Da der Prozess der Kreditorenbuchhaltung in Unternehmen ein perfektes Beispiel für ein Outsourcing ist, stellt sich die Frage, warum wir es nicht alle tun.
Da es sich um einen notwendigen Prozess in Unternehmen handelt, der von außen nicht einsehbar ist und nicht direkt mit dem Kerngeschäft zusammenhängt, ändert sich dieser Prozess im Hinblick auf Vorschriften und Standards. Warum bestehen wir dann darauf, in Technologien wie Scannen oder OCR zu investieren, die kostspielig in der Wartung sind und deren Anwendung sich im Laufe der Zeit ändern kann? In vielen Fällen schränkt das Nicht-Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung das Potenzial für die Weiterentwicklung des Rechnungsprozesses ein, da es von der erworbenen Technologie abhängt.
Inhalt
Was sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Schulden, die einem Unternehmen durch den Kauf von Waren und Dienstleistungen entstehen.
Bedeutung des Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung
Ein spezialisierter Anbieter von Kreditorenbuchhaltung bietet bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse, die in den meisten internen Abteilungen nicht vorhanden sind, sowie die Vorteile, die sich aus der Anwendung von Best Practices für alle Kreditorenbuchhaltungsfunktionen ergeben. So können Sie Ihre Aufgaben auf höchst effiziente Weise, mit maximaler Sicherheit und auf der Grundlage der neuesten Standards und Protokolle erledigen.
Vorteile der Auslagerung des LLL-Prozesses
Die Auslagerung des Prozesses an einen spezialisierten Anbieter bringt für Unternehmen große Vorteile, die sich in zwei Hauptgruppen unterteilen lassen:
Kostenoptimierung und Flexibilität
Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und eine interessante Marge zu erzielen, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu sein. Es sollte jedoch immer bedacht werden, dass die Kostenreduzierung durch das Outsourcing der PA-Abteilung davon abhängt, welchen Grad an Effizienz ein Unternehmen bereits erreicht hat. Wenn eine PA-Abteilung beispielsweise bereits über eine effiziente Strategie zur Automatisierung der Lieferantenrechnungen verfügt, wird sie weniger Kosten einsparen können als ein Unternehmen, das dies nicht tut.
Darüber hinaus ermöglicht die Auslagerung an einen spezialisierten Anbieter eine schnellere Übernahme neuer Standards und Formate, die sich aus seiner eigenen Spezialisierung und Erfahrung mit zahlreichen ähnlichen Projekten ergeben.
Außerdem bietet das Outsourcing den Unternehmen die Flexibilität, mit einer Vielzahl unterschiedlicher Kostenmodelle zu arbeiten. So können beispielsweise die Fixkosten der PA-Funktion in variable Kosten umgewandelt werden, wenn ein transaktionsbasiertes Preismodell gewählt wird. Auf dieser Grundlage ist die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Dienstleisters für das Unternehmen irrelevant, wobei die Höhe der Dienstleistungsvereinbarung der wichtigste Indikator für die Dienstleistung ist.
Maximierung der Prozesseffizienz
Da der AP-Prozess in der Organisation notwendig ist, um ihn effizient und sicher zu gestalten, ist es wichtig, dass der Prozess selbst in den Business Continuity Plan aufgenommen wird. Nicht alle Unternehmen verfügen über Zertifizierungen, die dies gewährleisten, wie z. B. ISO 27001, und diejenigen, die über eine solche Zertifizierung verfügen, beziehen den Lieferantenbereich in der Regel nicht in ihre Pläne ein, da es sich aus geschäftlicher Sicht nicht um einen Schlüsselprozess handelt. Spezialisierte Unternehmen formulieren Reaktionsverfahren für Katastrophen und außergewöhnliche Situationen, wie z. B. die Unmöglichkeit des Zugangs zu den Büros im Falle von Katastrophen für längere Zeit, Schwierigkeiten beim Zugang zu den Systemen usw., was für die Organisation die Garantie für einen "24×7"-Beschallungsprozess darstellt.
Ein weiteres Schlüsselelement ist die Automatisierung des AP-Prozesses. Die Automatisierung verbessert die Genauigkeit der Dateneingabe erheblich und trägt dazu bei, Fehler wie Überzahlungen, doppelte Zahlungen, falsche Lieferantenzahlungen, Verlust von Rabatten, Gebühren für verspätete Zahlungen usw. zu vermeiden, was indirekt die Betriebskosten senkt und zur Verbesserung der Gewinnspannen beiträgt.
So ermöglicht das Outsourcing in vielen Fällen webbasierte Genehmigungen, die die Zeitspanne zwischen Rechnung und Zahlung drastisch verkürzen und damit die Möglichkeit erhöhen, gegebenenfalls Skonti in Anspruch zu nehmen. Die zunehmende elektronische Kommunikation ermöglicht die Durchführung von PA-Tätigkeiten aus der Ferne. Eine weitere zentrale Herausforderung für die meisten PA-Abteilungen ist der Workflow, die Weiterleitung und der Genehmigungsprozess, der die Interaktion und das Follow-up durch mehrere Mitarbeiter in der Organisation erfordern kann.
Ein geringer Automatisierungsgrad der Arbeitsabläufe wirkt sich negativ auf die Effizienz des Prozesses aus, der dadurch erheblich beeinträchtigt wird. Spezialisierte Anbieter von ausgelagerten AP-Dienstleistungen investieren in die neuesten Technologien sowohl für das Dokumentenmanagement als auch für den Workflow und sind in der Lage, diese Vorteile zu nutzen, um sie ihren Kunden zur Verfügung zu stellen.
Auf diese Weise ist die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung keine bloße Verlagerung von Aufgaben aus dem eigenen Haus, sondern diese Aufgaben werden auf eine andere und optimalere Art und Weise ausgeführt, wobei stets die damit verbundenen bewährten Verfahren zum Einsatz kommen, wie z. B. die Förderung der elektronischen Rechnungsstellung für unsere Lieferanten.
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