Automatización de cuadre de facturas. Puntos a tener en cuenta

cuadre de facturas

Dentro del proceso de cuentas por pagar la contabilización de facturas de proveedor es una tarea muy exigente en cuanto a recursos. En el proceso de facturas con pedido ocupa a más del 65% de los recursos del área.

La automatización del proceso pasa por procedimentar de forma adecuada y eficiente tanto las tareas de cuadre como las de resolución de excepciones, el uso de herramientas de workflow de facturas ayuda en esta tarea.

Nos ocuparemos ahora de la automatización del cuadre.

La mejora del proceso se traduce en ahorros directos.  En una compañía con 100.000 facturas año por cada 10% de facturas cuadradas en automático se ahorra un recurso.

Una implementación estándar, como las que aportan los principales fabricantes de ERPs, consigue ratios del 40% de facturas cuadradas en automático. Conseguir porcentajes de cuadre del 85%-90% no es tan difícil si utilizamos las herramientas y procesos adecuados.

La diferencia entre ambos escenarios radica en los casos de uso soportados en el cuadre y en las limitaciones de diseño impuestas. De forma generalizada los motores de cuadre soportan únicamente cuadre de dos vías,  una factura un pedido y cuadre por total.

¿Que tenemos que tener en cuenta si queremos superar la barrera del 90%?

Vamos a separar los puntos a considerar en las tres fases del cuadre: localización del pedido y/o entrada (cuadre de tres vías), cuadre por total (cuadre de factura contra pedido/entradas por totales de importe sin tener en cuenta posiciones) y cuadre a nivel de línea.

  • - Localización del pedido y/o entrada. Los datos del número de pedido y/o entrada no siempre vienen identificados en factura o presentan algún error. La utilización de elementos alternativos para la búsqueda del pedido como: parte de la numeración, fechas de entrega, importes de compra, puntos de entrega, permitirán su localización y posterior tratamiento.
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  • - Cuadre por Total. Se entiende por cuadre por total al cuadre de factura contra pedido/entradas por totales de importe sin tener en cuenta posiciones.
  • Más de un 20% de las facturas hacen referencia a más de un pedido, contemplar la posibilidad de cuadre automático de factura contra varios pedidos incrementa notablemente el ratio de cuadre. En cuanto a las tolerancias a aplicar soportar tolerancias de importe complejas frente a las fijas o lineales mejora el porcentaje de cuadre y mitiga el riesgo (no es lo mismo un 1% de 100 € que de 10.000 y 2€ puede ser excesivo para una factura de 100€ pero insuficiente para una de 10.000)
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  • - Cuadre a nivel de línea. El verdadero elemento diferenciador en una automatización de cuadre reside en la capacidad de cuadrar a nivel de línea y las combinaciones de línea de factura – línea de pedido – entrada soportadas. Detallamos algunos de los puntos a considerar:
    • Soporte tanto de cuadre de dos vías (2W Match) como cuadre de tres vías (3W Match)
    • Soporte de cuadre en automático de ‘n’ líneas de factura contra ‘m’ líneas de pedido en diferentes pedidos.
    • Posibilidad de cuadrar contra entradas parciales.
    • Soporte de consumo parcial de pedidos
    • Permitir la localización de líneas en base a elementos alternativos, el código de producto no siempre está identificado en factura o coincide con el utilizado internamente.

Adicionalmente, la posibilidad de parametrización y especialización del cuadre a nivel de proveedor es elemento distintivo en un proceso de excelencia.

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