"Al loro, que no estamos tan mal" en productividad AP

"Al loro, que no estamos tan mal", era la exclamación de un famoso presidente de football ante algunos de sus detractores. Esa misma, no estamos tan mal, es nuestra conclusión al observar los resultados del estudio llevado a cabo por mineraltree, una reputada compañía americana de soluciones software para la automatización de AP.

El estudio de mineraltree, llevado a cabo entre Septiembre y Octubre de 2016, fue realizado con la participación de 152 empresas americanas, y ha concluido con interesantes resultados.

Para sostener nuestra afirmación de "no estamos tan mal", compararemos en este artículo los resultados del estudio de mineraltree con el realizado por easyap con empresas españolas a lo largo del segundo trimestre de 2016, y también con el realizado por easyap entre sus clientes.

1.- Aplicación de métricas de productividad en Cuentas a Pagar

En una actividad como la de tramitación de las facturas de proveedores, tan expuesta al trabajo manual, y en consecuencia, con un alto coste, se hace imprescindible utilizar métricas que puedan ser comparadas periódicamente para contrastar su evolución, y comprobar así si las medidas de actuación que se implantan son adecuadas. Si además, estas métricas son de carácter estandar, también podremos contrastar nuestra productividad con la de empresas similares. La métrica estándar por excelencia para medir la productividad de un departamento de Cuentas a Pagar, es el Coste de Tramitación por Factura de Proveedor.

Ante la pregunta ¿sabe usted lo que le cuesta a su organización procesar una factura de proveedor, incluyendo costes de personal, costes indirectos, costes y/o amortizaciones de hardware y software, etc.?

  1. Los encuestados por mineraltree respondían en un 69% que sí, que conocían ese dato. Es significativo, no obstante, observar que ante la misma pregunta, un año antes, la respuesta afirmativa era tan solo en el 25% de los casos. Esta ciscunstancia deja entrever el incremento de la sensibilidad por controlar una importante fuente de costes como son los generados por el departamento de Cuentas a Pagar.
  2. En el caso del estudio llevado a cabo en España por easyap, eran sólo un 39% las compañias que reconocían haber tomado consciencia de su coste de tramitación de las facturas de proveedores
  3. Por último, en el caso de clientes de esayap, el 100% de los clientes conocían su coste por factura. easyap les factura un precio por cada factura tramitada, al que solo tienen que añadir los costes directos e indirectos de la persona, en algunos casos dos, imputables directamente a la actividad.

2.- Coste de Tramitación por Factura de Proveedor

  1. El estudio de mineraltree refleja que un 45% de los encuestados están incurriendo en menos de 5 USD de coste por factura de proveedor, un 73% en menos de 10 USD (un 23% más que el año anterior), mientras que los bad performers son: el 13% cuyo coste está entre 11 y 15 USD, y el 14% en 15+ USD por factura.
  2. En el caso del estudio entre empresas españolas realizado por easyap, un 36% de los encuestados afirmaban tener un coste por factura inferior a los 7 EUR, un 53% entre los 7 y los 12 EUR, y por último, un 11% con un coste de 12+ EUR
  3. En el caso de los clientes de easyap, el 42% afirma tener un coste inferior a los 3,5 EUR por factura y el restante 58% inferior a los 4,8 EUR.

easyap ha lanzado, para aquellas empresas sensibilizadas en la contención de costes, una herramienta que permite obtener fácilmente el coste de tramitación de facturas de proveedores. Para acceder ... Calculadora de Costes de Tramitación por Factura de Proveedor 

3.- Personas involucradas en un proceso de tramitación de Factura de Proveedor

El número de personas por las que pasa una factura durante el proceso es también un importante indicador. Sin duda, cuantas más personas estén involucradas en la tramitación, cuantas más personas toquen una factura, más tasas de error, más tiempo tarda un proveedor en recibir el pago y más probabilidades de que se pierda una factura en el proceso.

  1. En el estudio de mineraltree en el mercado americano, cerca del 60% de los encuestados dijo que cada una de sus facturas es "tocada" por dos o tres personas desde el momento de su recepción hasta el pago, mientras que un 33% se situaba entre las cuatro y cinco personas.
  2. En el caso del estudio realizado por easyap en España, el 26% de los participantes afirmaba que cada factura pasaba por entre una y tres personas, mientras que el resto (74%) involucraba a cuatro o más personas.
  3. Un 100% de los clientes de easyap, por su parte, declaran que ninguna persona de su organización toca fisicamente una factura pues todo el proceso, desde la recepción hasta la contabilización y el pago es electrónico.

La tecnología continúa evolucionando a un ritmo excepcional. Esas nuevas tecnologías y las compañías de Outsourcing de AP están transformando los tradicionales Departamentos de Cuentas a Pagar, de Centros de Coste, a generadores de ingresos. En easyap estamos sensibilizados con la contención de costes en el área de Cuentas a Pagar de nuestros clientes mientras mantenemos altos índices de calidad, seguridad y solvencia. Si quiere que tengamos una charla respecto a cómo lo hacemos, no dude en contactarnos.

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