Dem Kreditorenbuchhalter ist das Gefühl der Fairness nicht fremd, das sich einstellt, wenn ein Lieferant pünktlich zu den vereinbarten oder festgelegten Bedingungen bezahlt wird. Und selbst wenn die Unternehmenspolitik es zulässt, ist es eine gewisse Genugtuung, vor Ablauf der Frist zu zahlen.
Aber wir alle kennen Unternehmen, die sich der Schwierigkeiten, die sie selbst bei der pünktlichen Bezahlung haben, nicht voll bewusst sind. Pete Loughlin rät in einem seiner Artikel für den Blog Purchasing Insight den Lieferanten, ihren Kunden entgegenzukommen, wenn es darum geht, Zahlungen zu erhalten, und es ihnen mit fünf einfachen Empfehlungen leicht zu machen.
Kenne deinen Kunden
Die kommerziellen Konnotationen sind an dieser Stelle nicht wichtig. Einfach ausgedrückt: Sie müssen "wortwörtlich" wissen, wer Ihr Kunde ist, seinen Namen oder Firmennamen, seine Daten... Ein Namensfehler auf der Rechnung oder eine Rechnung, die an den falschen Kunden geschickt wird, hilft Ihnen nicht, rechtzeitig bezahlt zu werden.
Vereinbarung von Zahlungsbedingungen
Nichts sollte als selbstverständlich angesehen werden, und es sollte auch nicht davon ausgegangen werden, dass ein Kunde sich wie die Mehrheit verhalten wird. Es ist sehr wichtig, die Zahlungsbedingungen zu besprechen, insbesondere das Fälligkeitsdatum, und dies von Anfang an deutlich zu machen.
Rechnung demnächst
Wenn sich der Eingang der Rechnung verzögert, können Sie nicht erwarten, dass die andere Partei viel schneller und agiler ist. Wenn Sie das Produkt oder die Dienstleistung pünktlich liefern und die Rechnung wie vereinbart ausstellen, wird der gesamte Prozess reibungslos und nahtlos ablaufen.
Senden Sie die Rechnung an den richtigen Empfänger
Vor allem bei kleinen oder mittelgroßen Lieferanten ist es üblich, dass die Rechnung an den Ansprechpartner des Kundenunternehmens geschickt wird. Dies führt jedoch nur zu einer Verzögerung und zu weiteren Fehlern im Prozess. Bei der Vereinbarung der Zahlungsbedingungen ist es auch sinnvoll, den Empfänger zu benennen, an den die Rechnung direkt geschickt werden soll.
Rückruf oder Beantragung einer Zahlung
Es gibt Unternehmen, die aus Nachlässigkeit oder aus Angst, eine fruchtbare Geschäftsbeziehung zu beschädigen, Zeit verstreichen lassen, ohne eine überfällige Zahlung einzufordern. Manchmal ist es jedoch unerlässlich, einen Kunden erneut zur Zahlung einer Rechnung aufzufordern, solange es sich nur um einen kurzen Verzug handelt, und es ist auch für die Geschäftsbeziehung von Vorteil, weil es Vertrauen schafft und den Kunden im Falle eines sehr langen Verzugs oder einer Nichtzahlung nicht in Verlegenheit bringt. Niemand ist perfekt, und in jedem Unternehmen kommt es zu Zahlungsverzögerungen, weil einige Rechnungen "verschüttet" werden. Helfen Sie Ihrem Kunden und erinnern Sie ihn an die Zahlung.
Jeder Fachmann, der die Kreditorenabteilung eines Unternehmens besucht und die täglichen Probleme bei der Rechnungsstellung aufgrund der Vielzahl der von den verschiedenen Lieferanten verwendeten Formate miterlebt, weiß, dass es das Schlimmste ist, Rechnungen auf Papier zu versenden. Die Technologie ist inzwischen auf allen beruflichen und unternehmerischen Ebenen standardisiert und hat der elektronischen Rechnungsstellung zum Durchbruch verholfen.
Wenn ein Kunde elektronische Rechnungen akzeptiert - und das tun inzwischen fast alle -, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlung pünktlich und ungehindert eintrifft, zweifellos sehr hoch. Der letzte große Tipp lautet also: Versenden Sie elektronische Rechnungen, wann immer Sie können, und wenn Ihre Kunden sie noch nicht akzeptieren, machen Sie ihnen die Vorteile klar... Sie werden davon profitieren!
