Schlüssel zur effektiven Rechnungsgenehmigung

22. Oktober 2014 | Rechnungs-Workflow

In Einkaufs-zu-Einkaufs-Prozessen gibt es im Allgemeinen keinen Rechnungsgenehmigungszyklus, da es normalerweise eine Vorabgenehmigung/Validierung der Bestellung und eine Funktionstrennung im Eingangsprozess gibt. In diesen Prozessen von Rechnungen mit Bestellung, wie wir in unserem vorherigen Artikel angegeben haben , erfolgt die Buchung der Rechnungen nach der Gegenbestellung, 2- oder 3-Wege-Quadrant.

Im Gegenteil, in Overhead-Prozessen, in denen es keine "formale" Ordnung gibt, ist es notwendig, dass die Ware oder Dienstleistung akzeptiert wird.

Rechnungs-Workflow: Elektronische Rechnungsgenehmigung

Gegenwärtig sind manuelle Genehmigungsverfahren aufgrund der hohen Betriebskosten, ihrer Langsamkeit und der Kontrollmängel, die sie aufweisen, nicht mehr üblich. Der Einsatz von Workflow-Tools für Rechnungen ist die beste Option, wenn es darum geht, den Prozess nicht bestellter Rechnungen zu automatisieren.

Die Prozessverbesserung sollte alle Schritte umfassen, von der Buchhaltungscodierung über die Annahme des Dokuments im ERP bis hin zur Buchung.

Empfehlungen für den Genehmigungsprozess elektronischer Rechnungen

Um die Aufgabe der elektronischen Genehmigung so effektiv wie möglich zu gestalten, müssen wir die folgenden Empfehlungen berücksichtigen:

- Genehmigungskriterien. Nicht alle Rechnungen folgen den gleichen Kriterien für die Genehmigung, z.B. wird eine Gemeinkostenrechnung in der Regel auf der Grundlage der Kostenstelle genehmigt, die den Aufwand verursacht hat, während eine Anlagenrechnung in der Regel auf der Grundlage der Art der Anlage genehmigt wird. Aus diesem Grund müssen für die Konfiguration der Genehmigungsregeln mehrere Kriterien zur Verfügung stehen, von denen einige aus den in der Rechnung enthaltenen Informationen und andere aus externen Quellen oder vorangegangenen Prozessschritten wie der Codierung stammen.

Unter diesen Kriterien können wir hervorheben: Buchhaltungskonto oder Art der Ausgaben, Verrechnungskostenstelle, Rechnungsbetrag, Konzept, Lieferant, Antragsteller, Abteilung usw.

- Rechnungsprüfung. Nicht immer ist die Person, die befugt ist, die Rechnung zu genehmigen, diejenige, die weiß, ob sie mit der erbrachten Leistung übereinstimmt. Es wird dringend empfohlen, die Möglichkeit zu haben, bei Bedarf statische oder dynamische Validierer einzubinden, um zu bestätigen, dass die Rechnung an die erhaltene Leistung angepasst ist. Ein Validator ist ein Akteur, dessen Teilnahme bequem, aber weder obligatorisch noch bindend ist.

-Genehmigungshierarchie. Es ist üblich, dass interne Genehmigungsrichtlinien komplex sind und je nach Art der Ausgaben, der angefallenen Beträge usw. variieren. Um all diese Situationen abzudecken, ist es notwendig, Regeln mit parallelen Genehmigungsebenen, sequentieller, gepoolter und Gruppengenehmigung konfigurieren zu können. Darüber hinaus ist die Möglichkeit, die Funktion der delegierten Genehmigung (im Namen von) zu haben, sehr nützlich, um den Prozess der Hauptteilnehmer zu unterstützen, wenn es darum geht, Eventualitäten wie unvorhergesehene Abwesenheiten und Ferienzeiten abzudecken.

- Rückverfolgbarkeit von Ereignissen. Aus der Sicht der Rechnungsprüfung und zur Verbesserung der internen Kontrolle ist es notwendig, dass jedes der Ereignisse, für die die Rechnung im Laufe des Prozesses entsteht, mit einem Zeitstempel und der dafür verantwortlichen Person festgehalten wird.

All diese Empfehlungen sind möglicherweise nicht gültig oder veralten, wenn Ihre Konfiguration komplex ist. Bei der Auswahl eines Rechnungs-Workflow-Tools sollte die Schwierigkeit der Anpassung an organisatorische Veränderungen und die Frage berücksichtigt werden, ob die Konfiguration des Tools technische/informatische Kenntnisse erfordert.

Die Einfachheit der Konfiguration und die Tatsache, dass Änderungen von "Nicht-IT"-Personal vorgenommen werden können, sollte einer der Punkte sein, die zu berücksichtigen sind.

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