5 Herausforderungen bei der Kontrolle der Reisekosten in Ihrem Unternehmen

20. Oktober 2016 | Spesenmanagement

Geschäftsreisen, Kundenbesuche, Veranstaltungen und Tagungen nehmen zu, und damit auch die Reiseausgaben. Die Global Business Travel Association (GBTA) prognostiziert für dieses Jahr einen Anstieg der weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen um bis zu 8,6 %. Makrotrends wie die (langsame) Verbesserung des Geschäftsvertrauens und das globalisierte wirtschaftliche Umfeld tragen zu diesem Anstieg bei. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Zunahme des mobilen Arbeitens. Dies stellt die Unternehmen vor eine neue Herausforderung: die Kontrolle der Reisekosten.

Kontrolle der Reisekosten: Der aktuelle Kontext

Dies ist ein wichtiges Thema für Finanzteams. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht über den Stand des Reisekostenmanagements hat ergeben, dass 38 % der Unternehmen 500.000 EUR oder mehr für Reisekosten ausgeben, und 18 % geben mehr als 5.000.000 EUR aus. In 43 % der großen Unternehmen, die an der Studie teilgenommen haben, stellt die Kontrolle dieses Anstiegs der Reisekosten eine Herausforderung für die Führungskräfte dar.

Vor diesem Hintergrund ist es für Finanzfachleute wichtiger denn je, einen einfachen, genauen und effektiven Weg zu finden, um Reisen und deren Kosten zu überwachen und zu kontrollieren und gleichzeitig mobilen Mitarbeitern maximale Freiheit für ihre Arbeit zu geben.

Wie wir weiter unten sehen werden, hat die Studie jedoch gezeigt, dass viele Unternehmen immer noch traditionelle manuelle Methoden oder veraltete IT-Systeme für die Verwaltung von Spesenabrechnungen verwenden. Dieser Ansatz mag in der Vergangenheit funktioniert haben, aber im heutigen harten Geschäftsumfeld führt er zu Problemen, die den Betrieb und die Rentabilität beeinträchtigen können. Die Automatisierung des Prozesses ist die Lösung der Wahl für alle traditionellen Unternehmen, die eine interne Transformation anstreben.

Kontrolle der Reisekosten: Die Herausforderung für Unternehmen

Die folgenden fünf Punkte sind charakteristisch für den traditionellen Ansatz zur Kontrolle der Reisekosten:

