¿Qué es easyapIP Gastos de Empleado?

Es un módulo de la plataforma easyapIP. En este módulo se tramitan las hojas de gastos de los empleados. Se trata de una aplicación web que permite agilizar la tramitación, contabilización e incluso el pago de aquellos gastos en que incurre el empleado en nombre de su compañía con motivo del ejercicio de su actividad profesional. Se puede adquirir un conocimiento más profundo de la aplicación en gastosempleado.es y en las preguntas que se responden a continuación.

¿Es necesaria formación para los usuarios que vayan a hacer hojas de gasto?

La plataforma está diseñada de forma que su uso es muy intuitivo, la formación se divide en dos puntos:

  • - Cursos de formación, en especial a aquellos perfiles que van a hacer un uso más intensivo...parametrización de reglas, gestión de seguridad..
  • - Como es una plataforma que es susceptible de ser usada por cualquier empleado de la empresa y con idea de trasmitir el conocimiento de uso, se incluye un Módulo con videos en los que se explica cómo funciona la plataforma y como se opera en cada una de sus aplicaciones, de forma que de un modo autónomo cada usuario pueda usar la plataforma sin necesidad de que tenga que haber perfiles dedicados a estas tareas.

¿Por qué tiene una hoja de gastos dos importes distintos?

En los datos de la hoja de gasto se pueden observar dos importes:

a)Importe, que es la suma de todas las líneas, independientemente de cómo haya sido pagada.

b) Importe a pagar, que es la suma de aquellas líneas que deben ser reembolsadas al empleado.  Por ejemplo, no se incluirían aquí los gastos pagados con tarjeta corporativa

¿Viene predeterminado el circuito de hojas de gastos de empleados?

 

Este circuito se define en base a las necesidades del cliente, puede iniciarse en cualquier momento ya sea antes o después de incurrir en el gasto.

 

 

…desde que el empleado tiene el conocimiento de que va a tener que emprender un viaje,  proceso de autorización de fechas, destino, costes de viaje mediante la conexión con la agencia de viajes, solicitud de adelanto o fondo de gastos, imputación de gastos en destino (taxi, comidas,…) …..

 

¿Cómo sabe el empleado la situación de los gastos que ha ido presentando?

easyapIP es una herramienta de workflow,que permite al empleado saber en cada momento el estado de cada documento y quien es el responsable de la correspondiente tarea. Puede saber si su hoja está en aprobación y cuál de los aprobadores la tiene para aprobar. O puede saber si está en revisión, en auditoría o si la tiene el área contable. Todos los eventos y quién los ha ejecutado quedan registrados. Obviamente, por medido de controles de seguridad, se regula el acceso a las hojas, de tal forma que únicamente determinados usuarios podrán ver  más hojas además de las suyas.

¿Cómo se define el circuito de aprobación de las hojas de gasto?

 

En base a la política de gasto de la compañía se parametriza y una vez definidos, cualquier usuario con permisos puede administrarlos.

 

¿Cómo se relaciona easyapIP gastos de empleado con el sistema contable de la compañía?

 

Una de las ventajas de easyapIP es que los datos existentes para cada hoja se pueden extraer en el formato que se necesite, creándose un fichero contable que permite su importación en el sistema contable. De esta forma se elimina la duplicidad de trabajo que suele existir al completar el empleado una plantilla de datos y la posterior grabación de los mismos en el sistema contable.

 

 

easyapIP trabaja ya con muchos sistemas contables, de tal forma que están desarrollados los exportadores/importadores más habituales.

 

¿Se pueden establecer políticas de gastos?

 

La plataforma recoge las políticas de gasto la compañía, pudiendo introducir limitaciones en base a categorías profesionales, centros de coste, días de la semana, naturaleza del gasto, importe del gasto...

 

¿Se puede limitar los gastos en base a la política de gastos?

 

La plataforma identifica a cada usuario en base a una categoría profesional, por lo que cada usuario solo va a poder imputar gastos conforme a su categoría profesional.

 

¿Qué pasa con los movimientos procedentes de tarjetas de crédito de compañía?

 

La plataforma easyapIP está preparada para comunicarse y recibir los datos de los movimientos de las tarjetas directamente de las entidades financieras, siendo capaz de identificar el tipo de gasto e imputarlo en la cuenta contable que corresponda de modo que al usuario de la tarjeta se le genera automáticamente una hoja de gasto con todos estos movimientos.

 

¿Se pueden imputar los gastos a centros de coste ?

Todos los conceptos recogidos en las hojas de gastos son imputables a elementos de contabilidad analítica. Por defecto el usuario pertenece a un centro de coste y este dato puede posteriormente ser editado/modificado a nivel de cada uno de los gastos incluidos. De tal forma que en una misma hoja se pueden reportar gastos a distintos centros de coste, si así se permite en cada compañía.

¿Cuántos conceptos de gasto existen?

 

Habrá tantos conceptos como requiera y use la compañía. Los conceptos se mapean a una cuenta contable, en la cual se realizará el asiento. Los conceptos más usados estarán normalmente representados con un icono para su fácil identificación.

 

¿Cuántas líneas puede tener una hoja de gasto?

Una hoja puede tener tantas líneas como se quiera. Lo habitual es tener una línea por cada justificante de gasto, y en la hoja se pueden ir incorporando líneas a lo largo del tiempo. Son normas internas de las compañías las que indican con que frecuencia deben presentarse/contabilizarse las hojas

¿Se pueden anexar los justificantes del gasto en la hoja?

 

Se puede, existiendo varias formas de hacerlo. Desde un dispositivo móvil con cámara se puede hacer una foto al justificante, que se remite y en la aplicación queda ya creada la línea con el justificante. Además, desde la propia aplicación web se puede anexar a la hora de crear la línea. 

 

¿Cuándo se hace el control de la política de gastos?

 

El control se realiza para cada una de las líneas en el momento mismo en que se crea. Está siempre activa y en uso. El empleado sabe en el momento de crear la línea si cumple o no con la política, no necesita esperar a que el aprobador revise la hoja. En el momento de la creación de la línea la aplicación indica el tipo de incumplimiento.

 

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