atasco de facturas

¿Por qué usar una herramienta de Workflow en Cuentas por Pagar ?

El proceso de cuentas por pagar es un proceso, en la mayoría de las empresas, eminentemente manual y que consume un elevado numero de recursos, pues se estima que un empleado de AP procesa de media solo 10.000 facturas año.

Novedades sobre la ley de morosidad y su efecto en AP

Como afecta la futura legislación sobre morosidad al área de Cuentas por Pagar

La pasada semana, el Consejo de Ministros daba el visto bueno a la reforma de la Ley de Sociedades de Capital, la cual prevé que las empresas que no cumplan con el plazo máximo legal establecido de pago de 60 días, expliquen los motivos y qué instrumentos adoptarán para reducir ese periodo. Además, la ley obliga a publicar en la memoria de las cuentas anuales el periodo medio de pago a los proveedores.

Nuevos pasos hacia la estandarización de la facturación electrónica

Ya habíamos hablado en el blog sobre los pasos que se están dando, a nivel europeo, de cara a normalizar y estandarizar el uso de la factura electrónica en la contratación pública. Tras la reciente directiva del mes de enero, en abril, se ha anunciado una nueva que va dando forma a la norma europea que tendrán que cumplir todos los gobiernos de la UE en las facturas que reciban en el contexto de sus contratos públicos.

factura pdf por email

Tratamiento de Facturas recibidas por email

En easyap estamos observando cómo mes con mes crece de manera imparable el número de facturas recibidas por email, tratándose en la gran mayoría de los casos de documentos pdf.

gestion de facturas online easyei

La importancia de una solución online de gestión de facturas en la pyme

En España, una parte importante del tejido empresarial está constituido por pequeñas y medianas empresas. Pero la gran mayoría de las pequeñas empresas no cuenta con una adecuada herramienta para la gestión de las facturas, tanto recibidas como emitidas.

En muchos casos se piensa, equivocadamente, que una empresa pequeña no debe o no puede invertir en soluciones de este tipo, pero vamos a ver varias razones por las que, precisamente, las empresas de entre 5 y 10 trabajadores son las que más necesitan replantearse este área de su gestión interna.

tecnologia movil

El impacto de la tecnología móvil en la gestión de los gastos de empleado

Muchas empresas han tenido y tienen que pelear continuamente por conseguir que sus empleados registren de forma adecuada la relación de los gastos imputables a la empresa. El departamento de Cuentas por Pagar debe realizar una auténtica tarea de titanes a la hora de enfrentarse a los informes anuales o periódicos que les pasan los empleados y tratar de armonizarlos con los datos que tienen de tarjetas de empresa, las líneas generales de la política de gastos de la empresa, y el reflejo contable de todo esto.

cuadre de facturas

Automatización de cuadre de facturas. Puntos a tener en cuenta

Dentro del proceso de cuentas por pagar la contabilización de facturas de proveedor es una tarea muy exigente en cuanto a recursos. En el proceso de facturas con pedido ocupa a más del 65% de los recursos del área.

La automatización del proceso pasa por procedimentar de forma adecuada y eficiente tanto las tareas de cuadre como las de resolución de excepciones, el uso de herramientas de workflow de facturas ayuda en esta tarea.

Nos ocuparemos ahora de la automatización del cuadre.

Infografía sobre el análisis de Cuentas por Pagar

Es importante querer mejorar la eficiencia de AP, pero primero hay que observar e identificar los factores relevantes que influyen en los procesos del departamento.

Hay tres pasos fundamentales a la hora de poner los procesos de AP bajo el microscopio:

 

​1. Identificar y representar el mapa de los procesos: habrá que revisar todo el recorrido y tiempos de la gestión documental, conformación de facturas, incidencias y codificación.

contabilizar facturas

Facturas y contabilización del gasto

En área de Cuentas por Pagar, la tradicional distinción de facturas con pedido y sin pedido, se manifiesta tanto en la tramitación (distinto tipo de tareas) como en la afectación contable del registro de facturas.

vinculo ap compras

La relación entre Cuentas por Pagar y Compras

El área de Compras de la empresa y el área de AP se han desarrollado de forma separada, incluso utilizando diferentes Indicadores que a veces entran en conflicto. En general parece que cada una se relaciona con una parte diferente del negocio. Y es algo que se encuentra tan aceptado en el entorno empresarial, que forma parte de la cultura de los distintos profesionales implicados bajo la máxima “ así es cómo se hacen las cosas en la empresa”.

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