Proceso electrónico del 100% de las facturas en 10 semanas

Proceso electrónico del 100% de las facturas en 10 semanas

Implementar un proyecto de factura electrónica no es difícil, pero conseguir un grado de implementación superior al 90% requiere una aproximación diferente.

Un enfoque incorrecto nos hará pasar del sueño a la pesadilla para finalizar en el abatimiento por el esfuerzo de dedicado. Largos periodos de implementación, costosos desarrollos y grados de aceptación bajos en clientes y proveedores son monedas de cambio habituales en este tipo de proyectos.

Intentaremos responder a las principales cuestiones a tener en cuenta para acometer un proyecto de forma exitosa.

  • - ¿Enfoque tecnológico o enfoque contable?
  • - ¿Cual debe de ser el alcance del proyecto?
  • - ¿Cuánto debe de durar un proyecto de implementación?
  • - ¿Cuál debe de ser el modelo de coste y quién debe de asumirlo?

Ilustraremos cada una de las cuestiones con una selección de métricas, alguna de ellas desmoralizadoras a primera vista,  resultado de “benchmarkings” en departamentos financieros dentro de las áreas de cuentas por pagar y de facturación.


¿Enfoque tecnológico o enfoque contable?

  • -    El 96% de los proyectos de facturación electrónica son esponsorizados por el área de sistemas.
  • -    En el 8% de los proyectos de facturación electrónica el área contable es el precursor del proceso.

Nadie dudaría ni un segundo a quien le corresponde liderar un proceso de facturas, ahora bien, si hablamos de un proceso de factura electrónica la cosa cambia.
Es muy común que o bien por el carácter novedoso o por el componente tecnológico y de comunicaciones que rodea a los procesos de factura electrónica sean los departamentos de sistemas los que promuevan este tipo de soluciones.

El punto de vista y enfoque de un departamento tecnológico y de uno contable es completamente diferente. Mientras que en el primero su foco está en que la factura llegue o se reciba, en el segundo está en que esta sea pagada o se contabilice en el sistema contable, y en este matiz radica una gran diferencia.

En una implementación de un proceso de facturación electrónica para mis proveedores el tener en cuenta cómo afectará a su proceso contable y de emisión de facturas es vital para conseguir un grado de implementación alto. Cualquier solución que implique cambio de proceso, mayor coste o retrajados manuales implicará un menor grado de aceptación.
Igualmente, el tener en cuenta como afecta al proceso contable de mis clientes mi protocolo de facturación electrónica es la diferencia entre la aceptación o el rechazo del mismo.

¿Cuánto debe de durar un proyecto de implementación?

  • -    El 90% de los proyectos de implementación de Factura electrónica duran más de 12 meses.
  • -    Transcurridos dos años el 60% de los proyectos abarcan menos del 35% de las facturas.

Existiendo un ahorro potencial muy alto y en un entorno en continuo cambio normativo, el tiempo de implementación es crítico. Además de dilatar en el tiempo los ahorros potenciales  un proceso de puesta en marcha largo puede implicar incluso la obsolescencia del propio proyecto.

2 semanas , y entre 8 y 10 para un proceso de complejidad alta, es tiempo mas que suficiente para implementar un proceso de facturación electrónica,

¿Cual debe de ser el alcance del proyecto?

  • -    El 75% de los proyectos de factura electrónica abarcan solo el envío de la factura y soportan un único formato.
  • -    El 92% de las facturas electrónicas enviadas requieren algún tipo de tarea manual por parte del  cliente que las recibe.

Como primer punto deberíamos decidir qué debemos de acometer primero, si la implementación de protocolos de facturación electrónica con mis proveedores o de emisión para mis clientes.
Independientemente de las métricas de parámetros de coste que veremos más adelante  la carga operativa que supone el proceso de facturas de proveedor es mucho más alta que la emisión a clientes. Mientras que la productividad media de un contable de AP es de 10.000 facturas de proveedor año, un empleado de facturación AR tiene capacidad de procesar 65.000 facturas año.

  • - Facturación Electrónica en ciclo de proveedores.

La automatización de la recepción de facturas vía facturación electrónica aporta muchos beneficios, fundamentalmente en el capítulo de disminución de tiempo de proceso. Mientras que el ciclo medio de recepción de una factura papel es de  12 días el ciclo de recepción de una factura electrónica es de 0,5.
No obstante, las tareas relacionadas con el proceso de recepción y gestión del papel ocupan el solo el 30% del tiempo, ¿qué pasa con le otro 70%?.

El 70% del tiempo restante se ocupa en tareas de codificación contable, cuadre de facturas y en mayor grado resolución de incidencias. En la medida en que se profundice en la automatización de estas fases el proceso final será más efectivo, rápido, libre de errores y de un coste menor.

  • - Facturación Electrónica en ciclo de clientes.

Pocas veces nos paramos a pensar que los mismos problemas que tenemos con nuestras facturas de proveedor los tiene nuestros clientes con las nuestras.
Tener en cuenta como afecta mi factura al proceso contable de mi cliente, que información necesita, que formato es el que más se adecua a sus necesidades, en definitiva como puedo apoyarle en sus procesos de contabilización es garantía de éxito.

¿Coste, cual debe de ser el modelo de coste y quién debe de asumirlo?

  • -    El coste de emitir una factura en papel es de 1,95 €,  el coste de emitir una factura electrónica es de 0,5 €.
  • -    El coste de procesar una factura recibida en papel es de 7 €, el coste de procesar una factura electrónica recibida es de 3,5 €.

No existiendo muchos procesos empresariales en los que exista un ahorro potencial tan alto  ¿por qué el 77% de los proyectos de Factura Electrónica producen ahorros inferiores al 10%? ….la respuesta está en el modelo de coste y en el grado de implementación.

Es practica común en el ciclo de factura de recibidas tratar de imponer a los proveedores un protocolo de facturación, un formato o incluso en determinados sectores repercutirle parte del coste que supone procesar sus facturas.
Este tipo de planteamientos es asumido únicamente, y no de buen grado, por algunos proveedores, aquellos en los que por su tamaño o grado de dependencia no tienen derecho a replica.
El no ofrecer protocolos que favorezcan el proceso del proveedor o que aporten valor añadido, transparencia e información repercutirá en grados de implementación más bajos y por lo tanto menores ahorros potenciales.
Un modelo gratuito para el proveedor aportándole beneficios adicionales a su proceso actual permitirá un mayor ahorro en un menor tiempo.

¿Pero cual debe de ser el modelo de coste para la compañía que implementa el servicio?

La externalización del servicio aporta grandes beneficios en las dos variables que afectan al éxito del proyecto:
- Tiempo de implementación reducido  y adaptación a cambios normativos como parte del servicio recibido
- Modelo de coste variable frente a modelo de coste fijo: el modelo de pago por factura y la ausencia de costes de setup repercuten en un mayor ahorro.

 

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