Bequemlichkeit, Geschwindigkeit, Einsparungen.... Die Wahrheit ist, dass die Digitalisierung der Welt im Allgemeinen ein Durchbruch in allen Bereichen der Gesellschaft war. Und die Geschäftswelt ist da keine Ausnahme. Für Unternehmen, egal in welchem Bereich, ist die Möglichkeit, Prozesse zu systematisieren und zu automatisieren, eine immense Hilfe, und wir, die wir uns mit Innovationen bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen beschäftigen, können dies bestätigen. Um ein gutes elektronisches Rechnungssystem wie das, das wir anbieten, zu erreichen, muss man recherchieren, testen, Ergebnisse messen, wissen, wie man sich auf all die guten Dinge, die die digitale Welt zu bieten hat, verlassen kann und vor allem die tatsächlichen Bedürfnisse sowohl des Rechnungsausstellers als auch des Kunden, der die Rechnungen erhält, kennen.
Vorteile der Ausstellung von elektronischen Rechnungen
Papier, Stift, Taschenrechner und stundenlanges Kritzeln in ein Notizbuch, bei dem die Additionen und Subtraktionen den Kopf eines jeden Kaufmanns, Freiberuflers oder Finanzcontrollers belasteten. Ganz zu schweigen von der mühsamen Arbeit des Ausfüllens, Unterschreibens, Stempelns und Versendens von Bergen von Dokumenten, von denen viele noch länger brauchten, um sie zu erhalten. Doch das digitale Zeitalter ist gekommen, um diese mühsamen Prozesse zu ändern, unter denen viele gelitten haben.
Wir befinden uns bereits in einem vollständig digitalen Panorama, und die elektronische Rechnungsstellung ist eine Realität, die vielen Unternehmen bei der Digitalisierung dieser Prozesse geholfen hat und weiterhin hilft. Die Fortschritte, die in der letzten Zeit in diesem Bereich gemacht wurden, sind in der Tat sehr bemerkenswert und bieten folgende Vorteile bei der Ausstellung einer elektronischen Rechnung:
- Eine beträchtliche Zeitersparnis, sowohl bei den Einsatzstunden als auch bei der Rechnungserfassung. Mit der damit verbundenen Einsparung von Personal- und Sachmitteln.
- Verbesserter Cashflow, oder anders ausgedrückt, der Fluss von Liquidität zwischen Emittenten und Empfängern, der viel beweglicher ist.
- Diese Agilität fördert eine fließendere Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten.
- Die Automatisierung von Prozessen durch digitale Tools wie CRMs, die bei ähnlichen und wiederkehrenden Vorgängen noch mehr Ressourcen einsparen.
- Sicherheit bei Übertragungen dank der ständigen Innovation in der Branche.
Die bloße Tatsache, einen Prozess wie die Ausstellung einer elektronischen Rechnung zu digitalisieren und zu automatisieren, bedeutet jedoch nicht, dass wir ihn für unsere Kunden richtig umsetzen. Zu wissen, wie man damit umgeht und seine Vorteile nutzt, ist von grundlegender Bedeutung, was jedes Unternehmen, das diese Art von Dienstleistungen vermarktet, bei der Entwicklung und dem Verkauf berücksichtigen muss.
Was sollte ein gutes elektronisches Fakturierungssystem heute haben?
Aus diesem Grund sollte ein gutes E-Invoicing-System in erster Linie den Kunden in den Mittelpunkt stellen, d.h. ein System, das den Prozess der Ausstellung elektronischer Rechnungen für den Anwender so einfach wie möglich macht. Mit anderen Worten, ein System, das den Prozess der Ausstellung elektronischer Rechnungen für den Benutzer so einfach wie möglich macht, wobei sowohl die Auswirkungen des Prozesses auf das Unternehmen selbst als auch auf den Prozess unseres Kunden berücksichtigt werden:
- Angemessenheit der Rechnung zur erhaltenen Bestellung bzw. zu den erfolgten Lieferungen.
- Verwendung von rechtsgültigen Formaten und gleichzeitig Erleichterung der Rechnungslegung durch unseren Kunden.
- Anpassung der Sendekanäle an die Anforderungen jedes Clients, FTP (File Transfer Protocol), Peppol, E-Mail und sogar in einigen Fällen Papier, etc...
- Elektronische Einbindung von Informationen, die der Rechnung beigefügt sind, um deren Validierung durch unseren Kunden zu erleichtern.
- Der Abgleich und die Aufzeichnung der Sammlung.
Kurz gesagt, ein elektronischer Rechnungsstellungsprozess, der die Bedürfnisse unseres Kunden nicht berücksichtigt, wird einen unzureichenden Implementierungsgrad und eine begrenzte produktive Verbesserung haben.
Dies sind die 4 Säulen, auf denen ein elektronischer Rechnungsservice basiert. Wenn bei der Planung der Anwender berücksichtigt wird, der für den Prozess zuständig sein soll, wird ein gutes Abrechnungssystem angeboten. Unabhängig davon, wie digitalisiert es ist, muss es für den Kunden zugänglich und intuitiv sein. Andernfalls kann noch so viel technologische Innovation und Entwicklung implementiert werden, am Ende wird sie ineffizient sein.
Sichere elektronische Rechnungsstellung ist jetzt Realität
Anpassen oder sterben. Heutzutage muss man sich in jedem Markt ständig erneuern. Dazu ist es unerlässlich, zu testen und zu untersuchen, und der Finanzsektor ist da keine Ausnahme. Ein gutes Beispiel dafür ist der Schwerpunkt, der in den letzten Jahren auf Innovationen bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen gelegt wurde, sogar von Regierungen und öffentlichen Einrichtungen.
Das Ausstellen von Rechnungen und der sofortige Geldtransfer in einer globalisierten und digitalen Welt erfordern eine ständige und permanente Auseinandersetzung mit Verbesserungen und Fortschritten in der Sicherheit. So hat das Studium und die ständige Vertiefung der Innovation zur Geburt von so sicheren und zuverlässigen Standards wie FACE, UML oder Peppol geführt, dem System, das bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen sowohl von staatlichen Verwaltungen von der Größe der Europäischen Union und den ihr angehörenden Regierungen als auch von privaten Unternehmen des Sektors, wie im Fall von easyap, verwendet wird.
Angesichts der Geschwindigkeit des heutigen Finanzsektors und der Entwicklung des neuen digitalen Szenarios ist es jedoch unerlässlich, die Sicherheit elektronischer Rechnungsstellungssysteme zu verbessern und die Prozesse zu automatisieren... Warum? Aus dem einfachen Grund, dass in der heutigen Welt alle Unternehmen, sei es aus freien Stücken oder aufgrund der Verpflichtung, mit Kunden und Lieferanten zusammenzuarbeiten, digital sein müssen, oder sie werden es direkt nicht sein.
