Die Kreditorenbuchhaltung erhält Rechnungen in allen denkbaren Formen und Formaten. In diesem Artikel analysieren wir mehrseitige Rechnungen, die eine individualisierte und detaillierte Behandlung der darin enthaltenen Informationen erfordern.
Große Rechnungen mit vielen Zeilen erfordern eine individuelle Behandlung und können sowohl für den Aussteller - da sie verspätet bezahlt werden können - als auch für den Empfänger - da sie gewisse Probleme bei der Behandlung aufwerfen - sehr kostspielig sein. Normalerweise gehören diese Rechnungen zum Kreis der Rechnungen mit Bestellung für den Kauf von materiellen Gütern (Lagerbestände). Fehler in umfangreichen Rechnungen sind in Unternehmen sehr häufig.
Fehler in der Rechnung
Rechnungen mit Bestellung
Der Kreislauf der Rechnungen mit Bestellung ist derjenige, in dem es ein Element gibt, mit dem die Rechnungsdaten verglichen werden. Nach diesem Abgleich sehen wir Rechnungen, bei denen es keine Differenzen gibt, und andere, bei denen es Diskrepanzen zwischen Bestellung und Rechnung oder Wareneingang gibt. Rechnungen, die bei diesem Abgleich keine Unterschiede aufweisen (entweder in beide Richtungen: Rechnung vs. Bestellung oder Lieferschein oder in drei Richtungen: Rechnung vs. Bestellung vs. Lieferschein), werden direkt im Buchhaltungs- und/oder Betriebssystem erfasst. Rechnungen mit Differenzen erfordern eine Ausnahmeverarbeitung, deren Komplexität je nach Anzahl der Zeilen exponentiell ansteigt.
In jeder dieser Zeilen der Rechnung finden Sie Informationen über die Bestellung, den Lieferschein, die Produktreferenz, die Einheiten, die Beträge, das Lieferdatum... Diese Informationen sind für Vergleiche relevant und notwendig. Sie ist sehr detailliert und erfordert Analyse- und Vergleichsfähigkeit.
Rechnungsfehler: elektronische Rechnungsstellung, Scannen und OCR
Mit dem Einsatz der elektronischenRechnungsstellung oder der Digitalisierung und OCR (Optical Character Recognition) von Papierrechnungen werden Fehler in den Rechnungen, die sich aus der Behandlung der Zeilen ergeben, reduziert, da im ersten Fall die Fehler der manuellen Erfassung eliminiert und im zweiten Fall minimiert werden. Die Extraktion von Rechnungsdaten löst das Problem jedoch nicht, es sei denn, es steht ein automatischer Abgleichmechanismus zur Verfügung, der diese Abgleichaufgaben vereinfacht. Ohne diese technologische Fähigkeit der automatischen Anpassung durch den Empfänger wird die Entwicklung des Prozesses untergraben.
Werkzeuge für automatischen Abgleich und Workflow
Für den Rechnungsempfänger gilt: Je mehr Zeilen in einer dieser Rechnungen, desto mehr Arbeit bedeutet dies für die Kreditorenbuchhaltung, denn je mehr Prüfungen vorgenommen werden müssen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine Art Differenz und damit um einen Fehler in der Rechnung handelt, der eine zusätzliche Bearbeitung erfordert. Daher sind die Kosten für die Bearbeitung dieser Rechnungen umso höher, je größer die Anzahl der Zeilen ist. Der Einsatz von automatischen Abgleich-Engines und Workflows zur Ausnahmelösung sind unverzichtbare Werkzeuge, um zu effizienten Prozessen bei der Verarbeitung von Rechnungen mit Bestellungen zu gelangen.
Für den Aussteller der Rechnung zeigt die Praxis, dass die Rechnungen vollständig bearbeitet werden, d.h. die Rechnung muss zu 100% korrekt sein, damit sie registriert und bezahlt werden kann. Welche der beiden Parteien (Käufer und Verkäufer) profitiert davon, wenn eine Rechnung mit 400 Zeilen gestoppt wird, weil in einer von ihnen ein Fehler vorliegt ? Eine Rechnung, die zu 99% korrekt ist, reicht nicht aus, um registriert und bezahlt zu werden.
Der Restbetrag: zwei Bestellungen oder weniger pro Rechnung
Es gibt also bei den beiden Akteuren des Prozesses mehrere Elemente zu berücksichtigen: Einschränkungen der Rechnungsstellungssysteme, Kosteneinsparungen bei der Rechnungsausstellung, Kosten für den Empfang und die Bearbeitung der Rechnung, Verzögerungen bei der Eintreibung/Zahlung von Rechnungen mit Fehlern... Aber aus unserer Erfahrung mit Projekten in allen Sektoren, mit Unternehmen aller Größen und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sowohl bei der Ausstellung als auch beim Empfang von Rechnungen können wir bestätigen, dass der Saldo in der Regel in der Beziehung erzielt wird: zwei Bestellungen oder weniger pro Rechnung, wobei die Anzahl der Zeilen und Lieferscheine dieser Bestellung nicht mehr so relevant ist.
Eine solche Beziehung impliziert bereits die Beschränkung des Vorgangs auf ein bestimmtes Handelsgeschäft mit einer reduzierten Anzahl von Teilnehmern (je mehr Bestellungen, desto mehr Käufer) und mit einer potentiellen Anzahl von Problemen, die sich auf diejenigen beschränken, die sich aus einer einzigen/reduzierten Anzahl von Bestellungen ergeben. Im Falle eines Vorfalls ist seine Verarbeitung einfacher und in Rechnungsstellungssystemen ist er in der Regel eine gültige Variable für die Ausstellung von Rechnungen. Es ist daher die für die Parteien ausgeglichenste Situation und diejenige, die in der Regel die geringsten Unannehmlichkeiten und Fehler in Rechnungen aufweist.
Vielleicht interessieren Sie sich auch für die Schlüssel zur effektiven Gesetzesgenehmigung
