¿Qué es easyapIP Workflow de facturas?

Es un módulo de la aplicación easyapIP. En este módulo se realiza la tramitación del circuito completo de las facturas recibidas de terceros. Se automatizan y resuelven los problemas habituales de los procesos de tramitación de facturas: asignación a circuito (con o sin pedido...), matching/conformación, codificación, aprobación, resolución de excepciones, contabilización, suministro de información a proveedores...con el objetivo de optimizar los recursos dedicados y reducir los plazos de tramitación, para lograr así una contabilización más eficiente. Mayor información en workflowfacturas.es  y en las preguntas formuladas a continuación.

¿Qué tipo de facturas puede tramitar la plataforma easyapIp?

La plataforma es una herramienta de tramitación de todo tipo de facturas, con el fin último de contabilización, y el Input de información es igual que proceda de una factura papel o una Edi, Edi con firma, efactura, PDF, etc. Y, por supuesto, independiente de la tipología de la factura: con pedido, sin pedido, gastos, activos....

¿Para qué tipo de empresas es válido easyapIP?

 

easyapIP es una muy útil herramienta para cualquier empresa que quiera mejora el procesamiento de sus facturas con terceros. Se puede aplicar en empresas de todo sector de actividad, tamaño y ubicación.  Empresas multinacionales, pymes, de la automoción o de la banca, de la distribución o de la publicidad, españolas, alemanas, mexicanas....

 

¿Se puede trabajar con easyapIP desde un SCC ?

 

EasyapIP es una herramienta ideal para trabajar en Centros de Servicios Compartidos. El hecho de poder tener las tareas tan segmentadas, que la aplicación sea multi-idioma, poder tener circuitos de facturas por cada entidad, posibilidad de contabilizar en múltiples sistemas contables (tenemos clientes que trabajan en un mismo entorno easyapIP contra múltiples instalaciones distintas de un mismo ERP,  pero cada una con su propio fichero contable), la capacidad de recibir facturas en diferentes idiomas, poder trabajar via internet desde diferentes localizaciones geográficas...son todas características que destacan la versatilidad y adaptabilidad de easyapIP a un SCC. En este mismo sentido, el trabajo en un gestoría para múltiples clientes es igualmente desarrollable con easyapIP

 

¿Qué ventajas tiene a efectos de auditoría easyapIP ?

 

Las ventajas en las auditorías internas y externas son múltiples.  El auditor puede tener acceso a las imágenes de las facturas en cualquier momento, sin necesidad de recurrir al archivo físico. La experiencia demuestra que la simple  imagen en pdf se da por válida a estos efectos, y mucho más si está firmada o es factura digital. Se puede saber quién hizo qué y cuándo. Los procesos y las normas que los rigen están parametrizadas en la aplicación con lo que el conocimiento no reside en las personas, lo que da estabilidad y garantía a los procesos.

 

¿Se pueden establecer grupos de trabajo en función de tareas específicas ?

 

easyapIP trabaja sobre la asignación de tareas a usuarios o grupos de usuarios. Todas las facturas tienen un estado que va a evolucionando. Y siempre hay algo responsable de esos estados y, por tanto, de las correspondientes tareas. Al tener tan desglosado el nivel de tareas es muy sencillo establecer grupos de trabajo responsables de determinadas tareas. Por ejemplo, en el supuesto de incidencias relacionadas con recepción de mercancía, el responsable puede ser el correspondiente almacén receptor. Si las diferencias son relativas a importes, el responsable puede ser el comprador encargado. Y si hay diferencias formales, duplicidad, el responsable puede ser el área contable. 

 

¿Cómo se puede automatizar la codificación de una factura?

 

La codificación de facturas es una tarea que consume un elevado tiempo. Pero en muchos casos puede automatizarse, haciendo uso de varios elementos: información del proveedor, información contenida en la propia factura, uso de plantillas para carga de desgloses...recordemos que en easyapIP trabajamos con la imagen de facturas pero también con datos, y  esa extracción o uso de datos puede resultar muy útil a la hora de automatizar la tarea de codificación.

 

¿Qué es codificar una factura ?

 

Codificar una factura es imputar la información contable necesaria. Esa información puede tener varias niveles, dependiendo del plan contable y de la estructura de contabilidad analítica. Puede haber tantos niveles de contabilidad analítica como se requiera, siendo lo más básico el uso del centro de coste pero pudiéndose llegar en casos hasta una estructura con cinco niveles.

