Eliminar la “I” de ROI (Return On Investment) en procesos de Facturación

eliminar la i del ROI
Irónicamente, la sentencia “Para ahorrar dinero hay que gastar dinero” está aceptada como un axioma.
 
Basándose en el concepto de Retorno de la Inversión durante años las compañías han invertido enormes cantidades de dinero en las últimas y más eficientes tecnologías con la expectativa de maximizar el beneficio, para al final verse decepcionadas en una larga carrera.
Las políticas basadas en la externalización se basan en transformar estrategias financieras CAPEX en estrategias OPEX.
 
En particular, cuando hablamos de la externalización de cuentas a pagar o facturación a clientes, la diferencia más importante frente a la tradicional gestión internalizada es la inexistencia de costes iniciales, y que los costes de operación pasen a ser totalmente variables, es decir, un coste por transacción o documento gestionado.
 
 
Valor de la Externalización de AP y AR
 
Cuando se analiza el valor de la externalización de los procesos de AP y/o AR es común considerar únicamente los ahorros que serán alcanzados al externalizar el proceso, que ya son en cualquier caso altamente contundentes. Pero aparte de los argumentos cuantitativos adicionalmente se consiguen otras ventajas y beneficios de carácter cualitativo. He aquí algunos ejemplos
 
  • - Disponer de un proceso llave en mano donde hay un responsable claro a quien exigir resultados.
  • - Aportar nuevos servicios útiles y necesarios para que la gestión de proveedores y/o clientes sea óptima
  • - Favorecerse del seguimiento dinámico de excepciones amparado por la funcionalidad de aprobaciones electrónicas.
  • - Acceder a una reducción de los tiempos de resolución de excepciones de hasta el 70%.
  • - Disfrutar de un Coste Variable que brinda una flexibilidad profunda para que la compañía se conduzca sin preocupaciones a través de los vaivenes de estacionalidad, crecimiento acelerado o de tiempos adversos.
  • - Posibilidad de re-asignar el personal del departamento a funciones más importantes y estratégicas, disminuyendo drásticamente la rotación.
 
Así pues, aparte del impacto en "la bottom line" de los beneficios cuantitativos, de estos argumentos cualitativos se deriva una mejora sustancial de la satisfacción de Usuarios Internos, Clientes y Proveedores vigorizando la imagen del Departamento Financiero.
 
Modelos de Externalización de AP y AR 
 
Hay numerosos elementos a considerar cuando se trata de elegir el modelo de externalización óptimo de AP y AR, a continuación enumeramos seis de ellos:
  • - Tecnología, es importante entender la tecnología a implementar, como se usa y los interfaces con los sistemas propios de la compañía.
  • - Proceso, se mantendrá el proceso actual o se ajustará un nuevo proceso a las necesidades de la compañía?
  • - Personal, ¿Qué personal participará en el proceso externalizado?
  • - Valor, ¿Cuál es el valor que se recibirá de la externalización?
  • - Implementación, ¿Cómo de difícil va a ser la transición a la externalización del proceso interno?
  • - Coste, ¿Puede el proveedor de la externalización realizar el proceso de forma más barata?
Existen diferentes modelos de externalización con diferentes pesos para cada una de las variables, estos son:
 

 

  • - Cosmético, en este acuerdo con una compañía suministradora del servicio, esta adquiere las obligaciones para con los empleados de la compañía cliente, acoge en su plantilla a los empleados, y desde allí estas personas siguen operando el servicio. Este modelo es el menos atractivo dentro de los diferentes tipos de externalización. Normalmente se escoge cuando se desean ver mejoras inmediatas de costes de personal en el balance, y no se desea utilizar para reducir costes o mejorar la productividad.
  • - Transicional, Un suministrador del servicio utiliza los sistemas existentes en la empresa cliente para realizar el trabajo con estos sistemas pero con personal externo en las oficinas de la empresa cliente. Debido a los costes de formación, el proveedor no puede ejecutar el servicio de manera más barata que lo hace personal actual. Esta es una propuesta de poco valor ya que no reduce los costes de forma significante ni ayuda a conseguir ningún valor estratégico.
  • - Rígido, Este es la aproximación más complicada. La compañía quiere las ventajas de la externalización pero no considera modificar su proceso. El paradigma es emplear nueva tecnología y nuevos empleados pero no hacer cambios en un proceso ineficiente. Esta es la peor de todas las situaciones y no facilita las relaciones entre el cliente y el proveedor.
  • - Integral, En este escenario la compañía cliente delega la responsabilidad del proceso al proveedor de servicios. La compañía mantiene el control, pero la operación del día a día y las tareas tecnológicas son ejecutadas por el proveedor de servicios. Este modelo es el que más valor aporta al cliente, produce mayores ahorros y facilita la relación entre el proveedor y el cliente.
 
En resumen…
 
La externalización de procesos de facturas ha tomado especial relevancia en estos tiempos de aguda competencia siendo aplicada sin timidez por empresas de clase mundial que no toleran el desperdicio ni la ineficiencia.
La externalización de AP y AR contiene los ingredientes fundamentales que sustentan una competitividad empresarial de liderazgo tales como: 
  • - la reducción de costes
  • - la evolución continua de procesos
  • - el fortalecimiento del enfoque de la empresa en actividades realmente estratégicas.
easyAP propone una determinante evolución gradual y constante de los procesos de AP y AR a niveles de excelencia. Garantizando un balance entre tecnología y mano de obra que redunde en satisfacción de Clientes, Proveedores y Usuarios internos.
 
En easyAP contamos con 16 años de experiencia en AP y AR. La aplicación de la metodología de calidad Six Sigma en la cual estamos certificados, avala una tranquilidad sin contratiempos, ni estacionalidades a nuestros clientes desde la implementación hasta la etapa de mantenimiento de la solución.
 
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