Finanzkontrollen im digitalen Zeitalter: Ziele und Vorteile der Implementierung und Automatisierung

Di 2, 2021 | Rechnungsverwaltung

Der Begriff klingt klassisch und lässt Sie vielleicht sogar in Panik geraten, wenn Sie ihn hören. Kontrolle im Zusammenhang mit Finanzen: endlose Datenbanken, Rechnungen, Ausgaben, Bilanzen... Doch sowohl in der konventionellen Geschäftswelt als auch in dem neuen Paradigma, das sich mit dem digitalen Zeitalter für viele Unternehmen eröffnet, sind Finanzkontrollen viel einfacher zu nutzen, zu verstehen, umzusetzen und zu automatisieren, als man sich vorstellen kann.

Definition von Finanzkontrollen: Welche sind die gängigsten und wie werden sie angewendet?

Um zu verstehen, was Finanzkontrollen sind, sollten wir zunächst eine Definition des Begriffs geben. Man kann sagen, dass es sich um die Analyse und Untersuchung der tatsächlichen Ergebnisse einer Organisation handelt, wobei die Umstände des Unternehmens und seiner Projekte sowie seine finanziellen Ziele berücksichtigt werden. Finanzielle ZieleIhre Programme sowie ihre kurz-, mittel- und langfristigen Pläne. . Mit anderen Worten, es handelt sich um Instrumente zur Bewertung der Entwicklung und der Auswirkungen der umgesetzten Strategien und ihres Einflusses auf die Gesamtfinanzierung eines Projekts.

Die Finanzindikatoren oder KPIs (wie sie heute genannt werden), an denen die verschiedenen Jahresabschlüsse gemessen werden, variieren je nach den Zielen des jeweiligen Plans. Mit anderen Worten: Diese Überprüfungen der Finanzen sind ein grundlegender Pfeiler für jedes Unternehmen, da die Finanzberichterstattung einen Einblick in die wirtschaftliche Gesundheit des Unternehmens gibt. 

Was sind die häufigsten Kontrollen?

Da der Begriff jedoch sehr weit gefasst ist, stellt sich die Frage: "Was sind die gängigsten Finanzkontrollen? Alles hängt von den zu bewertenden Projekten und dem Entwicklungsstadium jedes einzelnen Projekts ab. Dennoch gibt es drei Typologien, die in jeder Strategie vorkommen:

  1. Bilanz. Unerlässlich zu Beginn eines jeden Projekts, um die finanzielle Gesamtsituation und den Jahresabschluss der Organisation zu Beginn der Kontrolle oder Prüfung zu beurteilen.
  2. Gewinn- und Verlustrechnung. Eine Zusammenfassung der Geschäftsvorgänge, die in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt wurden. Sie umfasst verschiedene Aufstellungen und ist, wie der Name schon sagt, das Ergebnis der Subtraktion der verschiedenen finanziellen Aufwendungen, die von den Einnahmen generiert wurden. Diese Finanzkontrolle dient der Analyse der Rentabilität eines Vorgangs oder der allgemeinen Tätigkeit eines Unternehmens. Sie dient auch dazu, anhand von Daten zu überprüfen, ob die gesetzten finanziellen Ziele erreicht werden.
  3. Cashflow oder Kapitalflussrechnung. In dieser Finanzübersicht werden die Veränderungen bei den Zahlungsmitteln und Zahlungsmitteläquivalenten bewertet, um festzustellen, ob mehr Liquidität erforderlich ist oder nicht.

Natürlich werden für die verschiedenen Projekte und Operationen, die in jeder Organisation durchgeführt werden, sowohl diese als auch andere Finanzkontrollverfahren eingeführt. Diese drei Verfahren waren und sind jedoch am weitesten verbreitet.

Die Bedeutung von Finanzkontrollen in jedem Unternehmen

Und wir sagen, dass sie unverzichtbar waren und sind, denn die Bedeutung der Finanzkontrollen hat mit dem Aufkommen der Online-Welt nicht abgenommen. Wegen ihrer Relevanz für die Planung oder die Organisation der Kostenrechnung werden diese betriebswirtschaftlichen Prüfungen auch heute noch eingesetzt, aber in digitalisierter und automatisierter Form. Und warum sind sie so wichtig, zum Beispiel bei der Rechnungsstellung an Kunden und Lieferanten? :

  • Sie messen die verschiedenen Finanzprozesse und Wirtschaftsströme und helfen, die finanzielle Gesundheit unserer Projekte zu verstehen.
  • Sie sind ideal, um den Versand von Rechnungen zu kontrollieren: den Arbeitsablauf von Rechnungen, den Empfang und die Bestätigung von Rechnungen, die an den Kunden ausgestellt wurden, unerlässlich für die Kontrolle von Einnahmen und finanziellen Ausgaben.
  • Sie dienen dazu, die Prozesse der Rechnungsstellung, die damit verbundenen finanziellen Risiken und eine anschließende und konsequente Optimierung dieser Prozesse zu messen.
  • Sie bieten Informationstransparenz, sowohl intern als auch gegenüber den Kunden.
  • Frühzeitige Erkennung von Vorfällen, z. B. über das easyap-LieferantenportalLieferantenportal, wo die entsprechenden Informationen für jeden Lieferanten bereitgestellt werden.

Was sich mit der Online-Welt verändert hat, ist die Anwendung dieser Finanzprozesse. Nach und nach weichen das Notizbuch und der traditionelle Stift, mit denen Finanzberichte erstellt wurden, der Technologie und ihren Fortschritten.

Finanzkontroll-Automatisierungsprozesse

Finanzkontrollen | Automatisierung

Vorteile der Einführung und Automatisierung von Finanzkontrollen im Rechnungsstellungsprozess

Die Einsparungen an Material und Zeit sind dank dieser technologischen Fortschritte erheblich. Der Kostenkalkulator spiegelt die Einsparungen wider, die dem Unternehmen durch die Automatisierung der Rechnungsstellungsprozesse zur effizienteren Durchführung von Finanzkontrollen entstehen. Die Vorteile der Implementierung und Automatisierung von Finanzdienstleistungskontrollen zeigen sich deutlich darin, dass elektronische Rechnungen bei Unternehmen wie Easyap heute fast sofort ausgestellt und verarbeitet werden, während dies früher ein Vorgang war, der mehrere Verfahren und vor allem Zeit erforderte.

Eine weitere Neuerung bei der Umsetzung und Automatisierung dieser Finanzprozesse besteht darin, dass ein Ereignis auf viel rationellere Weise erfasst werden kann. Das Ereignis wird einfach auf jeder Rechnung mit einem Zeitstempel versehen, und die Finanzprüfer des Projekts können den Fortschritt an Ort und Stelle verfolgen. Sie können sogar die Rückverfolgbarkeit der Abschlüsse messen, indem sie jeden einzelnen Schritt und die Finanzinstrumente, mit denen Sie arbeiten, überprüfen.

Es ist also absurd, die Bedeutung dieser Finanzprozesse und ihrer Automatisierung zu ignorieren. Aber in diesem neuen digitalen Zeitalter, in dem die Einführung automatisierter Finanzprozesse von zentraler Bedeutung ist und von den meisten Unternehmen bereits praktiziert wird, ist sie noch wichtiger. Aus diesem Grund sollten Sie, unabhängig davon, ob Sie mit auf Finanzkontrollen spezialisierte Unternehmen wie Easyap oder intern arbeiten, sollten die Einsparungen bei zwei grundlegenden Aspekten des Lebens - Zeit und Geld - hoch geschätzt werden.

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