Innovation bei der Ausgabe von elektronischen Rechnungen

Apr 14, 2021 | Rechnungsverwaltung

Bequemlichkeit, Schnelligkeit, Einsparungen.... Die Wahrheit ist, dass die Digitalisierung der Welt im Allgemeinen einen Durchbruch in allen Bereichen der Gesellschaft darstellt. Auch die Geschäftswelt bildet da keine Ausnahme. Die Systematisierung und Automatisierung von Prozessen ist für Unternehmen aller Branchen eine große Hilfe, und wir, die wir uns mit Innovationen bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen befassen, können dies bestätigen. Um ein gutes elektronisches Rechnungsstellungssystem wie das von uns angebotene zu entwickeln, muss man recherchieren, Tests durchführen, Ergebnisse messen, sich auf alle Vorteile der digitalen Welt verlassen können und vor allem die tatsächlichen Bedürfnisse des Rechnungsausstellers und des Kunden, der die Rechnungen erhält, kennen.

Vorteile der Ausstellung von elektronischen Rechnungen

Papier, Stift, Taschenrechner und stundenlanges Kritzeln in einem Notizbuch, bei dem Addition und Subtraktion jedem Geschäftsmann, Freiberufler oder Finanzkontrolleur Kopfzerbrechen bereiteten. Ganz zu schweigen von der mühsamen Arbeit des Ausfüllens, Unterschreibens, Stempelns und Versendens von Bergen von Dokumenten, von denen viele noch länger brauchten, um sie zu erhalten. Das digitale Zeitalter hat jedoch Einzug gehalten und diese mühsamen Prozesse, die viele ertragen mussten, verändert.

Wir befinden uns bereits in einem vollständig digitalen Panorama, und die elektronische Rechnungsstellung ist eine Realität, die vielen Unternehmen bei der Digitalisierung dieser Prozesse geholfen hat und weiterhin hilft. Die Fortschritte, die in der letzten Zeit in diesem Bereich gemacht wurden, sind in der Tat sehr bemerkenswert und bieten die folgenden Vorteile bei der Ausstellung einer elektronischen Rechnung:

  • Eine beträchtliche Zeitersparnis, sowohl bei den Einsatzstunden als auch beim Zyklus der Rechnungsstellung und -erfassung. Daraus ergeben sich Einsparungen bei den personellen und materiellen Ressourcen.
  • Verbesserter Cashflow, oder anders ausgedrückt, ein wesentlich flexiblerer Liquiditätsfluss zwischen Sender und Empfänger.
  • Diese Agilität fördert eine reibungslosere Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten.
  • Die Automatisierung von Prozessen durch digitale Tools wie CRMs, die bei ähnlichen und wiederkehrenden Vorgängen noch mehr Ressourcen einsparen.
  • Transfersicherheit dank ständiger Innovation in diesem Bereich.

Die bloße Tatsache, dass wir einen Prozess wie die Ausstellung einer elektronischen Rechnung digitalisieren und automatisieren, bedeutet jedoch nicht, dass wir ihn für unsere Kunden richtig umsetzen. Es ist von grundlegender Bedeutung zu wissen, wie man damit umgeht und wie man die Vorteile nutzt. Das muss jedes Unternehmen, das diese Art von Dienstleistungen vermarktet, bei der Entwicklung und dem Verkauf bedenken.

Was sollte ein gutes E-Invoicing-System heute haben?

Aus diesem Grund muss ein gutes E-Invoicing-System in erster Linie den Kunden in den Mittelpunkt stellen, d. h. ein System, das den Prozess der Ausstellung elektronischer Rechnungen für den Nutzer so einfach wie möglich macht. Mit anderen Worten, ein System, das den Prozess der Ausstellung elektronischer Rechnungen für den Benutzer so einfach wie möglich macht, wobei sowohl die Auswirkungen des Prozesses auf das Unternehmen selbst als auch auf den Prozess unseres eigenen Kunden berücksichtigt werden:

  • Übereinstimmung der Rechnung mit der eingegangenen Bestellung und/oder den erfolgten Lieferungen.
  • Verwendung von Formaten, die rechtsgültig sind und gleichzeitig den Buchungsprozess der Rechnung für unseren Kunden erleichtern.
  • Anpassung der Sendekanäle an die Anforderungen jedes Kunden, FTP (File Transfer Protocol), Peppol, E-Mail und sogar in einigen Fällen Papier, etc.
  • Elektronische Einbindung der der Rechnung beigefügten Informationen, um deren Validierung durch unseren Kunden zu erleichtern.
  • Die Abstimmung und Erfassung der Sammlung.

Kurz gesagt, ein elektronischer Rechnungsstellungsprozess, der die Bedürfnisse unserer Kunden nicht berücksichtigt, wird einen unzureichenden Umsetzungsgrad und eine begrenzte produktive Verbesserung aufweisen.

Dies sind die 4 Säulen, auf denen ein elektronischer Rechnungsstellungsdienst beruht. Wenn bei der Planung der Nutzer berücksichtigt wird, der für den Prozess zuständig sein wird, wird ein gutes Rechnungsstellungssystem angeboten werden. Wie digitalisiert es auch sein mag, es muss für den Kunden zugänglich und intuitiv sein. Andernfalls wird es trotz aller technologischen Innovation und Entwicklung ineffizient sein.

Die sichere elektronische Rechnungsstellung ist jetzt Realität

Anpassen oder sterben. Auf dem heutigen Markt muss man sich ständig erneuern. Dazu ist es unerlässlich, zu testen und zu forschen, und der Finanzsektor ist da keine Ausnahme. Ein gutes Beispiel dafür ist der Schwerpunkt, der in den letzten Jahren auf Innovationen bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen gelegt wurde, sogar von Regierungen und öffentlichen Einrichtungen.

Die Ausstellung von Rechnungen und die sofortige Überweisung von Geld in einer globalisierten und digitalen Welt erfordern eine ständige und permanente Untersuchung von Verbesserungen und Fortschritten im Bereich der Sicherheit. So haben die Untersuchung und die ständige Vertiefung von Innovationen zur Entstehung von sicheren und zuverlässigen Standards wie FACE, UML oder Peppol geführt, dem System, das für die Ausstellung elektronischer Rechnungen sowohl von staatlichen Verwaltungen von der Größe der Europäischen Union und der ihr angehörenden Regierungen als auch von privaten Unternehmen des Sektors, wie im Fall von easyap, verwendet wird.

In Anbetracht der Geschwindigkeit des heutigen Finanzsektors und der Entwicklung des neuen digitalen Szenarios ist es jedoch unerlässlich, die Sicherheit elektronischer Rechnungsstellungssysteme zu erneuern und die Prozesse zu automatisieren... Warum? Aus dem einfachen Grund, dass in der heutigen Welt alle Unternehmen, sei es aus freien Stücken oder aufgrund der Verpflichtung, mit Kunden und Lieferanten zusammenzuarbeiten, digital sein müssen, oder sie werden es direkt nicht sein.

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