Outsourcing von Dienstleistungen: Warum nicht die Kreditorenbuchhaltung auslagern?

20. Juni 2016 | Outsourcing

Wir alle kennen die Antwort auf die Frage: Was ist potenziell auslagerungsfähig? Diejenigen Prozesse und Aufgaben, die keinen Mehrwert für das Unternehmen darstellen oder nicht mit dem Hauptgeschäftsziel des Unternehmens übereinstimmen, können an Dritte delegiert werden. Outsourcing ist eine Option, für die sich immer mehr Unternehmen entscheiden.

Was ist Outsourcing?

Es handelt sich um einen Prozess, bei dem ein Unternehmen oder eine Institution einen Teil seiner/ihrer Aufgaben oder Dienstleistungen einem anderen Unternehmen anvertraut.

Outsourcing: Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Einer der Prozesse, der diese Definition erfüllt, ist unter anderem der Prozess der KreditorenbuchhaltungEs ist auch bekannt, dass die Aufgaben der Bearbeitung (Empfang, Zuweisung an den zuständigen Sachbearbeiter, Lösung von Vorfällen, Codierung, Bestätigung, Archivierung usw.) und Verbuchung von Lieferantenrechnungen ein hohes Maß an Verwaltungspersonal erfordern, da im Durchschnitt eine Ressource pro 10.000 Rechnungen eingesetzt wird.

Was ist also der Grund dafür, dass in den USA 100 % der Top-100-Unternehmen ihren AP*-Prozess ausgelagert haben, während in Spanien nur 17 % der IBEX-35-Unternehmen einen Teil der Aufgaben im Zusammenhang mit Lieferantenrechnungen ausgelagert haben?

Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen

In unserer 16-jährigen Erfahrung mit der Auslagerung dieses Prozesses haben wir einen Hauptgrund dafür ausgemacht, warum CFOs innerhalb der Struktur der Buchhaltungsabteilung Mitarbeiter behalten, die sich mit der Verbuchung von Lieferantenrechnungen befassen: "Meine Rechnungen sind sehr kompliziert, wer könnte besser als ich wissen, wie man sie verbucht?

Aus dieser Überzeugung heraus werden interne Verbesserungsprojekte initiiert, um Aufgaben zu automatisieren, während sie ausgeführt werden, Digitalisierungsprojekte, elektronische Rechnungsstellung usw... Projekte, die letztendlich ewig dauern, hohe Investitionen erfordern, erhebliche IT-Ressourcen beanspruchen und nicht die erwarteten Produktivitäts- und Wirtschaftsverbesserungen bringen. Hinzu kommt, dass der Prozess selbst, sobald er automatisiert ist, aufgrund von rechtlichen und technologischen Änderungen schnell veraltet (Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, Änderungen bei OCR-Software, Dokumentenmanagern, Änderungen bei ERP usw.).

Wenn wir hingegen vertrauliche oder nicht vertrauliche Unterlagen an Kunden oder Delegationen versenden wollen, stellen wir nie in Frage, dies intern zu tun. Wir beauftragen ein zugelassenes Kurierunternehmen, mit dem wir Preisvereinbarungen und garantierte Lieferzeiten haben.

Das gleiche Outsourcing-Schema ist auch für den Prozess der Lieferantenrechnungen möglich. Die Auslagerung des gesamten Prozesses, nicht aber von Teilaufgaben wie Scannen oder Dateneingabe, ist eine empfehlenswerte Lösung. Es ist möglich, die Kosten im Voraus zu kennen und eine garantierte Buchungszeit unabhängig vom Volumen oder der Saisonalität zu haben.

Bei easyap garantieren wir unseren Kunden die Kosten jeder einzelnen Rechnung und die Bearbeitungszeit jeder einzelnen Rechnung. Und wir garantieren, dass wir, da wir uns ausschließlich mit der Verwaltung von Rechnungen befassen, das Unternehmen sind, das besser weiß, wie man mit seinen Rechnungen umgeht als sie selbst.

*(Quelle: IAPP International Accounts Payables Professionals)

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