Ist die Digitalisierung von Rechnungen die Lösung für das AP-Problem?

28. März 2016 | Elektronische Rechnung

Unter all den Initiativen, die ergriffen werden, um den Prozess der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen zu verbessern, gibt es eine, die gegenüber den anderen einen Vorteil hat: die Digitalisierung von Rechnungen.

Was bedeutet es, Rechnungen zu scannen?

Das Scannen von Rechnungen ist im Grunde ein Prozess, bei dem Ihre Papierrechnungsdaten in eine elektronische Umgebung übertragen werden.

Und zweifellos ist sie eine gute Maßnahme, aber eindeutig unvollständig, wenn sie nicht von anderen Lösungen begleitet wird. Das Scannen ermöglicht es Ihnen, mit Bildern und Daten zu arbeiten (es versteht sich, dass zusätzlich zum Scannen auch Daten extrahiert werden). Wenn eine zertifizierte Digitalisierung durchgeführt wird, kann dem digitalen Dokument zudem durch Verwerfen des Originals volle Gültigkeit verliehen werden.

Um diese Informationen nutzen zu können, sind Anwendungen erforderlich, die es ermöglichen: Genehmigungswege festzulegen, bei der Automatisierung der buchhalterischen Zuordnung zu helfen,Rechnungen mit Bestellungen/Rechnungen abzugleichen, die Verwaltung von Vorfällen umzuleiten, die Eingabe von Daten in das Buchhaltungssystem zu eliminieren... Und vergessen wir nicht, dass die Verwendung von elektronische Rechnungen in vielen verschiedenen Formaten (diejenigen, die die Daten bereits enthalten und rechtsgültig sind) wird immer weiter verbreitet, und es wird der Tag kommen, an dem die Verwendung von Papier als Restmaterial übrig bleiben wird.

Werkzeuge zum Scannen von Rechnungen

Im vorigen Absatz wird darauf hingewiesen, dass Scannen das Arbeiten mit Bildern und Daten bedeutet, und dass es für die Umwandlung von Papier- oder PDF-Rechnungen in Bilder und/oder Daten notwendig ist:

  1. Scanner, um Bilder aus dem Papier zu gewinnen: Das erfordert eine Investition in Hardware und deren Wartung, die nicht billig ist.
  2. OCR-Software (Optical Character Recognition), um die Daten aus diesen Bildern zu extrahieren: Sie ist nicht nur teuer in der Anschaffung und Wartung, sondern erfordert auch den ständigen Einsatz von Spezialisten für ihre Konfiguration und Wartung.

Dabei handelt es sich um sehr leistungsfähige, aber sehr spezifische Anwendungen mit einer Vielzahl von Tricks und Anpassungen, die vorgenommen werden müssen, um signifikante Ergebnisse zu erzielen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich um eine Investition handelt, die eine sehr detaillierte Analyse erfordert, da die Kosten sehr hoch sind (viel höher als das Ergebnis der ursprünglichen Zahlen) und die Ergebnisse aus einer sehr hohen Anzahl von Papierrechnungen und/oder PDF-Dateien gemeldet werden müssen. Darüber hinaus geht der Trend dahin, die Anzahl der Papierrechnungen zu reduzieren und sie durch pdfs (nur Datenextraktion ist notwendig) oder direkt durch elektronische Rechnungen (Daten erfordern keine Abbildung oder Extraktion) zu ersetzen.

Um einen größeren Erfolg zu erzielen, muss die Digitalisierung der Rechnungen um weitere Elemente ergänzt werden: die Kapazität der elektronischen Rechnungsverarbeitung, Rechnungs-WorkflowsOhne diese zusätzlichen Überlegungen wird die Digitalisierung eine unvollständige Lösung sein.

Die Schlussfolgerung ist, dass das Scannen von Rechnungen an sich keine Lösung ist. Es handelt sich um eine der ersten Phasen zur Verbesserung des AP-Prozesses für eine bestimmte Art von Rechnungen, aber es bedarf anderer ergänzender Lösungen, um wirklich eine effiziente Verbesserung des Prozesses zu erreichen. Was das Implementierungsmodell betrifft, so ist die Auslagerung dieser Phase des Prozesses und zusammen mit der Automatisierung des Quadranten, der Kodierung, der Ausnahmeauflösung und der Genehmigung die kostengünstigste Option, wenn Sie kein repräsentatives Rechnungsvolumen von über 250.000 - 300.000 haben. Darüber hinaus garantiert ein ausgelagertes Modell in Expertenunternehmen, die den gesamten Prozesszyklus verwalten, kürzere Implementierungszeiten und Unabhängigkeit von regulatorischen und technologischen Änderungen.

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