6 Schlüsselpunkte bei der Implementierung eines Rechnungs-Workflow-Tools

2. Juli 2014 | Rechnungsverwaltung

Sobald im Unternehmen die Notwendigkeit besteht, die Kreditorenbuchhaltung durch den Einsatz eines geeigneten Rechnungs-Workflow-Tools effizienter zu gestalten, ist es wichtig, dass der Implementierungsprozess einer solchen Lösung im Rahmen einer Roadmap erfolgt, die eine einfache und agile Anpassung ohne Hindernisse und mit möglichst geringen Auswirkungen auf die Mitarbeiter ermöglicht.

Workflow-Tool für Rechnungen

Wenn in diesem Prozess besondere Sorgfalt darauf verwendet wird, Zwischenfälle und Ablehnung von Veränderungen so weit wie möglich zu vermeiden, wird die Effizienz in kürzerer Zeit erreicht als ohne eine angemessene Veränderungsstrategie.

Invoice Workflow: Schlüsselpunkte für die Implementierung

1. die Indikatoren festzulegen, die es ermöglichen, die Entwicklung und Erreichung der Ziele zu messen. In den meisten Fällen sind diese KPIs oder Key Performance Indicators auch nach der Änderung noch nützlich, um auf Veränderungen und Entwicklungen im Unternehmen oder auf dem Lieferantenmarkt reagieren zu können. Wir haben bereits bei früheren Gelegenheiten darüber gesprochen, wie wichtig es ist, die richtigen Indikatoren und Metriken für den PA-Bereich auszuwählen.

2. die Vorteile des neuen Tools in geeigneter Weise horizontal auf andere Abteilungen des Unternehmens und vertikal auf die Geschäftsleitung zu übertragen. Zu diesem Zweck muss untersucht werden, wie das Tool in den verschiedenen Phasen der Rechnungsverwaltung oder über die Möglichkeit der Datenextraktion mit den Mitarbeitern anderer Bereiche verbunden werden kann.

3. Bestimmen Sie die Mitarbeiter, die das Rechnungs-Workflow-Tool nutzen werden, und binden Sie sie in den Prozess ein. Angefangen bei den Mitarbeitern, die das Tool täglich und ganz praktisch nutzen, bis hin zu den Managern, die Daten und Berichte erhalten, oder den Managern, die nur auf das Tool zugreifen, um eine bestimmte Rechnung zu genehmigen. Sie alle müssen von der ersten Minute an alle Schritte miterleben, die unternommen werden, und sie müssen die nötige Schulung erhalten, und zwar auf eine agile und sehr praktische Art und Weise, was das Tool selbst betrifft.

4. Wissen, wie man den Unternehmensleitern den strategischen Wert der Lösung in Bezug auf Sichtbarkeit und Kontrolle sowie die Fähigkeit zu Einsparungen und Effizienz bei der Rechnungsverwaltung vermittelt. Ihre Unterstützung bei der Förderung und Standardisierung des neuen Tools ist unerlässlich.

5. Verbindung des neuen Tools mit der übrigen im Unternehmen bereits verwendeten Software, um eine angemessene Kompatibilität der Formate und der Kommunikation zu gewährleisten. Die zu implementierende Lösung muss die gängigsten Standardformate unterstützen, aber es muss eine Verbindungsumgebung konfiguriert werden, die dazu beiträgt, die Effizienz und die verbesserte Leistung zu nutzen, die durch die Einführung eines neuen Rechnungsworkflow-Tools entstehen.

6. Skalierbarkeit und Flexibilität. Die Implementierung muss in der Lage sein, das Arbeitsvolumen bei Wachstum oder Schrumpfung innerhalb bestimmter angemessener Margen anzupassen. Sie muss flexibel sein und Änderungen in ihrer Konfiguration entsprechend den Veränderungen im Unternehmen ermöglichen.

Generell ist es notwendig, innerhalb der Unternehmenskultur selbst für den Wandel und die Entwicklung zu werben und zu motivieren. Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern eine innovative und proaktive Haltung gegenüber der Verbesserung von Prozessen und Technologien vermittelt, wird ein dynamisches, wettbewerbsfähiges Unternehmen sein, das auf Veränderungen in den verschiedenen Bereichen, die es betreffen, aufmerksam ist.

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