¿En que puede ayudarme Workflow Documental Corporativo?

En la corriente imparable de la Transformación digital en el mundo empresarial, la tendencia actual en las organizaciones es buscar la mayor eficiencia y productividad posible en todo tipo de actividades, y los workflows son una herramienta fundamental para lograrlo.

Tradicionalmente la digitalización se entendía como la transformación de documentos papel en imágenes mediante escaneo, pero en la concepción actual ya se entiende desde el origen: no hay papel, no hay tarea de escaneo, es un flujo de documentos electrónicos sin soporte papel.

¿ Que es un workflow ?, ¿ en que puede ayudarme ?

Un workflow es un circuito compuesto por diferentes estados por los que un proceso/documento va transitando para lograr un propósito. Para ello, se definen pasos y/o tareas que se asignan y tramitan por diferentes actores de la organización en un orden  previamente definido. Su principal objetivo es optimizar la realización de un trabajo determinado, mediante la sincronización de procesos y personas, teniendo además trazabilidad total de las diferentes acciones ejecutadas.

La información que se puede tratar en un workflow documental aplica a cualquiera de los circuitos definidos en la organización, los más habituales son el tratamiento de las facturas, los pedidos, la gestión de hojas de gasto de empleados o la presentacion de impuestos.

Es recomendable la extensión de  la automatización de procesos vía workflow a todo tipo de documentos, sobre todo los que soportan procesos administrativos, a modo de ejemplo, autorizaciones para la gestión de datos de clientes o potenciales clientes (RGPD), la gestión de vacaciones, las aprobaciones de pagos urgentes o el apoyo en el procesos de alta de proveedores, entre otros.

Un aspecto a tener en cuenta es el ámbito de aplicación, quien debe participar en el proceso, personal interno y/o externo. La participación en el workflow de todos los aprobadores, validadores y personal de soporte ya sean de la Compañía aporta agilidad al proceso. La incorporación adicional firma electrónica es una opción que robustece los procesos de aprobación.

Para acometer la automatización y la sincronización de todos los actores del proceso se debe de contar con las herramientas necesarias que permitan la industrialización del proceso de forma fácil y flexible. La incorporación de estados, validadores  e hitos intermedios en un proceso automatizado deben de ser ágil. En esencia si un cambio en el proceso automatizado requiere un nuevo proyecto o incurrir en costosas horas de desarrollo o de recursos especializados no estaremos en el escenario ideal.

Otro aspecto clave a tener en cuenta a la hora de implementar un workflow documental es el modelo de trabajo, adquirir un software y desarrollarlo internamente frente a  contratar un servicio.

¿ Cuáles son los principales beneficios de trabajar con workflows documentales ?

  • Incremento de la productividad: mediante la automatización de tareas, evitando la intervención manual o reduciéndola todo lo posible, consiguiendo una drástica reducción del tiempo efectivo de ejecución del proceso.
  • Trazabilidad y  Control: con la implementación de estos procesos, siempre podremos responder a las preguntas de Dónde se encuentra la documentación, Quién tiene tareas relacionadas y desde Cuándo, durante todo su ciclo de vida.
  • Reducción del coste, como derivada del incremento de productividad, reducción del tiempo de tramitación y aumento significativo del control sobre el proceso.

En easyap contamos con más de 17 años de experiencia trabajando en la optimización de procesos para el área financiera, mediante sistemas de workflow  alineados con la Transformación digital  en el mundo Empresarial y estaremos encantados de poder ayudarle a mejorar los procesos de su organización.

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