Automatisierung des Rechnungsquadranten.

8. Mai 2014 | Rechnungsverwaltung

Innerhalb des Kreditorenprozesses ist die Buchung von Kreditorenrechnungen eine sehr ressourcenintensive Aufgabe. Im Prozess der Bestellrechnung nimmt sie mehr als 65% der Ressourcen des Gebiets in Anspruch. Die Automatisierung des Prozesses erfordert ein adäquates und effizientes Verfahren sowohl für die Matching-Aufgaben als auch für die Aufgaben zur Ausnahmelösung. Der Einsatz von Workflow-Tools für Rechnungen hilft bei dieser Aufgabe.

Wir werden uns nun mit der Automatisierung des Quads befassen.

Automatisierung des Rechnungsabgleichs

Die Verbesserung des Prozesses führt zu direkten Einsparungen. In einem Unternehmen mit 100.000 Rechnungen pro Jahr für jeweils 10 % der quadratischen Rechnungen wurde automatisch eine Ressource eingespart.

Eine Standardimplementierung, wie sie von den großen ERP-Anbietern angeboten wird, erreicht automatisch ein Verhältnis von 40 % zum Rechnungsausgleich. Eine Quadratur des Kreises von 85 % bis 90 % ist gar nicht so schwierig, wenn wir die richtigen Werkzeuge und Verfahren einsetzen.

Der Unterschied zwischen den beiden Szenarien liegt in den im Rahmen unterstützten Anwendungsfällen und den auferlegten Designeinschränkungen. Im Allgemeinen unterstützen Quad-Motoren nur Zwei-Wege-Quad, eine Rechnung, eine Bestellung und Quad insgesamt.

Was müssen wir beachten, wenn wir die 90%-Hürde überwinden wollen?

Wir werden die in den drei Phasen des Quadranten zu berücksichtigenden Punkte trennen: Ort der Bestellung und/oder des Empfangs(dreiseitiger Quadrant), Quadrant nach Gesamtbetrag (Rechnung gegen Bestellung/Eingang nach Gesamtbetrag ohne Berücksichtigung von Positionen) und Quadrant auf Zeilenebene.

  •  Ort der Bestellung und/oder des Eintrags.

  • Die Daten der Bestellnummer und/oder des Eintrags sind in der Rechnung nicht immer identifiziert oder weisen einen Fehler auf. Die Verwendung alternativer Elemente für die Suche nach der Bestellung, wie z.B.: Teil der Nummerierung, Lieferdaten, Kaufmengen, Lieferorte, ermöglicht deren Lokalisierung und anschließende Bearbeitung.
  •  Gesamtes Quadrat.

  • Unter Summierung versteht man den Abgleich von Rechnung und Bestellung/Beleg nach Betragssummen ohne Berücksichtigung von Positionen.
  • Mehr als 20 % der Rechnungen beziehen sich auf mehr als eine Bestellung. Wenn man die Möglichkeit eines automatischen Rechnungsabgleichs mit mehreren Bestellungen in Betracht zieht, erhöht sich die Abgleichsquote erheblich. Was die anzuwendenden Toleranzen anbelangt, so verbessert die Unterstützung komplexer Betragstoleranzen im Gegensatz zu festen oder linearen Toleranzen den Übereinstimmungsprozentsatz und mindert das Risiko (1 % von 100 € ist nicht dasselbe wie 1 % von 10.000 €, und 2 € können für eine Rechnung von 100 € übertrieben, für eine Rechnung von 10.000 € jedoch unzureichend sein).
  •  Linienebene Quadrat.

  • Das wirkliche Unterscheidungsmerkmal bei der Quadranten-Automatisierung liegt in der Fähigkeit, auf Zeilenebene zu quadrieren und die Kombinationen Rechnung - Bestellzeile - Eingabezeile zu unterstützen. Wir gehen auf einige der zu berücksichtigenden Punkte ein:
    • Unterstützung sowohl für den Zweiwege- (2W Match) als auch für den Dreiwege-Quadranten (3W Match)
    • Automatische Quadranten-Unterstützung von 'n' Rechnungszeilen gegenüber 'm' Auftragszeilen in verschiedenen Reihenfolgen.
    • Möglichkeit des Ausgleichs gegen Teilbuchungen.
    • Unterstützung von Teilauftragsverbrauch
    • Erlauben Sie die Lokalisierung von Zeilen, die auf alternativen Elementen basieren, der Produktcode ist auf der Rechnung nicht immer identifiziert oder stimmt mit dem intern verwendeten überein.

Darüber hinaus ist die Möglichkeit der Parametrisierung und Spezialisierung des Quadranten auf Lieferantenebene ein kennzeichnendes Element in einem Exzellenzprozess.

Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens und optimieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse

Haben Sie noch Zweifel? Kontaktieren Sie uns unter

9 + 9 =