In der Kreditorenbuchhaltung gehen Rechnungen in allen erdenklichen Formen und Formaten ein. In diesem Artikel befassen wir uns mit mehrseitigen Rechnungen, die eine individuelle und detaillierte Behandlung der darin enthaltenen Informationen erfordern.
Große Rechnungen mit vielen Zeilen erfordern eine individuelle Bearbeitung und können hohe Kosten verursachen, sowohl für den Aussteller, da sie wahrscheinlich verspätet bezahlt werden, als auch für den Empfänger, da sie gewisse Probleme bei der Bearbeitung verursachen. Normalerweise stammen diese Rechnungen aus dem Kreislauf von Rechnungen mit Bestellungen für den Kauf von Sachgütern (Vorräten). Fehler bei großen Rechnungen sind in Unternehmen sehr häufig.
Fehler auf der Rechnung
Rechnungen mit Bestellung
Der Kreislauf der Rechnungen mit der Bestellung ist derjenige, in dem es ein Element gibt, mit dem die Rechnungsdaten verglichen werden. Nach diesem Abgleich gibt es Rechnungen, die keine Unterschiede aufweisen, und andere mit Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung oder Wareneingang. Rechnungen, die bei diesem Abgleich keine Unterschiede aufweisen (entweder in beide Richtungen: Rechnung vs. Bestellung oder Lieferschein, oder in drei Richtungen: Rechnung vs. Bestellung vs. Lieferschein), werden direkt im Buchhaltungs- und/oder operativen System erfasst. Rechnungen mit Differenzen erfordern eine Ausnahmeverarbeitung, deren Komplexität je nach Anzahl der Zeilen exponentiell ansteigt.
Jede dieser Rechnungszeilen enthält Informationen über die Bestellung, den Lieferschein, den Produktbezug, die Einheiten, die Beträge, das Lieferdatum usw. Diese Informationen sind relevant und notwendig, um Vergleiche anzustellen. Sie sind sehr detailliert und erfordern die Fähigkeit, zu analysieren und zu vergleichen.
Fehler bei Rechnungen: elektronische Rechnungsstellung, Scannen und OCR
Mit dem Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung oder der Digitalisierung und OCR (Optical Character Recognition) von Papierrechnungen werden Fehler in Rechnungen, die sich aus der Verarbeitung von Zeilen ergeben, reduziert, da im ersten Fall die Fehler der manuellen Erfassung eliminiert und im zweiten Fall minimiert werden. Die Extraktion von Rechnungsdaten löst das Problem jedoch nicht, es sei denn, es steht ein automatischer Abgleichmechanismus zur Verfügung, der diese Vergleichsaufgaben vereinfacht. Ohne eine solche technologische Fähigkeit zum automatischen Abgleich durch den Empfänger wird die Entwicklung des Prozesses beeinträchtigt.
Werkzeuge und Arbeitsabläufe für den automatischen Abgleich
Je mehr Zeilen eine Rechnung hat, desto größer ist der Arbeitsaufwand für die Kreditorenbuchhaltung, da mehr Prüfungen vorgenommen werden müssen und die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass eine Differenz und damit ein Fehler in der Rechnung vorliegt, der eine zusätzliche Bearbeitung erfordert. Je höher also die Anzahl der Zeilen, desto höher die Kosten für die Bearbeitung dieser Rechnungen. Der Einsatz automatischer Abgleichsmaschinen und Workflows für die Lösung von Ausnahmen sind unverzichtbare Instrumente, um effiziente Prozesse bei der Verarbeitung von Rechnungen mit Bestellungen zu erreichen.
Für den Rechnungsaussteller zeigt die Praxis, dass Rechnungen vollständig bearbeitet werden, d. h. die Rechnung muss zu 100 % korrekt sein, damit sie registriert und bezahlt werden kann. Welche der beiden Parteien (Käufer und Verkäufer) profitiert davon, wenn eine 400-Zeilen-Rechnung gestoppt wird, weil in einer der Zeilen ein Fehler vorliegt? Nur weil eine Rechnung zu 99 % korrekt ist, kann sie nicht registriert und bezahlt werden.
Der Saldo: zwei Bestellungen oder weniger pro Rechnung
Es gibt also mehrere Elemente, die bei den beiden Akteuren des Prozesses zu berücksichtigen sind: Einschränkungen der Fakturierungssysteme, Kosteneinsparungen bei der Ausstellung von Rechnungen, Kosten für den Empfang und die Bearbeitung von Rechnungen, Verzögerungen bei der Einziehung/Zahlung aufgrund von fehlerhaften Rechnungen... Aus unserer Erfahrung mit Projekten in allen Sektoren, mit Unternehmen aller Größen und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sowohl bei der Ausstellung als auch beim Empfang von Rechnungen können wir jedoch bestätigen, dass das Gleichgewicht in der Regel in dem Verhältnis erreicht wird: zwei Aufträge oder weniger pro Rechnung, wobei die Anzahl der Zeilen und Lieferscheine des besagten Auftrags nicht mehr so relevant ist.
Diese Beziehung impliziert bereits die Beschränkung des Vorgangs auf die spezifische kommerzielle Transaktion, mit einer kleinen Anzahl von Teilnehmern (je mehr Bestellungen, desto mehr Käufer) und mit einer potenziellen Anzahl von Problemen, die auf diejenigen beschränkt sind, die sich aus einer einzigen / kleinen Anzahl von Bestellungen ergeben. Im Falle eines Vorfalls ist sie leichter zu handhaben und in den Fakturierungssystemen ist sie in der Regel eine gültige Variable für die Ausstellung von Rechnungen. Es handelt sich also um die ausgewogenste Situation für die Parteien und diejenige, die in der Regel die wenigsten Unannehmlichkeiten und Fehler in den Rechnungen verursacht.
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