Tramitación de gastos de empleados en easyapIP

easyapIP es una herramienta web con un módulo específico para tramitar de manera eficiente los gastos de empleados en las compañías. En el siguiente gráfico se describen los pasos más significativos del circuito de tramitación.

Importando movimientos tarjeta crédito
El empleado incurre en un gasto:
1
Control y aplicación de las políticas de gasto de la empresa en base a categoría del empleado, naturaleza del gasto, importe.
Desde ordenador
Desde dispositivo móvil
Hojas asignadas a aprobadores automáticamente en base a reglas de negocio, fácilmente parametrizables
Uno o varios aprobadores y conforme a secuencia definida
Creación automática de apuntes contables en ERP de clientes
Mapeo de conceptos de gasto a cuentas contables
Tantos niveles de contabilidad analítica como se requieran
Conciliación tarjetas de credito
Procedimentada en base a criterios parametrizables
Detección de fraude
Recuperación de IVA
1. Cotización de vuelos/hoteles
2. Validación de la cotización
3. Aceptación de la cotización
2

 

4
Alta de Hoja de gastos:
3
5
6
Política de Gastos:

Una vez reservado el viaje es exportado directamente al sistema contable o reenviado al empleado para que complete el resto de los gastos del viaje
Solicitud de viaje:
A
1. Empleado solicita preaprobación para realización de viaje
2. Aprobación/rechazo por el responsable
Agencia cotiza el viaje:
B
Auditoría de Hojas:
Contabilización en ERP:
Aprobación/Rechazo de la Hoja:

destacamos ...

  • Aplicación web para que, en cualquier momento y desde cualquier lugar con un dispositivo con conexión a internet, los empleados puedan iniciar la tramitación de sus gastos
  • Información on-line a los empleados para que puedan conocer en todo momento el estado de sus documentos
  • Garantía de cumplimiento de las políticas de gasto de la compañía, control realizado por la aplicación y con conocimiento de los empleados
  • Incorporación de los movimientos de tarjetas de crédito corporativa, gastos registrados y conciliación de tarjetas
  • Circuito de aprobación de gastos parametrizado y acorde a las normas internas
  • Contabilización automatizada de los gastos en sistema contable: imputaciones a cuentas, centros de coste, proyectos...
  • Circuito extendido con la integración de agencia de viaje, preaprobación y estados de auditoria
  • Posibilidad de realización de remesas de pago conforme a normativa bancaria actualizada

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