  1. Unzureichende Datentransparenz und -genauigkeit
    Die Verwendung manueller Systeme oder verstreuter IT-Systeme zur Erfassung, Überwachung und Prognose der Reisekosten kann dazu führen, dass die Bemühungen der Finanzteams, die Datengenauigkeit zu gewährleisten und dem Management genaue Informationen und aktuelle Berichte zu liefern, erfolglos bleiben. Die oben erwähnte Studie zeigt, dass mehr als ein Drittel (35 %) der befragten
    KMU zugeben, dass sie nur wenig oder gar keinen Überblick über die Reisekosten ihrer Mitarbeiter haben. Es liegt auf der Hand, dass dieser Mangel an Transparenz zu einer falschen Verwaltung der Budgets und zu außer Kontrolle geratenen Kosten führen kann.
  2. Ineffiziente Prozesse
    Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ausgaben korrekt und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gemeldet werden. Das bedeutet unter anderem, dass die Mitarbeiter ihre Ausgaben zeitnah erstattet bekommen. In mehr als zwei Dritteln (69 %) der untersuchten Unternehmen senden die Mitarbeiter jedoch immer noch Papierbelege an ihre Finanzabteilungen.
    Veraltete Verfahren erschweren die Einreichung von Spesenabrechnungen, verlangsamen die Erstellung von Berichten und frustrieren entlassene Mitarbeiter, die den Prozess oft als zu mühsam empfinden. Genauigkeit und Produktivität werden durch diese unnötig langwierigen, manuellen Prozesse eindeutig beeinträchtigt, und es besteht die Gefahr, dass die Anträge den falschen Personen zugeordnet werden. Es ist wichtig, auf die doppelte Arbeit hinzuweisen, die die Finanzteams leisten müssen, um potenzielle Fehler in den Spesenabrechnungen aufzuspüren, wodurch sich die Bearbeitungszeiten und -kosten natürlich erhöhen.
  3. Hohe Prozesskosten
    Viele Unternehmen sind sich der Kosten des Prozesses nicht bewusst. Insbesondere vier von fünf Unternehmen (80 %) in der oben erwähnten Studie verfolgen die Kosten nicht aktiv. Dem Bericht zufolge betrugen die Kosten für die manuelle Bearbeitung eines Spesenblatts im Jahr 2015 jedoch 21,08 EUR und stiegen 2016 auf 24,71 EUR. Dies steht im Gegensatz zu Unternehmen, die ein vollständig automatisiertes Spesenmanagement-System verwenden, wo die durchschnittlichen Kosten pro Spesenabrechnung 7,56 EUR betragen.
  4. Steigende Reisekosten
    Unternehmen müssen Geld ausgeben, um arbeiten zu können, und diese Kosten steigen, wenn das Geschäftsvertrauen zunimmt. Die Kontrolle dieses Anstiegs der Reisekosten ist eine große Herausforderung für Unternehmen, insbesondere für größere Unternehmen. Der weit verbreitete Anstieg der Reisekosten macht es für Unternehmen mit veralteten Prozessen und Praktiken im Ausgabenmanagement unumgänglich, zu reagieren: Ein Anstieg des Ausgabenvolumens bedeutet mehr Arbeit für die Finanzteams und noch höhere Prozesskosten. Abgesehen von den Kosten macht es der Mangel an Transparenz und Genauigkeit den Unternehmen schwer, unnötige Ausgaben zu kontrollieren.
  5. Durchsetzung von Reiserichtlinien
    Die mangelnde Transparenz der Reisekosten macht es den Finanzteams schwer, zu erkennen, wenn Mitarbeiter Ausgaben tätigen, die nicht mit den Reiserichtlinien des Unternehmens übereinstimmen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass in solchen Fällen Ausgaben genehmigt werden, unabhängig davon, ob sie mit den Reiserichtlinien des Unternehmens übereinstimmen oder nicht. Dies hat offensichtliche Konsequenzen für die Kostenkontrolle und die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften.

Kontrolle der Reisekosten: Automatisierung als Lösung

Die Schlussfolgerung ist, dass die Reisekosten einen erheblichen Kostenfaktor für Unternehmen darstellen. Die elementare Herausforderung besteht daher darin, diese Ausgaben zu kontrollieren und gleichzeitig die Aufgaben des entsandten Mitarbeiters zu erleichtern, der schließlich dazu beiträgt, den Betrieb des Unternehmens zu erweitern und zu verbessern. Wie wir in diesem Artikel gezeigt haben, ist die Verwaltung der Reisekostenabrechnung jedoch eine der am schwierigsten zu kontrollierenden Funktionen für Unternehmen, die manuelle Prozesse oder veraltete technologische Systeme verwenden.

Die gute Nachricht ist, dass neuere, automatisierte Systeme den Unternehmen die Arbeit erleichtern und dazu beitragen, die Genauigkeit und Transparenz zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Diese Tools der nächsten Generation bieten den Mitarbeitern einen mobilen Zugang, der es ihnen ermöglicht, Tickets zu protokollieren und von der Finanzabteilung vorgenommene Korrekturen zu genehmigen, auch wenn sie unterwegs sind. Die Mitarbeiter können Belege in Echtzeit verwalten, und die Manager können dank der Technologie den Genehmigungsstau verringern und so den Prozess effizienter gestalten. Bemerkenswert ist auch der Beitrag, den diese Systeme zur Einhaltung der Reisekostenrichtlinie leisten. Bei der Buchung von Reisen können die Mitarbeiter beispielsweise nur aus Optionen wählen, die mit der Richtlinie übereinstimmen. Für andere Arten von Ausgaben werden beispielsweise Echtzeitwarnungen an die zuständigen Teams gesendet, wenn Mitarbeiter versuchen, Ausgaben außerhalb der Richtlinie zu tätigen.

Angesichts der Zunahme von Geschäftsreisen sind Verbesserungen notwendig, um die künftige Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit vieler Unternehmen zu sichern. Es ist wichtig, jetzt Maßnahmen zu ergreifen, anstatt Verbesserungen hinauszuzögern, die große Auswirkungen auf das Geschäft haben könnten.

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