100% des Prozesses für die elektronische Rechnungsstellung in 10 Wochen

Mar 12, 2014 | E-Invoicing

Einführung einer elektronischen elektronischen Rechnungsstellung ist nicht schwierig, aber um eine Umsetzungsquote von über 90 % zu erreichen, ist ein anderer Ansatz erforderlich.

Ein falscher Ansatz führt uns während des E-Invoicing-Prozesses vom Traum zum Albtraum und endet in der Verzweiflung über die engagierten Bemühungen. Lange Umsetzungszeiträume, kostspielige Entwicklungen und niedrige Akzeptanzraten bei Kunden und Lieferanten sind bei solchen Projekten an der Tagesordnung.

Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung

Wir werden versuchen, die wichtigsten Fragen zu beantworten, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts zu berücksichtigen sind.

  1.  Schwerpunkt Technologie oder Schwerpunkt Buchhaltung?
  2. Welchen Umfang sollte das Projekt haben?
  3. Wie lange sollte ein Umsetzungsprojekt dauern?
  4. Wie sollte das Kostenmodell aussehen und wer sollte es tragen?

Wir werden jeden dieser Punkte anhand einer Auswahl von Kennzahlen veranschaulichen, von denen einige auf den ersten Blick demoralisierend wirken und aus dem Benchmarking in Finanzabteilungen in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsstellung resultieren.

Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung: Technologischer Ansatz oder buchhalterischer Ansatz?

  • - 96% der Prozesse für die elektronische Rechnungsstellung werden vom Bereich Systeme getragen.
  • - In 8 % der E-Invoicing-Projekte ist die Buchhaltung der Vorläufer des Prozesses.

Niemand würde auch nur eine Sekunde daran zweifeln, wer für die Führung eines Rechnungsstellungsprozesses verantwortlich ist, aber wenn es sich um einen elektronischen Rechnungsstellungsprozess handelt, sieht die Sache anders aus.
Es ist sehr üblich, dass die Systemabteilungen diese Art von Lösung fördern, entweder wegen ihrer Neuheit oder wegen der technologischen und kommunikativen Komponente, die die elektronischen Rechnungsprozesse umgibt.

Die Sichtweise und der Fokus einer Technikabteilung und einer Buchhaltungsabteilung sind völlig unterschiedlich. Während der Fokus der ersteren darauf liegt, ob die Rechnung eintrifft oder empfangen wird, liegt der Fokus der letzteren darauf, ob die Rechnung bezahlt oder im Buchhaltungssystem gebucht wird, und in dieser Nuance liegt ein großer Unterschied.

Bei der Einführung eines elektronischen Rechnungsstellungsprozesses für meine Lieferanten ist es von entscheidender Bedeutung, die Auswirkungen auf die Buchhaltung und den Rechnungsstellungsprozess zu berücksichtigen, um einen hohen Umsetzungsgrad zu erreichen. Jede Lösung, die eine Änderung des Prozesses, höhere Kosten oder manuelle Rücknahmen mit sich bringt, führt zu einem geringeren Grad an Akzeptanz.
Ebenso ist die Berücksichtigung der Auswirkungen meines E-Invoicing-Protokolls auf den Buchhaltungsprozess meiner Kunden der Unterschied zwischen Akzeptanz und Ablehnung.

Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung: Wie lange sollte die Einführung dauern?

  1. 90 % der Implementierungsprojekte für elektronische Rechnungen dauern länger als 12 Monate.
  2. Nach zwei Jahren decken 60 % der Projekte weniger als 35 % der Rechnungen ab.

In einem sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld ist die Umsetzungszeit entscheidend. Ein langwieriger Umsetzungsprozess verzögert nicht nur die potenziellen Einsparungen, sondern kann sogar dazu führen, dass das Projekt selbst überflüssig wird.

2 Wochen und zwischen 8 und 10 Wochen für einen hochkomplexen Prozess sind mehr als genug Zeit, um ein E-Invoicing-Verfahren einzuführen,

E-Invoicing-Prozess: Welchen Umfang sollte das Projekt haben?

  1. 75 % der E-Invoicing-Projekte betreffen nur den Versand der Rechnung und unterstützen ein einziges Format.
  2. 92 % der übermittelten elektronischen Rechnungen erfordern irgendeine Art von manueller Tätigkeit seitens des Kunden, der sie erhält.

