Die Kreditorenbuchhaltung optimal nutzen (Teil I)

23. September 2016 | Rechnungs-Workflow

Effektives Betriebskapitalmanagement, definiert als Umlaufvermögen minus kurzfristige Verbindlichkeiten, ist eine der ältesten Praktiken im Finanzmanagement. In Übereinstimmung mit dieser Praxis wird die Maxime aufgestellt, dass kurzfristige Bedürfnisse mit kurzfristigen Barmitteln und langfristige Bedürfnisse mit langfristigen Quellen finanziert werden sollten. Das zugrundeliegende Ziel für das Unternehmen besteht daher darin, die Betriebsrisiken und Finanzierungskosten im Wesentlichen zu reduzieren.

Obwohl die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen von Unternehmen eine Schlüsselrolle bei der Erreichung dieses Geschäftsziels spielen, versäumen es viele Organisationen, Initiativen umzusetzen, um sowohl die langfristige Effektivität als auch die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltungsabteilungen sicherzustellen. Einige führende Unternehmen haben den Wert der Umgestaltung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse erkannt und endgültige Schritte unternommen, um die Produktivität dieser Abteilungen zu steigern.

Kreditorenbuchhaltung

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in einer dezentralisierten oder zentralisierten Umgebung operiert, ist es wichtig, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung ihr volles Potenzial ausschöpft und effektiv zur Reduzierung Ihrer operativen Risiken und der Kosten Ihrer finanziellen Aktivitäten beiträgt.

Aber... Wie können Sie feststellen, ob Sie diese Höchstleistung erreichen?

Ein guter Ausgangspunkt ist die Durchsicht von Benchmarking- und Erhebungsstudien, die von Experten aus dem Bereich der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt wurden. Mehr als 12% der spanischen Unternehmen und fast 75% der Unternehmen mit 5.000 oder mehr Beschäftigten haben die betriebliche Leistung ihrer Kreditorenbuchhaltungsabteilungen bewertet und verglichen.

Die korrekte Verwendung der Ergebnisse dieser Studien und Umfragen hat sich für viele Unternehmen als vorteilhaft erwiesen, um Prozesse zu rationalisieren und die Produktivität der Kreditorenbuchhaltung zu verändern. Diese Studien können, zusammen mit Daten anderer Unternehmen, dazu verwendet werden, die Leistung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu untersuchen und zu vergleichen. Wenn Ihre Ergebnisse weit von den in den Studien berichteten Ergebnissen entfernt sind, dann ist es vielleicht ein guter Zeitpunkt, die Gründe für diese Lücken zu ermitteln und die notwendigen Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung der betrieblichen Leistung zu ergreifen.

6 KPIS zur Messung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung

Es gibt eine Vielzahl von Leistungsparametern innerhalb der Kreditorenbuchhaltungsfunktionen , die identifiziert und im Hinblick auf Verbesserungen gemessen werden können. Es ist wichtig, messbare Metriken innerhalb Ihres Betriebs zu identifizieren und die wenigen zu bestimmen, die die strategischen Prioritäten und die Betriebskultur Ihres Unternehmens unterstützen.

In dieser Serie von drei Artikeln, die wir im Laufe des Monats veröffentlichen werden, gehen wir auf die Schlüsselbereiche für die Leistung der Kreditorenbuchhaltung ein, nämlich

► Kosten des Prozesses
► Automatisierung
► Fehlerquoten
► Betrug und doppelte Zahlungen
► Finanzkontrollen
► Lieferanten-Zufriedenheit

In diesem ersten Artikel der Reihe sehen wir uns den ersten der Parameter an: Prozesskosten

1. die Kosten des Prozesses

Die Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung sind die grundlegendste Metrik, aber in vielen Fällen auch eine der am schwierigsten zu bewertenden. Die Herausforderung besteht darin, einen objektiven Vergleich der in der Kostenschätzung enthaltenen Prozessschritte zu erhalten. Einige Studien beinhalten Kosten im Zusammenhang mit der Rechnungsbearbeitung, dem Scannen, der Zertifizierung, der Archivierung, dem Abgleich, ... Hier können Benchmark-Studien besonders nützlich sein, da sie in der Lage sind, eine einheitliche Definition in ihrer Kostenanalyse zu verwenden. Selbst bei dieser Konsistenz zeigen verschiedene Kostenstudien ein breites Spektrum von Betriebsergebnissen. Eine Benchmark-Studie schätzt die Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung in einem Segment auf 3 bis 15 EUR pro Rechnung, während eine andere Studie die Kosten auf 5 bis 19 EUR pro Rechnung beziffert. Die Studien, die auf den Antworten der Befragten basieren, zeigen jedoch, dass die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung bei etwa Interessanterweise gibt es eine sehr geringe Korrelation zwischen den Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung und der Größe des Unternehmens.

Weitere nützliche Indikatoren sind die Anzahl der pro Mitarbeiter pro Jahr verarbeiteten Rechnungen und die Anzahl der Tage, an denen eine Kreditorenrechnung bearbeitet wird. Best Practices legen nahe, dass in den leistungsfähigsten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ein Mitarbeiter 20.000 Bestellrechnungen pro Jahr bearbeiten kann. In denselben Hochleistungsabteilungen beträgt die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Lieferantenrechnung etwa 3 Tage. Dies steht im Vergleich zu den 6 Tagen, die für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt werden, was das von den befragten Unternehmen im Durchschnitt angestrebte Ziel ist.

Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens und optimieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse

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