Ironischerweise gilt das Diktum "Um Geld zu sparen, muss man Geld ausgeben" als Axiom.
Auf der Grundlage des Konzepts der Kapitalrendite (Return on Investment) haben Unternehmen jahrelang riesige Summen in die neuesten und effizientesten Technologien investiert, in der Erwartung, den Gewinn zu maximieren, nur um dann langfristig enttäuscht zu werden.
Die auf Outsourcing basierende Politik beruht auf der Umwandlung von CAPEX-Finanzstrategien in OPEX-Strategien.
Insbesondere bei der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung oder der Kundenfakturierung besteht der wichtigste Unterschied zur traditionellen internen Verwaltung darin, dass keine Vorlaufkosten anfallen und die Betriebskosten vollständig variabel sind, d. h. pro Transaktion oder bearbeitetem Dokument anfallen.
Wert des Outsourcing von PA und RA
Bei der Analyse des Wertes der Auslagerung von PA- und/oder RA-Prozessen werden häufig nur die Einsparungen betrachtet, die durch die Auslagerung des Prozesses erzielt werden und die in jedem Fall sehr überzeugend sind. Aber neben den quantitativen Argumenten gibt es noch weitere Vorteile und Nutzen qualitativer Art. Hier sind einige Beispiele:
- - Ein schlüsselfertiges Verfahren, bei dem eine klare Verantwortlichkeit für die Ergebnisse gegeben ist.
- - Bereitstellung neuer Dienstleistungen, die für die optimale Verwaltung von Lieferanten und/oder Kunden nützlich und notwendig sind.
- - Profitieren Sie von der dynamischen Verfolgung von Ausnahmen, unterstützt durch elektronische Genehmigungsfunktionen.
- - Verkürzung der Lösungszeiten für Ausnahmen um bis zu 70 %.
- - Profitieren Sie von der variablen Kostenrechnung, die dem Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität bietet, damit es die Unwägbarkeiten der Saison, des beschleunigten Wachstums oder des schlechten Wetters problemlos meistern kann.
- - Möglichkeit, das Personal der Abteilung auf wichtigere und strategischere Aufgaben umzuschichten und so die Fluktuation drastisch zu verringern.
Abgesehen von den quantitativen Vorteilen, die sich unter dem Strich auswirken, führen diese qualitativen Argumente zu einer erheblichen Verbesserung der Zufriedenheit der internen Nutzer, Kunden und Lieferanten und stärken das Image der Finanzabteilung.
PA- und RA-Outsourcing-Modelle
Bei der Wahl des optimalen Outsourcing-Modells für PA und RA sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, von denen sechs im Folgenden aufgeführt sind:
- - Technologie ist es wichtig, die zu implementierende Technologie, ihre Verwendung und die Schnittstellen zu den unternehmenseigenen Systemen zu verstehen.
- - Prozess, wird der aktuelle Prozess beibehalten oder wird ein neuer Prozess an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst?
- - Personal, welches Personal wird an dem ausgelagerten Prozess beteiligt sein?
- - Wert, was ist der Wert, den man durch Outsourcing erhält?
- - Umsetzung, wie schwierig wird der Übergang zum internen Prozess-Outsourcing sein?
- - Kosten: Kann der Outsourcing-Anbieter den Prozess kostengünstiger durchführen?
Es gibt verschiedene Outsourcing-Modelle mit unterschiedlichen Gewichtungen für jede der Variablen, diese sind:
- - Kosmetisch, bei dieser Vereinbarung mit einem Dienstleister übernimmt der Dienstleister die Verpflichtungen gegenüber den Mitarbeitern des Kundenunternehmens, nimmt die Mitarbeiter an Bord, und von dort aus betreiben diese den Dienst weiter. Dieses Modell ist das am wenigsten attraktive der verschiedenen Outsourcing-Arten. Es wird in der Regel gewählt, wenn man sofortige Verbesserungen bei den Personalkosten in der Bilanz sehen will und es nicht zur Kostensenkung oder Produktivitätssteigerung nutzen will.
- - Übergangslösung: Ein Dienstleister nutzt die vorhandenen Systeme des Kundenunternehmens, um die Arbeit mit diesen Systemen, aber mit externem Personal in den Büros des Kundenunternehmens durchzuführen. Aufgrund der Schulungskosten kann der Dienstleister den Dienst nicht kostengünstiger als das vorhandene Personal ausführen. Dies ist ein Angebot mit geringem Wert, da es die Kosten nicht wesentlich senkt und nicht zur Erzielung eines strategischen Werts beiträgt.
- - Starr, das ist der komplizierteste Ansatz. Das Unternehmen will die Vorteile des Outsourcing nutzen, zieht aber eine Änderung seines Verfahrens nicht in Betracht. Das Paradigma besteht darin, neue Technologien und neue Mitarbeiter einzusetzen, aber keine Änderungen an einem ineffizienten Prozess vorzunehmen. Dies ist die schlechteste aller Situationen und erleichtert die Kunden-Lieferanten-Beziehungen nicht.
- - In diesem Szenario delegiert das Kundenunternehmen die Verantwortung für den Prozess an den Dienstleister. Das Unternehmen behält die Kontrolle, aber der tägliche Betrieb und die technischen Aufgaben werden vom Dienstleister ausgeführt. Dieses Modell bietet den größten Nutzen für den Kunden, führt zu den größten Einsparungen und erleichtert die Beziehung zwischen dem Dienstleister und dem Kunden.
Kurz und bündig...
Das Outsourcing von Rechnungsprozessen hat in Zeiten des scharfen Wettbewerbs eine besondere Bedeutung erlangt und wird ohne Scheu von Weltklasse-Unternehmen angewandt, die keine Verschwendung und Ineffizienz dulden.
Das Outsourcing von PA und RA enthält die grundlegenden Bestandteile, die die Wettbewerbsfähigkeit führender Unternehmen untermauern, wie z. B.:
- - Kostensenkung,
- - die kontinuierliche Entwicklung von Prozessen und
- - eine stärkere Konzentration des Unternehmens auf wirklich strategische Aktivitäten.
easyAP bietet eine schrittweise und konstante Entwicklung von AP- und AR-Prozessen auf ein hohes Niveau. Wir garantieren ein Gleichgewicht zwischen Technologie und Arbeitskraft, das zur Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und internen Benutzern führt.
Bei easyAP verfügen wir über 20 Jahre Erfahrung im Bereich AP und AR. Die Anwendung der Six-Sigma-Qualitätsmethodik, für die wir zertifiziert sind, garantiert unseren Kunden von der Implementierung bis zur Wartung der Lösung ein sicheres Gefühl.
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