Hojas de Gastos

5 Retos en la Gestión de Gastos de Viajes

Los viajes de negocios van en aumento, y con ello, el gasto. La Global Business Travel Association (GBTA) prevé un aumento de hasta el 8,6% en el gasto global en viajes de negocios este año. Macrotendencias, tales como la (lenta) mejora de la confianza empresarial y el entorno de globalización económica en que vivimos, están contribuyendo a la subida. Otro factor clave es el crecimiento de trabajo móvil.

Optimizacion en la gestión de gastos de viajes de la empresa

3 consejos para optimizar los Gastos de Empleado

Con los aires de recuperación económica soplando de nuevo en las velas de las empresas, se van reactivando los viajes de negocio y otras iniciativas empresariales orientadas a hacer crecer y cuidar la cartera de clientes, establecer nuevas colaboraciones con socios extranjeros o sencillamente volver a activar unidades de negocio que habían perdido operatividad durante la crisis.

Gastos de viaje de empleado

El papel estratégico de la Gestión de Gastos de Viaje en la empresa

A día de hoy, muchas medianas y grandes empresas ya han pasado por un proceso serio de ajustes que les permitiera sobrevivir a la crisis. En general, han prevalecido los ajustes de plantilla, pero todavía hay un gran potencial de ahorro en una adecuada transformación de la función de compras y control del gasto de la empresa.

Algunas empresas han recurrido a servicios de consultoría para lograr optimizar sus costes y así lograr una ventaja competitiva, y, en todos los casos, la mejora pasa por un paso previo imprescindible: visibilidad de los procesos.

tecnologia movil

El impacto de la tecnología móvil en la gestión de los gastos de empleado

Muchas empresas han tenido y tienen que pelear continuamente por conseguir que sus empleados registren de forma adecuada la relación de los gastos imputables a la empresa. El departamento de Cuentas por Pagar debe realizar una auténtica tarea de titanes a la hora de enfrentarse a los informes anuales o periódicos que les pasan los empleados y tratar de armonizarlos con los datos que tienen de tarjetas de empresa, las líneas generales de la política de gastos de la empresa, y el reflejo contable de todo esto.

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Los puntos clave de la Automatización en Gastos de Empleado

La tarea de gestionar los gastos de empleado en la empresa puede ser compleja y bastante arbitraria según la persona que tenga que coordinar el proceso. Para los empleados, suele ser engorrosa y, a menudo, se retrasan en la elaboración de la hoja de gastos, o no reflejan adecuadamente éstos. También pueden faltar tickets o no cuadrar con los gastos declarados.

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Señales de alarma en las Hojas de Gastos de Empleado

En algunas empresas, la partida de Gastos de Empleado es difícil de manejar y, a menudo, no se logran cumplir adecuadamente las normas que trata de aplicar la política de empresa.

Y suele ocurrir que hay algún empleado que abusa amparándose en el posible descontrol que pueda existir.

Hay varias señales de alarma que pueden ayudarnos a localizar al empleado que está excediéndose:

Sus gastos se diferencian mucho del resto de empleados de su nivel.

Una solución para Gastos de Empleado que beneficia a todos en la empresa

 

Easyap cuenta con una plataforma online para la tramitación de gastos de empleado, con un circuito adaptable a cada necesidad, que abarca el ciclo desde la solicitud del viaje a su contabilización y pago incluyendo los ciclos de auditoría y aprobación.

Gestión de Gastos de Empleado

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