Ist die Digitalisierung von Rechnungen die Lösung für das AP-Problem?

28. März 2016 | E-Invoicing

Unter all den Initiativen, die zur Verbesserung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ergriffen werden, ist eine dem Rest voraus: die Digitalisierung von Rechnungen.

Was bedeutet es, Rechnungen zu digitalisieren?

Bei der Digitalisierung von Rechnungen handelt es sich im Wesentlichen um die Übertragung der Daten Ihrer Papierrechnungen in eine elektronische Umgebung.

Und es ist sicherlich eine gute Maßnahme, aber eindeutig unvollständig, wenn sie nicht von anderen Lösungen begleitet wird. Die Digitalisierung ermöglicht es, mit Bildern und Daten zu arbeiten (es versteht sich, dass zusätzlich zur Digitalisierung auch eine Datenextraktion durchgeführt wird). Wenn eine zertifizierte Digitalisierung durchgeführt wird, kann das digitale Dokument außerdem durch Weglassen des Originals vollständig gültig gemacht werden.

Um diese Informationen nutzen zu können, sind dann Anwendungen erforderlich, die Folgendes ermöglichen: Festlegung von Genehmigungswegen, Unterstützung bei der Automatisierung der buchhalterischen Zuordnung, Abgleich von Rechnungen und Bestellungen/Belege, Neuausrichtung der Verwaltung von Vorfällen, Eliminierung der Dateneingabe im Buchhaltungssystem... Und vergessen wir nicht, dass die Verwendung von elektronischen Rechnungen in verschiedenen Formaten (die bereits die Daten enthalten und rechtsgültig sind) immer mehr Verbreitung findet und der Tag kommen wird, an dem die Verwendung von Papier ein Restrisiko darstellt.

Werkzeuge zur Digitalisierung von Rechnungen

Aus dem vorangegangenen Absatz geht hervor, dass bei der Digitalisierung mit Bildern und Daten gearbeitet wird, und dass die Umwandlung von Papier- oder PDF-Rechnungen in Bilder und/oder Daten erforderlich ist:

  1. Scanner für Papierbilder: Erfordert Investitionen in Hardware und Wartung, die nicht billig sind.
  2. OCR-Software (Optical Character Recognition) zur Extraktion von Daten aus diesen Bildern: Sie ist nicht nur teuer in der Anschaffung und Wartung, sondern erfordert auch den ständigen Einsatz von Fachleuten für ihre Konfiguration und Wartung.

Es handelt sich um sehr leistungsfähige, aber auch sehr spezifische Anwendungen, bei denen eine Vielzahl von Tricks und Anpassungen vorgenommen werden müssen, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich um eine Investition handelt, die eine sehr detaillierte Analyse erfordert, da die Kosten sehr hoch sind (viel höher als die anfänglichen Zahlen) und die Ergebnisse aus einer sehr großen Anzahl von Papier- und/oder PDF-Rechnungen gewonnen werden müssen. Darüber hinaus geht der Trend dahin, die Zahl der Papierrechnungen zu verringern und sie durch PDFs (bei denen nur eine Datenextraktion erforderlich ist) oder direkt durch elektronische Rechnungen (Daten, die keine Bilder oder Extraktion erfordern) zu ersetzen.

Um einen größeren Erfolg zu erzielen, muss die Rechnungsdigitalisierung um weitere Elemente ergänzt werden: die Kapazität der elektronischen Rechnungsverarbeitung, Rechnungs-WorkflowsOhne diese zusätzlichen Überlegungen wird die Digitalisierung eine unvollständige Lösung sein.

Die Schlussfolgerung ist, dass die Digitalisierung von Rechnungen keine Lösung an sich ist. Sie ist einer der ersten Schritte zur Verbesserung des PA-Prozesses für eine bestimmte Art von Rechnungen, aber sie erfordert weitere ergänzende Lösungen, um eine wirklich effiziente Verbesserung des Prozesses zu erreichen. Was das Implementierungsmodell betrifft, so ist das Outsourcing dieser Prozessphase zusammen mit der Automatisierung von Abgleich, Kodierung, Ausnahmegenehmigung und Freigabe die kosteneffizienteste Option, wenn Sie kein repräsentatives Rechnungsvolumen von mehr als 250.000-300.000 Rechnungen haben. Darüber hinaus garantiert die Auslagerung an Expertenunternehmen, die den gesamten Prozesszyklus verwalten, schnellere Umsetzungszeiten und Unabhängigkeit von rechtlichen und technologischen Änderungen.

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