Optimieren Sie den Kreditorenbuchhaltungsprozess unabhängig vom ERP-Lebenszyklus

Apr 11, 2018 | Kreditorenmanagement

Die digitale Transformation sollte für Unternehmen des 21. Jahrhunderts nicht länger eine Option sein, sondern Realität. Bei der Transformation geht es jedoch nicht nur um die beste Technologie, sondern auch um Veränderungen, die neue Vorgehensweisen fördern, wie z. B. den Kreditorenbuchhaltungsprozess.

Prozesse, die nicht auf das Kerngeschäftsziel des Unternehmens ausgerichtet sind, und Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen, werden wahrscheinlich an spezialisierte Dritte delegiert.

Einer der Prozesse, der diese Definition erfüllt, ist unter anderem der Prozess der KreditorenbuchhaltungEs ist auch bekannt, dass die Bearbeitung(Eingang der Rechnungen, Zuordnung zum zuständigen Sachbearbeiter, Klärung von Vorfällen, Kodierung, Formgebung, Ablage usw.) und Verbuchung von Lieferantenrechnungen einen hohen Personalaufwand in der Verwaltung erfordert, da im Durchschnitt eine Ressource pro 10.000 Rechnungen eingesetzt wird.

Outsourcing des Kreditorenbuchhaltungsprozesses

In den Vereinigten Staaten haben 96 % der Top-100-Unternehmen ihren gesamten oder einen Teil ihres AP*-Prozesses ausgelagert, während in Spanien nur 17 % der IBEX-35-Unternehmen einige der Aufgaben des Lieferantenrechnungsprozesses ausgelagert haben. Was ist der Grund dafür? In unserer mehr als 16-jährigen Erfahrung mit der Auslagerung dieses Prozesses haben wir einen Hauptgrund dafür ausgemacht, warum CFOs innerhalb der Struktur der Buchhaltungsabteilung Mitarbeiter behalten, die sich mit der Verbuchung von Lieferantenrechnungen befassen: "Meine Rechnungen sind sehr kompliziert, wer könnte besser als ich wissen, wie man sie verbucht? Wenn wir andererseits Dokumente, ob vertraulich oder nicht, an Kunden oder Delegationen schicken wollen, fragen wir uns nie, wie wir das intern machen sollen. Wir beauftragen ein zugelassenes Kurierunternehmen, mit dem wir Preisvereinbarungen und garantierte Lieferzeiten haben.

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung und der ERP-Lebenszyklus

Andererseits wechseln Unternehmen im Durchschnitt alle acht Jahre ihr ERP-System, wobei eine der zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Analyse der Anpassung an das neue System der Prozess der Einkaufs- und Lieferantenrechnungen oder der Kreditorenbuchhaltung ist, auf den mehr als 18 % der Implementierungszeit entfallen. Dies ist ein zu großer Zeitaufwand für die Anpassung eines manuellen und unvollkommenen Prozesses an das neue System. Darüber hinaus schenken die ERP-Hersteller der ersten Generation dem Prozess der Registrierung von Eingangsrechnungen noch nicht genügend Aufmerksamkeit und verfügen in vielen Fällen nicht über Technologien wie elektronische Rechnungsstellung o zertifizierte DigitalisierungWenn sie über diese Technologien verfügen, erfordern sie zusätzliche Entwicklungen und sind das Ergebnis der Zusammenarbeit mit Drittunternehmen, und das zu Kosten, die es vielen Unternehmen schwer machen, sie zu erwerben.

Wertschöpfung im Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Bei easyap setzen wir uns aufgrund unseres hohen Spezialisierungsgrades für eine umfassende Optimierung des Prozesses der Lieferantenrechnung (PA) ein. Outsourcen Sie den gesamten Prozess (nicht Teilaufgaben wie Digitalisierung oder Dateneingabe) und stellen Sie sicher, dass die Kosten pro Rechnung im Voraus bekannt sind, mit der Garantie der Buchungszeit, unabhängig vom Volumen oder der Saisonalität des Geschäfts und das alles OHNE die Notwendigkeit von Investitionen.

Der Einsatz von Technologien wie Elektronische Rechnungen, Workflow für Rechnungen und automatische Buchungsmechanismen für die Buchung von Lieferantenrechnungen, die vollständig in das ERP-System integriert sind, sorgen für einen soliden Prozess. Die Automatisierung von Abgleichsaufgaben (Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und/oder Belegen) und Kodierung (Zuordnung von Konten und analytischen Kriterien) unterstützen die Steigerung der Produktivität.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in einer spezialisierten und ausgelagerten Weise reduziert die ERP-Implementierungszeiten (und die damit verbundenen Kosten) drastisch von mehr als 18 % der durchschnittlich aufgewendeten Implementierungszeit auf 2 bis 3 %.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um herauszufinden, wie wir Sie bei der Umgestaltung und Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung unterstützen können.

(Quelle: IAPP International Accounts Payables Professionals)

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