Ein effektives Management des Betriebskapitals, definiert als Umlaufvermögen minus kurzfristige Verbindlichkeiten, ist eine der ältesten Praktiken im Finanzmanagement. Nach dieser Praxis wird die Maxime aufgestellt, dass kurzfristige Bedürfnisse mit kurzfristigen Barmitteln und langfristige Bedürfnisse mit langfristigen Quellen finanziert werden sollten. Das zugrundeliegende Ziel für das Unternehmen besteht also im Wesentlichen darin, die Betriebsrisiken und Finanzierungskosten zu verringern.
Obwohl die Kreditorenbuchhaltung in Unternehmen eine entscheidende Rolle bei der Erreichung dieses Geschäftsziels spielt, vernachlässigen viele Unternehmen Initiativen, die sowohl die langfristige Effektivität als auch die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung sicherstellen. Einige führende Unternehmen haben den Wert einer Umgestaltung ihrer Kreditorenbuchhaltung erkannt und entschiedene Schritte unternommen, um die Produktivität dieser Abteilungen zu steigern.
Abteilung Kreditorenbuchhaltung
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in einem dezentralisierten oder zentralisierten Umfeld tätig ist, ist es wichtig, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung ihr volles Potenzial ausschöpft und wirksam dazu beiträgt, Ihre operativen Risiken und die Kosten Ihrer Finanzaktivitäten zu senken.
Aber ... Wie können Sie feststellen, ob Sie diese maximale Leistung erreichen?
Ein guter Ausgangspunkt ist die Prüfung von Benchmarking-Studien und Umfragen, die von Experten aus dem Bereich der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt wurden. Mehr als 12 % der spanischen Unternehmen und fast 75 % der Unternehmen mit 5.000 oder mehr Beschäftigten haben eine Bewertung und ein Benchmarking der operativen Leistung ihrer Kreditorenbuchhaltung durchgeführt.
Die ordnungsgemäße Nutzung der Ergebnisse dieser Studien und Erhebungen hat sich für zahlreiche Unternehmen als vorteilhaft erwiesen, um die Prozesse zu straffen und die Produktivität der Kreditorenbuchhaltung zu steigern. Diese Studien können zusammen mit den Daten anderer Unternehmen genutzt werden, um die Leistung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu untersuchen und zu vergleichen. Wenn Ihre Ergebnisse von denen in den Studien abweichen, ist es vielleicht an der Zeit, die Gründe für diese Lücken zu ermitteln und die notwendigen Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung der betrieblichen Leistung zu ergreifen.
6 KPIS zur Messung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung
In der Kreditorenbuchhaltung gibt es eine Vielzahl von Leistungskennzahlen, die ermittelt und gemessen werden können, um sie zu verbessern. Es ist wichtig, die Kennzahlen zu ermitteln, die in Ihrem Unternehmen messbar sind, und die wenigen zu bestimmen, die die strategischen Prioritäten und die Betriebskultur Ihres Unternehmens unterstützen.
In dieser Serie von drei Artikeln, die im Laufe des Monats veröffentlicht werden, werden wir die Schlüsselbereiche der Kreditorenbuchhaltung näher beleuchten:
► Prozesskosten
► Automatisierung
► Fehlerquoten
Betrug und doppelte Zahlungen
► Finanzkontrollen
► Lieferantenzufriedenheit
In diesem ersten Artikel der Reihe betrachten wir den ersten Parameter: Prozesskosten.
1. die Prozesskosten
Die Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung sind die grundlegendste Kennzahl, aber in vielen Fällen auch eine der am schwierigsten zu bewertenden. Die Herausforderung besteht darin, einen objektiven Vergleich der in die Kostenberechnung einbezogenen Prozessschritte zu erhalten. In einigen Studien werden die Kosten für die Rechnungsbearbeitung, das Scannen, die Zertifizierung, die Archivierung, den Abgleich, ... einbezogen. Trotz dieser Einheitlichkeit zeigen verschiedene Kostenstudien eine große Bandbreite an operativen Ergebnissen. Eine Benchmarking-Studie schätzt die Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung auf 3-15 EUR pro Rechnung, während eine andere Studie die Kosten auf 5-19 EUR pro Rechnung beziffert. Aus den Antworten der Befragten geht jedoch hervor, dass sich die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung auf etwa 6 EUR belaufen. Interessanterweise besteht nur ein sehr geringer Zusammenhang zwischen den Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung und der Größe des Unternehmens.
Weitere nützliche Indikatoren sind die Anzahl der pro Mitarbeiter und Jahr bearbeiteten Rechnungen und die Anzahl der Tage für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung. Bewährte Praktiken zeigen, dass in leistungsstarken Kreditorenabteilungen ein Mitarbeiter 20.000 Rechnungen pro Jahr bearbeiten kann. In denselben leistungsstarken Abteilungen beträgt die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Lieferantenrechnung etwa 3 Tage. Im Vergleich dazu benötigen die befragten Unternehmen durchschnittlich 6 Tage für die Bearbeitung einer Rechnung.
