Outsourcing von Dienstleistungen: Warum nicht die Kreditorenbuchhaltung auslagern?

20. Juni 2016 | Outsourcing

Wir alle kennen die Antwort auf die Frage: Was ist potenziell auslagerbar? Diejenigen Prozesse und Aufgaben, die dem Unternehmen keinen Mehrwert bringen oder die nicht auf das Hauptgeschäftsziel des Unternehmens ausgerichtet sind, sind anfällig dafür, an Dritte delegiert zu werden. Die Auslagerung von Dienstleistungen ist eine Option, für die sich immer mehr Unternehmen entscheiden.

Was ist Outsourcing?

Es ist der Prozess, durch den ein Unternehmen oder eine Institution die Ausführung eines Teils ihrer Aufgaben oder Dienstleistungen einem anderen Unternehmen anvertraut.

Outsourcing: Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Einer der Prozesse, der dieser Definition entspricht, ist unter anderem der Prozess der KreditorenbuchhaltungWir wissen auch, dass die Bearbeitungsaufgaben (Empfang, Zuweisung an die verantwortliche Person, Lösung von Vorfällen, Kodifizierung, Konformität, Archivierung...) und die Buchung der Lieferantenrechnungen ein hohes Volumen an Verwaltungspersonal erfordern, da im Durchschnitt eine Ressource pro 10.000 Rechnungen verwendet wird.

Was ist vor diesem Hintergrund der Hauptgrund dafür, dass in den Vereinigten Staaten 100% der Unternehmen in den Top 100 ihren PA-Prozess* ausgelagert haben, während in Spanien nur 17% der IBEX 35 Unternehmen irgendeine der mit der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen verbundenen Aufgaben ausgelagert haben?

Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen

Aus unserer 16-jährigen Erfahrung mit der Auslagerung des Prozesses haben wir einen Hauptgrund identifiziert, warum die CFOs innerhalb der Struktur der persönlichen Buchhaltungsabteilung bleiben, die sich mit der Verbuchung von Kreditorenrechnungen befasst: "Meine Rechnungen sind sehr kompliziert, wer wird besser als ich wissen, wie sie zu verbuchen sind".

Aus dieser Überzeugung heraus werden interne Verbesserungsprojekte initiiert, um Aufgaben zu automatisieren, während sie ausgeführt werden, Digitalisierungsprojekte, elektronische Rechnungsstellung usw... Projekte, die letztendlich ewig dauern, hohe Investitionen erfordern, erhebliche IT-Ressourcen beanspruchen und nicht die erwarteten Produktivitäts- und Wirtschaftsverbesserungen bringen. Hinzu kommt, dass der Prozess selbst, wenn er einmal automatisiert ist, aufgrund rechtlicher und technologischer Änderungen schnell veraltet (Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, Änderungen bei OCR-Software, Dokumentenmanagern, Änderungen bei ERP usw.).

Im Gegenteil, wenn wir Unterlagen, ob vertraulich oder nicht, an Kunden oder Delegationen versenden wollen, stellen wir dies intern nie in Frage. Wir beauftragen ein zugelassenes Kurierunternehmen, mit dem wir Preisvereinbarungen und garantierte Lieferzeiten haben.

Das gleiche Outsourcing-Schema ist auch bei der Lieferantenrechnung möglich. Die Auslagerung des gesamten Prozesses und nicht nur von Teilaufgaben wie Scannen oder Dateneingabe ist eine empfehlenswerte Lösung. Es ist möglich, die Kosten im Voraus zu kennen und eine garantierte Einlieferungszeit unabhängig vom Volumen oder der Saison zu haben.

Von easyap aus versichern wir unseren Kunden die Kosten für jede ihrer Rechnungen und die Bearbeitungszeit jeder einzelnen Rechnung, und wir garantieren, dass wir, da wir uns nur der Verwaltung von Rechnungen widmen, das Unternehmen sind, das ihre Rechnungen besser zu behandeln weiß als sie selbst.

*(Quelle: IAPP International Accounts Payables Professionals)

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