Sacando el máximo del Departamento de Cuentas a Pagar (parte III)

Sacando el máximo del Departamento de Cuentas a Pagar

Este artículo es el tercero de una serie de tres, en la que bajo el título "Sacando el máximo del Departamento de Cuentas a Pagar", tratamos conceptos básicos que influyen en la productividad de los departamentos de Cuentas por Pagar: 

  1. En el primer artículo de la serie hablamos del Coste del Proceso de Cuentas a Pagar,
  2. en el segundo abordamos las Mejoras derivadas de la Automatización y los Índices de Errores,
  3. y en este tercero, y último, trataremos sobre el Fraude y los Pagos Duplicados, los Controles Financieros y la Satisfacción de los Proveedores.

Fraude y pagos duplicados

El fraude está en aumento. En una reciente encuesta realizada en Estados Unidos, casi el 36% de las empresas ha identificado indicios de falsificación de cheques, este dato es un 48% superior al de la misma pregunta en una encuesta realizada dos años antes. La incidencia de este tipo de fraude aparece correlacionada con el tamaño de la empresa, no obstante, incluso las pequeñas empresas son vulnerables a este problema. Una alta incidencia de fraude suele ser el resultado directo de una ausencia de controles de proceso. La gestión proactiva del archivo maestro de proveedores puede a menudo ser un buen punto de control inicial. Mantener un archivo con un gran número de proveedores, comparado con el número que matienen empresas similares, puede indicar la incidencia potencial de fraude. Datos de referencia sugieren que empresas de menos de 1.000 empleados deben tener menos de 20.000 proveedores en su archivo. Un archivo de proveedores que contenga más de 50.000 registros debe ser examinado detalladamente.

Por ejemplo, si el número de pagos duplicados identificados representa más del 0,5% de todas las facturas, puede ser un indicio de la falta de controles o de un archivo maestro de proveedores no administrado. Resultados de referencia han demostrado que los pagos duplicados representan un importante problema para empresas de menos de 250 empleados.

Controles financieros

Esta es un área en la que los estudios y encuestas tendrán, cada vez más, una óptica hacia el futuro a medida que los requerimientos de las empresas evolucionan rápidamente aplicando métodos más y más estrictos. El uso de políticas y procedimientos documentados incluyen prácticas asociadas a la separación de funciones, la seguridad basada en roles, descuentos de proveedores, la custodia de cheques, la frecuencia de las remesas, los niveles de autorización, el limite de importes en caso de múltiples firmantes, el registro de nivel de transacción, etc.

Satisfacción de Proveedores

Las mejores empresas se preocupan y monitorizan la satisfacción de sus proveedores de formas diversas. Un buen número de compañías utilizan portales de autoservicio que permiten a sus proveedores comprobar el avance del proceso de sus facturas, tener una previsión realistica de la fecha de cobro para alimentar su tesorería, y obtener respuestas a diversas preguntas. Esta capacidad está siendo muy eficaz en la reducción del número de llamadas telefónicas de proveedores a sus clientes.

En una reciente encuesta, más del 34% de las empresas indicó que la resolución de discrepancias de facturas de proveedores es la actividad que más incidencia tiene en la satisfacción del proveedor.

Conclusiones

Las empresas obtienen beneficios significativos en sus procesos de Cuentas a Pagar comparando su rendimiento o productividad con el de otras empresas. Para ello son importantes los resultados de las encuestas y estudios especializados en la función de Cuentas a Pagar. Los beneficios de este tipo de iniciativas incluyen, por ejemplo, la reducción de los costes del proceso, la identificación de procesos deficientes, el aumento de la eficiencia, el fortalecimiento de los controles financieros, y la adherencia a las normativas. Además, las empresas que practican el benchmarking de su función de Cuentas a Pagar, se encuentran en posiciones más fuertes para mejorar la gestión de su capital circulante, minimizar sus riesgos, y reducir costes de financiación.

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