zu Lasten der Papierrechnungen geht.

Aus unserer Erfahrung mit easyap im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung - wir sind seit 20 Jahren auf die kontinuierliche Verbesserung von Rechnungsstellungsprozessen spezialisiert und stellen jedes Jahr zig Millionen Rechnungen aus - können wir die eingeführten Verbesserungen zusammenfassen:

  • Verkürzung des Bearbeitungszyklus von Tagen auf Stunden, sowohl bei der Verwaltung von PA-Rechnungen als auch bei der Ausstellung in AR.
  • Rückverfolgbarkeit des gesamten Prozesses und der Audit-Ereignisse, mit relevanten Informationen zur Verkürzung der Erhebungs- und Zahlungsfristen.
  • Verringerung des Zeitaufwands für die Verwaltung und Verbesserung der internen Kontrolle, Minderung des mit manuellen Aufgaben verbundenen Risikos.
  • Im Bereich der Lieferanten, Verbesserung des Prozesses und Reduzierung der Nacharbeit durch die vollständige Digitalisierung des Prozesses, wodurch 100% der manuellen Aufgaben, die mit dem Dokumentenmanagement verbunden sind, eliminiert werden.
  • Im Kundenbereich wird die Rechnungsstellungspolitik an die Anforderungen des Endkunden angepasst, so dass jeder Kunde die Rechnung in dem Format erhält, das seinen Bedürfnissen am besten entspricht.

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