Prozessautomatisierung: Das Beste aus der Kreditorenbuchhaltung herausholen (Teil II)

30. September 2016 | Rechnungs-Workflow

Dieser Artikel ist der zweite in einer Reihe von drei Artikeln, in denen wir unter dem Titel "Das Beste aus der Kreditorenbuchhaltung herausholen" grundlegende Konzepte erörtern, die die Produktivität der Kreditorenbuchhaltung beeinflussen. Im ersten Artikel der Serie diskutieren wir die Kosten des Kreditorenbuchhaltungsprozesses, in diesem zweiten Artikel diskutieren wir Verbesserungen durch Prozessautomatisierung und Fehlerquoten, und im dritten Artikel diskutieren wir Betrug und Doppelzahlungen, Finanzkontrollen und Lieferantenzufriedenheit.

Automatisierung von Prozessen

Bei der Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten, die sich aus der Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen ergeben, sollte sowohl die Art des Systems berücksichtigt werden, das zur Verarbeitung der Rechnungen verwendet wird, als auch, ob der Prozess in einer verteilten Umgebung, in einem Shared Service Center oder ausgelagert durchgeführt wird. Unabhängig vom Modell kann sich die Automatisierung positiv auf den Gesamtprozess auswirken, vom Eingang der Lieferantenrechnungen in elektronischer Form, per Fax oder Papier bis ...

Vorteile der Prozessautomatisierung

  1. die Digitalisierung und Verarbeitung von Bildern durch optische Zeichenerkennung,
  2. die Beglaubigung von Dokumenten und deren anschließende elektronische Ablage
  3. automatischer 2- oder 3-Wege-Abgleich: Bestellungen und Lieferscheine mit Rechnungen
  4. die elektronische Weiterleitung des Prozesses über Workflows, so dass die Manager mit der Online-Freigabe von Rechnungen fortfahren können,
  5. die automatische Verarbeitung oder Behandlung von Ausnahmen,
  6. automatische Kodierung von allgemeinen Buchhaltungsunterlagen.

Die Technologie erweist sich letztlich als sehr nützlich bei der Automatisierung von Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung, die bisher weitgehend papierbasiert waren und auch einen hohen manuellen Aufwand erfordern. Mehr als 40% der Befragten in einem Benchmark gaben an, dass Workflow-, Imaging- und OCR-Tools (Optical Character Recognition) wichtige Elemente ihrer Investitionsstrategien für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in den nächsten 18 Monaten sind. 25% aller Unternehmen verwenden laut derselben Studie irgendeine Form der elektronischen Rechnungsstellung und 27% untersuchen Optionen für die Auslagerung des Prozesses.

Die Studien haben bei einigen Unternehmen, die sich für eine stärkere Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse entschieden haben, eine interessante Besorgnis zutage gefördert, aber trotzdem wurden ihre Produktivitätsergebnisse geschmälert. Erst als sie ein bestimmtes Investitionsniveau überschritten, erlebten sie endlich den erwarteten Produktivitätssprung. Unternehmen mit einem hohen Automatisierungsgrad haben Betriebskosteneinsparungen in der Kreditorenbuchhaltung erzielt, die bis zu 70% unter den Kosten liegen, die Unternehmen mit einem niedrigen Automatisierungsgrad entstehen.

Fehlerraten

Fehler können in vielerlei Hinsicht kostspielig sein, einschließlich Kapitalverlust, Zeitverlust von Mitarbeitern und Verschlechterung der Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten. Im Durchschnitt sind 18,6 Prozent der Rechnungen fehlerhaft. Auch wenn dies als Prozentsatz der jährlichen Gesamtausgaben gering erscheinen mag, kann es für einige Unternehmen ein beträchtliches Volumen haben. Unternehmen, die Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung anwenden, haben Fehlerquoten von weniger als 1%.

Fast 75% der Kreditorenbuchhaltungsabteilungen verwenden eine automatische Erkennungsmethode, um dieses Problem zu erkennen. Das System basiert auf einem 2- oder 3-Wege-Vergleich zwischen Bestellungen und Lieferscheinen mit Lieferantenrechnungen. Während traditionelle Unternehmen automatische Abstimmungsraten in der Größenordnung von 25-30% erreichen und somit mehr als 70% für manuelle Abstimmungsprozesse übrig bleiben, erreichen hochtechnische Unternehmen, wie z.B. Unternehmen, die sich der Auslagerung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen oder sogar Shared Service Centern widmen, automatische Abstimmungsraten von bis zu 80% der Dokumente.

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