Sacando el máximo del Departamento de Cuentas a Pagar (parte I)

La gestión eficaz de capital circulante, definido como activos corrientes menos pasivos circulantes, es una de las prácticas más antiguas de la gestión financiera. De acuerdo a esta práctica se construye la máxima de que las necesidades a corto plazo deben ser financiadas con recursos de efectivo a corto plazo; y las necesidades a largo plazo deben ser financiadas con fuentes a largo plazo. El objetivo subyacente para el negocio es, pues, reducir esencialmente los riesgos de operación y los costes de financiación.

A pesar de que los Departamentos de Cuentas a Pagar en las empresas juegan un papel fundamental en la consecución de este objetivo de negocio, son muchas las organizaciones que descuidan el llevar a cabo iniciativas para garantizar tanto la eficacia a largo plazo, como la eficiencia de sus Departamentos de Cuentas a Pagar. Algunas empresas líderes han reconocido el valor de la transformación de sus procesos de Cuentas a Pagar y han adoptado medidas definitivas para aumentar la productividad de estos departamentos.

Independientemente de si su empresa opera en un entorno descentralizado o centralizado, es importante que su Departamento de Cuentas a Pagar rinda al máximo potencial y contribuya eficazmente a la reducción de sus riesgos operativos y de los costes de sus actividades financieras.

Pero ... Como se puede determinar si se está alcanzando este máximo rendimiento?

Un buen punto de partida es revisar estudios de Benchmarking y Encuestas que han realizado expertos asociados con la función de Cuentas por Pagar. Más del 12% de las empresas españolas, y casi el 75% de las empresas con 5.000 o más empleados, han hecho el ejercicio de evaluar y comparar el rendimiento operativo de sus Departamentos de Cuentas a Pagar.

Métricas de Cuentas a PagarLa utilización correcta de los resultados de estos estudios y encuestas ha demostrado ser beneficiosa en la racionalización de los procesos y la transformación de la productividad del Departamento de Cuentas por Pagar para numerosas compañías. Estos estudios, con datos de otras compañías, pueden ser usados para explorar y comparar las prestaciones de su Departamento de Cuentas a Pagar. Si sus resultados son distantes de los reportados en los estudios, puede ser entonces un buen momento para identificar las razones de estas lagunas y poner en práctica las medidas correctivas necesarias para mejorar el rendimiento operativo.

Hay una gran variedad de parámetros de rendimiento dentro de las funciones de Cuentas por Pagar que pueden ser identificados y medidos para ser mejorados. Es importante identificar métricas que sean medibles dentro de sus operaciones y determinar aquellas pocas que apoyen las prioridades estratégicas de su empresa y su cultura operativa.

En esta serie de tres artículos que publicaremos a lo largo del mes, profundizaremos en las áreas clave para el rendimiento del Departamento de Cuentas a Pagar, que son:

►  Costes del proceso
►  Automatización
►  Índices de error
►  Fraude y pagos duplicados
►  Controles Financieros
►  Satisfacción de Proveedores

Veamos en este primer artículo de la serie el primero de los parámetros: Costes del Proceso

1. Costes del Proceso

El coste de procesar una factura de proveedor es la métrica más básica, pero en muchos casos, una de las más difíciles de evaluar. El reto es obtener una comparación objetiva de las etapas del proceso incluidas en el cálculo de costes. Algunos estudios incluyen los costes asociados con la manipulación de facturas, la digitalización, certificación, archivo, matching, ... Aquí es donde los estudios Benchmark pueden ser particularmente útiles dada su capacidad de emplear una definición consistente en los análisis de su coste. Incluso con esa coherencia, diferentes estudios Costes del Proceso de Cuentas por Pagarde costes muestran una amplia gama de resultados operativos. Un estudio de evaluación comparativa calcula el coste de procesar una factura de proveedor en un segmento que oscila entre los 3 y 15 EUR por factura, mientras que otro estudio sitúa el coste entre 5 y 19 EUR por factura. No obstante, tras las respuestas de los encuestados, los estudios destacan que el coste promedio para procesar una factura de proveedor es de aproximadamente 6 EUR. Curiosamente, hay muy poca correlación entre el coste de procesar una factura de un proveedor y el tamaño de la empresa.

Otros indicadores útiles son el número facturas procesadas por empleado al año y el número de días para procesar una factura de proveedor. Las mejores prácticas sugieren que en los Departamentos de Cuentas a Pagar de máximo rendimiento un empleado puede procesar 20.000 facturas con pedido de compra al año. En estos mismos Departamentos de alto rendimiento, el tiempo medio de proceso por factura de proveedor es de alrededor de 3 días. Esto se compara con los 6 días requeridos para procesar una factura que es el objetivo que se fijan de promedio las empresas encuestadas.

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