 

 

Lo normal es que las facturas con pedido no se codifiquen y que sea una tarea propia de las facturas con pedido. Aún así en las facturas con pedido hay casos en que se requiere codificación, como cuando existe una diferencia de importe entre lo considerado en el pedido y lo recibido en factura.

 

¿Qué variables se utilizan para el cuadre automático de facturas ?

 

Las variables son múltiples, pues el cuadre responde a un potente motor matemático altamente parametrizable, pudiéndose llegar a especificaciones de cuadre por proveedor.  Lo más habitual es que se tengan en consideración: número de pedido, número de albarán, importe unitario, número de unidades, referencia de producto...

 

 

La forma de realizar el cuadré dependerá fundamentalmente de si es un cuadre a dos o tres vías y si es un cuadre por total base imponible o a nivel línea de detalle. Todos los supuestos son considerados,  no olvidemos que lograr un elevando porcentaje de cuadre automático es una clave en el éxito de la automatización.

 

¿Es sencilla la parametrización de la aplicación, que grado de conocimiento técnico es necesario para operar en ella?

 

La parametrización es realmente sencilla, esta plataforma está pensada para dar servicio al área financiera de las empresas, y que desde el propio departamento financiero se pueda gestionar conforme a las reglas internas y de negocio de cada compañía. En una misma corporación pueden existir distintas reglas para un mismo tipo de tarea pues la jerarquía y parametrización se fija a nivel de entidad jurídica.

 

¿Se puede conocer el estado y antigüedad de cada factura ?

 

Cada factura tiene su propia historia. Hay un inventario/registro de todos los acontecimientos en los que ha participado. Para cada evento queda constancia de cuándo, quién, el tipo de tarea y comentario en la ejecución. Siempre sabremos por tanto quién hizo qué. Dicho esto podemos, desde el otro punto de vista, saber cuánto tiempo lleva parada cada factura en un estado concreto y quién es el responsable de esta tarea. Esta información es valiosísima a efectos de análisis de los tiempos del proceso. El informe de ageing es tremendamente valorado por nuestros usuarios.

 

¿Qué circuitos de facturas pueden existir ?

 

Puede haber tantos circuitos como tipos de facturas y entidades jurídicas existan. Es decir, en un grupo de empresas puede existir un circuito de facturas con pedido para la entidad A y otro de facturas sin pedido para la entidad B.

 

El circuito de aprobación de facturas ¿Es estático?

 

Se formalizan los requisitos de aprobación que tiene establecida la empresa usuaria en base a las políticas internas de la misma y se fija un circuito con tareas y responsables de esas tareas, de forma que la factura una vez introducida en la plataforma va dando los pasos electrónicos necesarios hasta obtener la aprobación y finalmente contabilización en el ERP del usuario.

 

¿Cómo se diseñan los pasos/estados de las facturas?

 

easyap tiene diseñados distintos circuitos de factura y en base a las necesidades de cada cliente puede ser de una manera u otra. Los estados fundamentales son los siguientes:

 

 

Facturas sin pedido: Codificación (asignación cuentas contables y elementos de contabilidad analítica (Cecos, proyectos...), Aprobación y Resolución de excepciones (con subestados según el tipo de incidencia )

 

 

Facturas con pedido: Conformación (Cuadre automático, de dos o tres vías) y Resolución de excepciones (con subestados según el tipo de incidencia )

 

 

Existen otros estados para la tramitación. Algunos podrán depender del grado de integración con el ERP y de la información que se quiera facilitar a usuarios y proveedores.

 

¿Cómo sabe un usuario que tiene tareas pendientes?

 

Se emiten avisos por email, que pueden realizarse de forma instantánea, o mediante acumulación de tareas en la plataforma. Existen, además, recordatorios de tareas pendientes a partir de cierta antigüedad.

 

 

En la aplicación se ven oline las tareas que tiene que efectuar cada usuario.

 

¿Cuál es el motor que utiliza para manejar los flujos?

 

La aplicación es un desarrollo interno tipo BPM , toda la inteligencia que tienen los motores de asignación de tareas y los motores de cuadre es un desarrollo easyap.

 

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