Zunächst sollten wir entscheiden, was wir zuerst in Angriff nehmen sollten: die Einführung elektronischer Rechnungsstellungsprotokolle mit meinen Lieferanten oder die Ausstellung von Rechnungen an meine Kunden.
Unabhängig von den Kostenparametern, die wir später sehen werden, ist der operative Aufwand für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen viel höher als für die Ausstellung von Rechnungen an Kunden. Während die durchschnittliche Produktivität eines Kreditorenbuchhalters bei 10.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr liegt, kann ein Sachbearbeiter in der Fakturierung 65.000 Rechnungen pro Jahr bearbeiten.

  •  Elektronische Rechnungsstellung im Lieferantenkreislauf.

Die Automatisierung des Rechnungseingangs über die elektronische Rechnungsstellung bringt viele Vorteile mit sich, vor allem in Bezug auf die Verkürzung der Bearbeitungszeit. Während die durchschnittliche Durchlaufzeit für den Eingang einer Papierrechnung 12 Tage beträgt, liegt die Durchlaufzeit für den Eingang einer elektronischen Rechnung bei 0,5 Tagen.
Die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Empfang und der Verwaltung von Papierrechnungen nehmen jedoch nur 30 % der Zeit in Anspruch. Was geschieht mit den anderen 70 %?

Die verbleibenden 70 % der Zeit werden für die buchhalterische Kodierung, den Rechnungsabgleich und - in größerem Umfang - für die Behebung von Zwischenfällen verwendet. Je mehr diese Phasen automatisiert werden, desto effektiver, schneller, fehlerfreier und kostengünstiger wird der endgültige Prozess.

  •  Elektronische Rechnungsstellung im Kundenkreislauf.

Wir denken selten darüber nach, dass die Probleme, die wir mit unseren Lieferantenrechnungen haben, auch die Probleme sind, die unsere Kunden mit unseren Rechnungen haben.
Wenn ich berücksichtige, wie sich meine Rechnung auf den Buchhaltungsprozess meines Kunden auswirkt, welche Informationen er benötigt, welches Format am besten für seine Bedürfnisse geeignet ist, kurz gesagt, wie ich ihn bei seinen Buchhaltungsprozessen unterstützen kann, ist das ein Garant für Erfolg.

Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung: Kosten, was sollte das Kostenmodell sein und wer sollte es tragen?

  • - Die Kosten für die Ausstellung einer Papierrechnung belaufen sich auf 1,95 €, die Kosten für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung auf 0,5 €.
  • - Die Kosten für die Bearbeitung einer eingegangenen Papierrechnung belaufen sich auf 7 €, die Kosten für die Bearbeitung einer eingegangenen elektronischen Rechnung auf 3,5 €.

Da es nicht viele Geschäftsprozesse gibt, bei denen ein so hohes Einsparungspotenzial besteht, stellt sich die Frage, warum 77 % der Projekte für elektronische Rechnungen zu Einsparungen von weniger als 10 % führen. .... Die Antwort liegt im Kostenmodell und dem Grad der Umsetzung.

Es ist eine gängige Praxis im Eingangsrechnungskreislauf, dass versucht wird, den Lieferanten ein Rechnungsprotokoll oder ein Format vorzuschreiben oder in bestimmten Sektoren sogar einen Teil der Kosten für die Bearbeitung ihrer Rechnungen weiterzugeben.
Diese Art von Ansatz wird nur von einigen Lieferanten akzeptiert, und zwar von solchen, die aufgrund ihrer Größe oder ihres Abhängigkeitsgrades kein Recht auf eine Antwort haben.
Werden keine Protokolle angeboten, die den Prozess des Lieferanten unterstützen oder einen Mehrwert, Transparenz und Informationen bieten, führt dies zu einer geringeren Umsetzungsrate und damit zu geringeren potenziellen Einsparungen.
Ein Modell, das für den Lieferanten kostenlos ist und einen zusätzlichen Nutzen für seinen derzeitigen Prozess bietet, ermöglicht größere Einsparungen in kürzerer Zeit.

Doch wie sollte das Kostenmodell für das Unternehmen aussehen, das die Dienstleistung erbringt?

Die Auslagerung der Dienstleistung bringt große Vorteile bei den beiden Variablen, die den Erfolg des Projekts beeinflussen:
- Kürzere Umsetzungszeit und Anpassung an regulatorische Änderungen als Teil der erhaltenen Dienstleistung.
- Variables Kostenmodell im Vergleich zu einem Festkostenmodell: Das Pay-per-Invoice-Modell und das Fehlen von Einrichtungskosten führen zu größeren Einsparungen.

Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens und optimieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse

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