Portal del Proveedor

Realidad Actual

Parte fundamental de cualquier circuito de tramitación de facturas es la atención al proveedor. Los proveedores envían sus facturas y tienen inquietud por saber si se han recibido, el estado en que se encuentran, cuándo se van a pagar, posibles incidencias… Habitualmente estas consultas/reclamaciones se realizan por vía telefónica al área de cuentas por pagar. Esta atención, fundamentalmente telefónica, presenta algunas características:

  • Encarece de manera significativa el proceso de tramitación de facturas. Se estima que Por cada 40.000 facturas se requiere un recurso de atención a proveedores. El coste de atención a proveedores representa aproximadamente el 15% del coste de tramitación de la factura.
  • El desempeño de la tarea está sometido a elevados picos de periodicidad mensual ( pre/post días de pago).
  • El 96% de las llamadas del departamento de cuentas por pagar son llamadas de proveedor siendo el 75% peticiones de información y el 22% incidencias.
  • El 98% de las llamadas de proveedor no tienen soporte consultable ( escrito o audible ).
  • La comunicación con los proveedores se ve dificultada por la inconsistencia de la información de los maestros. Pasado un año del alta el 58% de los proveedores presentan algún dato incorrecto o inexistente.
  • Solo el 1% de las compañías cuentan con un sistema de gestión de incidentes.
  • Se trata de un proceso desestructurado y sometido a escalados innecesarios.
  • Inexistencia de un punto único de contacto con el proveedor, acceso distribuido del proveedor a la compañía.
  • El servicio de atención a proveedores está limitado al horario de compañía e inexistente en “fiestas locales”.

Nuestra propuesta

easyap pone a disposición de sus clientes un portal web, con interconexión con cualquier ERP que facilita al proveedor la información que se estime ( facturas, pedidos, pagos, recepciones ...). La solución de rápida y fácil implementación está orientada a que el proveedor autogestione su acceso y pueda realizar aquellas consultas que habitualmente dirige al área de cuentas por pagar pero también a cualquier otro departamento de la compañía. La solución se basa en la automatización y procedimentación, destacando los siguientes puntos:

  • Circuito completo: posibilidad de información al proveedor de cada una de las fases del proceso.
  • Externalizado, eliminando cargas innecesarias en las áreas de sistemas y cuentas por pagar.
  • Automatización de los procesos de usuario más frecuentes, alta, gestión de incidencias,…
  • Automatización de mantenimiento de datos de contacto en maestro de proveedores.
  • Descarga de tareas de usuario en el proveedor.
  • Visión unificada de todos los documentos independientemente de la fuente.
  • Multi-via, sistema de información al proveedor complementado con sistema de gestión de incidentes.
  • Bidireccional.
  • 24x7.
  • Procedimientos de capacitación y resolución de “FAQ”.

A través del portal se puede facilitar información de todos aquellos documentos, no sólo facturas, que de alguna manera se gestionan con el proveedor.

Portal del Proveedor
Información presentada en base a necesidades cliente y con niveles seguridad.

Beneficios

  • Ahorro y dedicación de recursos internos a otras tareas de valor.
  • Reducción significativa de las llamadas telefónicas entrantes por consultas: pagos a realizar y pagos realizados.
  • Proceso de atención a proveedores procedimentado y documentado.
  • Proceso independiente del conocimiento de personas (independizado de los recursos).
  • Recursos de cuentas por pagar no desgastados/quemados en atención telefónica.
  • Disponibilidad y accesibilidad a información variada: facturas, pedidos, promociones…
  • Satisfacción del proveedor…cliente del proceso proporcionándole información útil y de manera ágil.
  • Satisfacción del empleado (hojas de gasto)…cliente interno del proceso proporcionándole información valiosa de manera no costosa.
  • Muy fácil definición de los requisitos de implementación con muy corto plazo de puesta en marcha.
  • Participación de IT/Sistemas reducida o inexistente.
  • Visibilidad global de las posiciones con proveedor independiente de los múltiples sistemas.
Beneficio mutuo: proveedor satisfecho y recursos liberados.

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