Control de Gastos de Viaje y Representación

Realidad Actual

Los empleados desperdician mucho tiempo productivo en la elaboración, aprobación y contabilización de las hojas de gasto. La asignación de dichos gastos, por proyecto o centro de coste, es siempre un reto. A pesar de su elevado importe agregado su análisis y reporte es deficiente.

Nuestra propuesta

easyap pone a disposicion de sus clientes un portal easyapIP para gestionar de forma integral el proceso de gestion de viajes y gastos de empleado.

La solucion de easyap es una solución de rápida implementación y mínimo mantenimiento, que cubre el reporte de gastos, la aprobación en base a políticas de la compañía y su posterior contabilización automática en el sistema de gestión empresarial.

Beneficios

  • Incremento significativo de la productividad, con el consiguiente ahorro de costes
  • Mejora de la capacidad de análisis, permitiendo la detección de áreas de mejora
  • Apoyo en la aplicación de las políticas internas
  • Aprovisionamiento real de gastos
  • Minimiza el riesgo de no deducibilidad de gastos

Gestión de hojas de gasto

Estos son los pasos que sigue la información en el proceso de gestión de hojas de gasto desde la entrada de usuarios vía web de las hojas de gasto hasta la posterior notificación al empleado.

Gestión de hojas de gasto
Gastos de Empleado

Qué es easyap Empleados?

Una plataforma online para la tramitación de gastos de empleado, con un circuito adaptable a cada necesidad, que abarca el ciclo desde la solicitud del viaje a su contabilización y pago incluyendo los ciclos de auditoría y aprobación.

Gastos de Empleado

¿A quién va dirigido?

A empresas de cualquier tamaño que deseen evitar la pérdida de tiempo de sus empleados en la justificación de gastos internos, mejorando y optimizando los procesos de contabilización, y garantizando el cumplimiento de las políticas internas de control de gasto y normas de aprobación.

Gastos de Empleado

¿Por qué Usarlo?

- Ahorro de coste superior al 50%
- Sin inversión Inicial.
- Coste variable por el número de hojas procesadas.

Funcionalidades Destacadas

  • Creación de fichero de salida/contable.

Evitar duplicidades es posible, aprovechando los datos completados por el usuario al realizar el alta de la hoja de gastos para crear un fichero con formato importable desde el sistema contable. Diversidad de formatos y ficheros disponibles y adaptables.

 

  • Control de gastos.

Por fin existe la posibilidad de implementar un control adecuado de los importes gastados conforme a lo definido en las normas internas sobre naturaleza de gastos, importes, categoría profesional... y sin depender del criterio subjetivo del revisor/aprobador.

 

  • Acceso y alta desde cualquier dispositivo

Con conexión a internet, mediante el uso de cualquier navegador. Las imágenes tomadas desde dispositivos móviles (fotos de tickets) enviadas por email sirven para crear hojas, pudiéndose utilizar la imagen como soporte en cualquiera de los estados del proceso.

 

  • Workflow de aprobación

Los hojas de gasto serán automáticamente asignadas para revisión (aprobadas/rechazadas) en base a reglas fácilmente parametrizables, que permiten tener múltiples niveles de aprobación con condiciones "and" / "or"

 

  • Workflow con distintos estados.

Permite la participación de las áreas de aprobación y contabilización. Participación en estados previos del área tramitadora de solicitud/reserva de viajes. Visibilidad completa por parte del área financiera

 

  • Carga de movimientos de tarjeta de crédito.

Creando hojas para su revisión y procesado. Conciliación completa de los gastos realizados con los cargos en cuenta mediante tarjeta de crédito.

 

  • Registro de todos los eventos a efectos de auditoria.

Registro en cada hoja de todos los eventos realizados, indicando el tipo de evento, quién lo realizó, cuándo y comentario. Control de tareas pendientes y seguimiento por ageing.

 

  • Informes.

Información online al usuario del estado en que se encuentran las hojas realizadas. Informes de seguimiento y medición de variables críticas del proceso. Información al área contable, tesorería y financiera/control de gastos.

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