Die Aufgabe der Verwaltung der Mitarbeiterausgaben im Unternehmen kann komplex und ziemlich willkürlich sein, je nachdem, wer den Prozess zu koordinieren hat. Für die Mitarbeiter ist es oft umständlich und sie sind oft spät dran mit der Erstellung der Spesenabrechnung, oder sie spiegelt die Ausgaben nicht angemessen wider. Es kann auch vorkommen, dass Tickets fehlen oder nicht mit den angegebenen Ausgaben übereinstimmen.
Die Spesenabrechnungen folgen einem Weg, bei dem jede beteiligte Person sie überprüfen und an die zuständige Person weiterleiten muss. Es ist ein Prozess, der Zeit braucht und irgendwann sogar blockiert werden kann.
Automatisierung bei Mitarbeiterausgaben
Die Menge an Unannehmlichkeiten und Fehlern, die sich in diesem Prozess anhäufen, zwingen dazu, Zeit und Ressourcen zu bestimmen und verursachen einen erheblichen Verschleiß bei den Mitarbeitern.
Nicht umsonst haben sich viele Unternehmen dafür entschieden, diesen Prozess zu automatisieren. Im Allgemeinen haben automatisierte Prozesse aufgrund ihrer Schnelligkeit und Zuverlässigkeit die Geschäftswelt revolutioniert. Wenn wir auch die Sichtbarkeit berücksichtigen, die sie den Prozessen der Kreditorenbuchhaltung verleihen, ist der Paradigmenwechsel viel offensichtlicher. Die Schlüssel zu dieser Automatisierung, mit der es gelingt, das Problem der Mitarbeiterausgabenverwaltung umzukehren, können in diesen Punkten spezifiziert werden:
Die 6 Kernpunkte der Automatisierung der Mitarbeiterausgaben
1. Die Mitarbeiter können die Ausgabe sofort über ihr Mobiltelefon registrieren, indem sie das Ticket scannen oder ein Foto davon machen und zu diesem Zeitpunkt oder später über ihren Computer das Konzept und andere Spezifikationen der Ausgabe angeben. Alle diese Ausgaben werden in der Spesenabrechnung gesammelt, die der Mitarbeiter bearbeitet und an die Person(en) sendet, die für ihre Genehmigung verantwortlich ist (sind).
2. Die Person(en), die an der Genehmigung der Spesenabrechnung beteiligt ist (sind), erhält (erhalten) eine E-Mail-Benachrichtigung und kann (können) von ihrem Computer aus eine Verbindung herstellen, um die Spesenabrechnung zu überprüfen, wobei alle erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß organisiert und referenziert sind, so dass der Prozess agil und einfach ist. Die Genehmigung der Spesenabrechnung wird elektronisch erfasst und der Prozess läuft automatisch weiter.
3. Die Daten aus der Kostenaufstellung werden exportiert und in das Buchhaltungsprogramm des Unternehmens integriert, wodurch der Abgleich und die Synchronisierung von Daten, die von Bankkarten oder anderen Mitteln stammen, erleichtert wird.
4. Eine automatisierte Plattform ermöglicht das Setzen von Filtern für Mitarbeiterausgaben auf der Grundlage der Spesenrichtlinien des Unternehmens oder das Erstellen von Warnmeldungen auf der Grundlage von Ausgaben, die mit Firmenkreditkarten getätigt wurden.
5. Es ermöglicht eine viel klarere und effizientere Prüfung der Mitarbeiterausgabenblätter auf der Grundlage parametrisierbarer Kriterien. Betrugsaufdeckung und die entsprechenden MwSt.-Abzüge werden vor Ort reflektiert, gemeldet und aufgezeichnet.
6. Die Änderung des Prozesses für die Buchung und Bezahlung von Mitarbeiterreisen ist ein Schlüsselfaktor bei der Entscheidungsfindung, insbesondere in großen Unternehmen. Im Grunde wird die Automatisierung es dem Mitarbeiter ermöglichen, seine Reservierung über die Plattform beim Reisebüro vorzunehmen, wobei der Verantwortliche für die Genehmigung eingreifen kann, wobei alles für seine Kontibilierung überwacht und in der Buchhaltung des Unternehmens eingerahmt wird.
Kurz gesagt, die Automatisierung der Verwaltung von Mitarbeiterausgaben schafft einen geordneten und effizienten Ablauf der Prozesse. Wenn es zudem mit der Online-Funktionalität und Zugänglichkeit der Mobiltechnologie angereichert wird, gewinnt das Unternehmen an Ressourcen und Management, während die Mitarbeiter, Manager und Buchhalter des Unternehmens ihre Bearbeitungserfahrung verbessern.
