Optimizar Cuentas por Pagar con independencia del ciclo de vida del ERP.

Transformacion Digital

La Transformación Digital ya no debería ser una opción para las compañías del siglo XXI, debería ser una realidad. Sin embargo, la transformación no se consigue únicamente contando con la mejor tecnología, sino que implica además un cambio que promueva nuevas maneras de hacer las cosas.

Aquellos procesos que no están alineados con el objetivo de negocio principal de la Compañía y las tareas que no aportan valor son susceptibles de ser delegados en terceros especializados.

Entre otros, uno de los procesos que cumple con esta definición es el proceso de Cuentas por Pagar, sabiendo además, que las tareas de tramitación (recepción, asignación a responsable, resolución de incidencias, codificación, conformación, archivado…) y contabilización de facturas de proveedor, requieren de un alto volumen de personal administrativo pues de media se emplea un recurso por cada 10.000 facturas.

En Estados Unidos, el 96 % de la Empresas del Top 100 tiene externalizado todo o parte su proceso de AP*,  mientras que en España solo el 17% de las empresas del IBEX 35 tienen externalizada alguna de las tareas del proceso de facturas de proveedor. ¿cuál es el motivo? Desde nuestros más de 16 años de experiencia externalizando este proceso, identificamos entre todas una razón principal por la que los Directores Financieros mantienen dentro de la estructura del departamento de contabilidad personal dedicado a la contabilización de facturas de proveedor:   “Mis facturas son muy complicadas, ¿Quién mejor que yo va a saber cómo contabilizarlas?”. Por el contrario, cuando por ejemplo queremos enviar documentación, sea confidencial o no,  a clientes o delegaciones nunca nos cuestionamos hacerlo en interno. Contratamos a una empresa courier homologada con la que tenemos acuerdos de precios y plazos de entrega garantizados.

Por otra parte, las compañías cambian su ERP, de media cada 8 años, donde una de las tareas que más tiempo lleva en el análisis para su adaptación al nuevo sistema, es el proceso compras y de facturas de proveedor o cuentas por pagar  (AP), que representa más del 18% del tiempo de implementación. Demasiado tiempo dedicado para adaptar al nuevo sistema un proceso manual e imperfecto. Además, los fabricantes de ERPs de primera generación siguen sin prestar suficiente atención al proceso de registro de facturas recibidas, no disponiendo en muchos casos de tecnologías como factura electrónica o digitalización certificada, y cuando disponen de ellas, significan desarrollos adicionales y son fruto de colaboración con empresas terceras y a costes que dificultan para muchas empresas su adquisición.

Desde easyap, apoyándonos en nuestro alto grado de especialización, apostamos por la optimización integral del proceso de facturas de proveedor (AP). Externalizar todo el proceso (no tareas parciales como la digitalización o la entrada de datos), asegurando el conocimiento de antemano del coste por factura, con  la garantía de tiempo de contabilización, independientemente del volumen o de la estacionalidad del negocio y todo ello SIN necesidad de realizar inversión.

El uso de tecnologías como Factura Electrónica, Workflow de Facturas y mecanismos de contabilización automática  para la contabilización de facturas de proveedor, totalmente integradas con el ERP, aportan solidez al proceso. La automatización de las tareas de cuadre (conformación de facturas contra pedidos y/o entradas) y codificación (asignación de cuentas y criterios analiticos) sustentan el incremento de productividad.

Además, la automatización del proceso  de cuentas por pagar de forma especializada y externalizada, reduce drásticamente los tiempos  de implementación de los ERPs (y su coste asociado), pasando de más del 18% del tiempo de implementación medio dedicado, a un 2%-3%.

Contacte con nosotros para saber cómo podemos ayudarle a transformar y optimizar su proceso de cuentas por pagar.

 

(Fuente: IAPP International Accounts Payables Professionals)

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